Elektronické skartační řízení

Skartační řízení u veřejnoprávního původce se týká všech dokumentů ve smyslu definice dané zákonem o archivnictví a spisové službě. Nelze se tedy omezovat pouze na dokumenty evidované ve spisové službě, ale je třeba do skartačního řízení zařazovat i dokumenty evidované v samostatných evidencích, nebo dokumenty stojící mimo evidence. Podstatné pro rozhodnutí o způsobu realizace skartačního řízení není forma dokumentu, ale forma evidence, kde jsou dokumenty evidovány.

Elektronické řízení pro elektronické evidence

Základní právní předpisy týkající se skartačního řízení jsou zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a prováděcí vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění vyhlášky č. 283/2014 Sb. Podrobnosti skartačního řízení a postupu při vyřazování dokumentů jsou podle zmocnění daném § 9 odst. 2 cit. zákona dány právě zmíněnou vyhláškou. Zde si povšimneme zejména § 20 odst. 5 této vyhlášky, který se zcela jasně vyslovuje k tomu, kdy je seznam dokumentů určených k posouzení ve skartačním řízení sestaven v elektronické podobě. Podle zmíněného ustanovení je to vždy, pokud původce vede spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby nebo pokud vede samostatnou evidenci dokumentů v elektronické podobě. Jak už tedy bylo uvedeno v samotném začátku tohoto příspěvku, nezáleží vůbec na tom, zda posuzované dokumenty jsou v elektronické či analogové podobě.

Asi nejlepší bude ukázat si to na konkrétních příkladech. Podíváme se zejména na samostatné evidence dokumentů. Vhodným příkladem může být kniha faktur. Faktury jsou velmi často na základě spisové řádu původců vyňaty z evidence spisové služby a jsou vedeny v příslušném speciálním agendovém informačním systému, ve většině případů přímočaře provázaném s účetnictvím a rozpočtem. Protože zatím ještě ve veřejné správě převažují faktury v analogové podobě, téměř nikdo si neuvědomuje, že pro jejich vyřazení může být třeba elektronického skartačního návrhu, pokud tedy nebyl příslušným archivem vydán trvalý skartační souhlas. Máme-li elektronický systém pro evidenci faktur, splňujeme podmínku danou § 20 odst. 5 cit. vyhlášky a budeme vytvářet seznam dokumentů určených k posouzení ve skartačním řízení v elektronické podobě.

Stejně tak se můžeme bavit o evidenci majetku a inventárních seznamech, o účetnictví a účetních a daňových dokladech, o mzdové agendě, o evidenci zápisů z jednání rady či zastupitelstva obce apod. Ve všech případech, kdy je příslušná evidence samostatná, tj. vytvářené nebo přijaté dokumenty nejsou evidovány ve spisové službě, a kdy k jejímu vedení používáme nějaký elektronický nástroj (typicky agendový informační systém, ale může to být i jen prostá tabulka v Microsoft Office Excelu), musíme se zabývat elektronickým skartačním řízením, a to i v případě, že posuzované dokumenty nebudou vybrány za archiválie. Rozhodující tedy není forma dokumentů, délka skartační lhůty ani přiřazený skartační znak A, S či V. Rozhodující je jen a pouze forma příslušné evidence. Je-li tato evidence elektronická, pak veřejnoprávní původce vytvoří v rámci skartačního řízení seznam dokumentů určených k posouzení v podobě souboru SIP balíčků obsahujících metadata podle přílohy č. 2 a 3 Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby[1].

Základem je přesné vedení spisové služby

V případě dřívějšího přístupu sestavování skartačního návrhu z evidence spisovny zde často existoval určitý předěl. Životní cyklus dokumentu jakoby končil ve spisové službě vyřízením, u spisu uzavřením, a následným předáním do spisovny. Stejně tak samozřejmě i v případě různých samostatných evidencí, v nichž evidované dokumenty se také předávaly do spisovny. Sestavení skartačního návrhu se tak často připravovalo ze samostatných podkladů evidence spisovny oddělených od předchozí existence dokumentů a spisů trváním skartační lhůty.

V případě elektronických dokumentů, které zůstávají ve spisové službě i po celou dobu běhu skartační lhůty, tento předěl mizí. Odhlédneme-li od snahy vytvoření krajských digitálních spisoven, který se v praxi bohužel příliš neujal, a to zejména proto, že postrádal jasnou legislativní podporu, slouží elektronický systém spisové služby také jako digitální úložiště digitálních dokumentů po celou dobu jejich životního cyklu u původce, tedy od vytvoření či přijetí až po vyřazení ve skartačním řízení nebo mimo něj. Protože elektronický systém spisové služby obsahuje též metadata o analogových dokumentech, je zcela přímočaré, aby obsahoval celou evidenci spisovny. Dříve zmíněný časový předěl se tak stírá zcela a pro všechny formy dokumentů.

Otevírá se zde ale jiný problém, a to je vlastní sestavení skartačního návrhu. Pokud jsme dříve vycházeli z nějaké evidence spisovny, bylo v podstatě jedno, odkud do spisovny dokumenty a spisy doputovaly, zda to bylo ze spisové služby nebo ze samostatné evidence dokumentů, např. nějaké evidence faktur. Bylo možné pro všechny tyto zdroje sestavit jeden komplexní skartační návrh a ten předložit příslušnému archivu k posouzení. Situace se však významně mění, když se celá evidence spisovny stává součástí elektronického systému spisové služby. Samozřejmě existují původci, kteří již delší dobu využívají spisovou službu pro podporu celého žitního cyklu dokumentu, ale zdá se, že jich je spíše menšina. Teprve rozvoj elektronických dokumentů akcelerovaný nástupem komunikace prostřednictvím datových schránek postupně přiměl původce odstranit předěl mezi oběhem dokumentů v rámci jejich vyřizování a následným uložením ve spisovně.

Pokud budeme chtít sestavit jeden komplexní skartační návrh v rámci elektronického skartačního řízení, musíme mít evidenci spisovny vedenou v elektronickém systému spisové služby úplnou. Toho lze docílit dvojím způsobem. Ten z pohledu spisovny nejjednodušší je provázání všech agendových informačních systémů s elektronickým systémem spisové služby a vytvoření jednotné evidence dokumentů u původce. Mnohé informační systémy, jako např. IS Munis, jsou na tento postup připraveny. Avšak pestrost různých dílčích řešení specifických agend většinou znamená, že tento z pohledu spisovny nejjednodušší způsob, je v praxi dosud nerealizovatelný. Nezbývá ten, než zvolit druhou cestu, a tou je doplnění evidence spisovny vedené v elektronickém systému spisové služby dalšími vstupy popisujícími to, co do spisovny přišlo ze samostatných evidencí dokumentů vedených sice v elektronické podobě, ale neprovázaných přímo se spisovou službou.

Ať tak či tak, vždy bude platit, že elektronické skartační řízení nelze realizovat bez předchozí přesné evidence, ideálně samozřejmě dlouhodobě vedené v elektronickém systému spisové služby.

Spisovna Munis

Náhled na ukládací jednotku v aplikaci Spisovna, který je součástí elektronické spisové služby Munis ERMS.
Obr. 1. Náhled na ukládací jednotku v aplikaci Spisovna, který je součástí elektronické spisové služby Munis ERMS.

Informační systém Munis, jehož tvůrcem i dodavatelem je společnost Triada, obsahuje mnoho modulů a jedním z nich je též elektronický systém spisové služby Munis ERMS. Tento systém obsahuje od úrovně standard automaticky aplikaci Spisovna. Uživatelé si tedy tuto součást nemusí samostatně dokupovat. Aplikace slouží k popisu struktury spisovny, kontrole a popisu dokumentů a spisů ve spisovně uložených a následně k podpoře skartačního řízení.

Základem evidence v aplikaci Spisovna je ukládací jednotka, která může obsahovat dokumenty, spisy a tzv. formální obsah (viz Obr. 1). Dokumenty, které nejsou součástí spisů, a spisy včetně všech do nich vložených dokumentů vstupují do spisovny výhradně z primární evidence vedené v elektronickém systému spisové služby. Pokud v rámci IS Munis vznikají anebo jsou evidovány další dokumenty, jsou různými vazbami přímo zaevidovány také v Munis ERMS, odkud se pak dostávají do spisovny. V rámci přenosu do spisovny jsou prováděny formální kontroly úplnosti metadat, která je podstatná zejména pro déle trvající spisy, jež mohou obsahovat dokumenty vzniklé i před vlastní působností zákona o archivnictví a spisové službě, dále formátové a další specifické kontroly (viz též Obr. 2).

Kontrola dokumentů při přenosu do spisovny.
Obr. 2. Kontrola dokumentů při přenosu do spisovny.

V aplikaci spisovna lze souběžně evidovat více spisoven. Každá z nich má svou vlastní strukturu, jejíž složitost závisí na realitě původce. Tato struktura je hierarchická a popisuje různá umístění, kde mohou být uloženy ukládací jednotky (viz Obr. 3). Samozřejmostí je propracovaný systém přístupových práv a oprávnění zajišťující bezpečnost uložených dat.

Velice podstatné je pro aplikaci Spisovna možnost evidovat v rámci ukládacích jednotek již výše zmíněný tzv. formální obsah. Jestliže jsme řekli, že dokumenty a spisy vstupují do evidence spisovny výhradně z předchozí evidence elektronické spisové služby jako návazný krok po vyřízení (dokumentů) a uzavření (spisů), tak formální obsah je evidován právě až na úrovni spisovny. Jde o mocný nástroj umožňující popisovat nejen jednotlivosti (jednotlivé dokumenty), ale též jejich soubory pomocí jednoho generického popisu. V případě roztříštěnosti informačních systémů původce a různých neprovázaných (a neprovázatelných) samostatných elektronických evidencí dokumentů lze tak snadno doplnit evidenci spisovny o výstupy z těchto systémů. Aplikace spisovna umí takto přijímat celé seznamy digitálních dokumentů (obsahy adresářů), nebo popisovat skupiny analogových dokumentů, např. knihu faktur za určitý rok.

Seznam ukládacích jednotek umístěných v určeném místě spisovny.
Obr. 3. Seznam ukládacích jednotek umístěných v určeném místě spisovny.

S pomocí aplikace Spisovna, jež je součástí elektronického systému spisové služby Munis ERMS, lze tak docílit kýženého výsledku, tedy sestavení jednoho elektronického skartačního návrhu obsahujícího všechny potřebné dokumenty a spisy ze všech evidencí vedených původcem v elektronické podobě, i ty dokumenty, které v žádné evidenci evidovány nemá. Pro posledně jmenované sice povinnost elektronického skartačního řízení neplatí. Ale jak se říká, v jednoduchosti je krása, tak proč ji nemít v jednom skartačním návrhu jednotným způsobem. S pomocí formálního obsahu uloženém v ukládacích jednotkách lze skutečně dokázat mnoho, ale rozhodně bychom tím zase neměli suplovat přesnou a soustavně a dlouhodobě vedenou elektronickou spisovou službu. Aplikace Spisovna má být tou třešničkou na dortu upečeném z poctivé evidence dokumentů a spisů, správně označovaných, vyřizovaných a uzavíraných podle platné legislativy. Elektronický systém spisové služby Munis ERMS má pro to všechny nástroje a jen koncipován tak, aby mohl být nastaven přesně dle potřeb původce od té nejmenší obce až po centrální úřady s celostátní působností. Obsahuje též standardizované rozhraní Munis ERMS API vycházející z Best practices obecného rozhraní pro komunikaci mezi elektronickými systémy spisových služeb a agendovými informačními systémy zveřejněném Ministerstvem vnitra v rámci eGon centra. Díky tomu lze s elektronickou spisovou službou Munis ERMS provázat co nejvíce agendových informačních systémů a vytvořit tak kýženou jednotnou evidenci dokumentů a spisů. Tím potřeba využití speciálního nástroje formálního obsahu může postupně klesat a omezit se pouze na technologicky neprovázatelné samostatné evidence. Pro ně je však v IS Munis připravena.

Poznámky

  1. Další podrobnosti k tomuto tématu se lze též dočíst v publikaci KUNT, M., LECHNER, T. Spisová služba. 1. vyd. Praha: Leges, 2015. 400 s. Praktik. ISBN 978-80-7502-083-3.