Změny v datových schránkách a základních registrech

Od 1. ledna 2017 platí několik nových změn právních předpisů týkajících se datových schránek a základních registrů. Některé z nich měly okamžitý dopad, jiné mají stanoveno šestiměsíční přechodné období, které tedy skončí s koncem června. Pojďme si tyto změny přiblížit a ukázat si jejich praktické dopady.

Změny v základních registrech

Zákon č. 111/2009 Sb., o základních registrech, prošel k 1. lednu 2017 velmi významnou změnou reflektující jednak požadavky praxe a jednak blížící se další dopady nařízení eIDAS v podobě implementace elektronické identity. Změna byla provedena zákonem č. 192/2016 Sb. Rozsah a význam této úpravy dokládá už fakt, že došlo také ke redefinici několika základních pojmů. Jako příklad si uveďme upřesnění definice agendy, kterou se nově rozumí ucelená oblast působnosti orgánu veřejné moci nebo ucelená oblast působení soukromoprávního uživatele údajů.

Konkrétní změny byly provedeny ve všech základních registrech, zejména co se týká rozsahu evidovaných, nejen referenčních, údajů. V registru obyvatel (ROB) došlo k upřesnění týkající se evidovaných cizinců a občanů jiných členských států EU. Aktuálně ROB obsahuje cizince, kteří pobývají na území České republiky v rámci trvalého pobytu anebo na základě dlouhodobého víza nebo povolení k dlouhodobému. Dále jsou zde evidováni občané jiných členských států Evropské unie a jejich rodinní příslušníci, kteří pobývají na území České republiky v rámci trvalého pobytu nebo kterým byl vydán doklad o přechodném pobytu na území České republiky delším než 3 měsíce.

Nabídka modulů informačního systému Munis
Nabídka modulů informačního systému Munis

V registru osob (ROS) došlo k jednoznačnému upřesnění základního identifikátoru, kterým je jen a pouze IČO. Kromě toho v tomto základním registru přibyla evidence vnitřních organizačních jednotek organizačních složek státu, pokud je této vnitřní organizační jednotce zákonem svěřena vlastní působnost. Dále v ROS přibyly u každé osoby až čtyři nové referenční údaje, a to konkrétně likvidátor, opatrovník právnické osoby, insolvenční správce a nucený správce. Všechny tyto referenční údaje jsou vyjádřeny referenční vazbou na ROB anebo ROS.

V registru územní identifikace, adres a nemovitostí (RUIAN) přibylo více technickoekonomických atributů vedených o stavebním objektu s číslem popisným nebo evidenčním. Nejedná se tedy o referenční údaje, ale to neznamená, že by tyto informace nebyly důležité.

Poslední čtvrtý základní registr změnil (rozšířil) nejen svůj obsah, ale i název, i když zkratka se používá i nadále stejná. Nyní jde tedy o základní registr agend, orgánů veřejné moci, soukromoprávních uživatelů údajů a některých práv a povinností (RPP). Nově se v tomto registru vede seznam orgánů veřejné moci, a to nejen pro účely zákona o základních registrech. Tímto přístupem by měla být odbourána dlouhotrvající a opakovaná diskuse kolem vymezení orgánů veřejné moci pro různé účely, včetně např. působnosti zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů.

V rámci RPP a v něm vedeným rejstříkem orgánů veřejné moci a soukromoprávních uživatelů údajů (myšleno referenčních údajů ze základních registrů) je každému orgánu veřejné moci nově přidělován identifikátor orgánu veřejné moci a každému soukromoprávnímu uživateli údajů identifikátor, kterým je kód sloužící k jednoznačnému určení soukromoprávního uživatele údajů. Tento rejstřík vede dle nového § 52b zákona č. 111/2009 Sb. v aktuálním znění Ministerstvo vnitra. Tyto údaje jsou navíc veřejně přístupné způsobem umožňujícím dálkový přístup.

Kromě konkrétních změn v jednotlivých registrech došlo také ke změně několika obecných pravidel. Zmíníme zde dvě snad nejdůležitější z pohledu měst a obcí. Nově je deklaratorně určeno, že Ministerstvo vnitra kontroluje výkon přenesené působnosti na úseku registru obyvatel u územních samosprávných celků, a to právě zejména s ohledem na využívání referenčních údajů ze základních registrů. Druhou změnou je prodloužení doby, po jakou je orgán veřejné moci povinen uchovávat záznamy o přístupu k údajům obsažených v základních registrech. Místo jednoho roku je nyní povinnost tyto záznamy uchovávat po dobu 2 let.

Modul Munizar Plus slouží pro obecný přístup k základním registrům
Modul Munizar Plus slouží pro obecný přístup k základním registrům

Z pohledu IS Munis slouží pro přístup k základním registrům modul Munizar, který je součástí tohoto komplexního informačního systému pro města a obce. Jednotlivé agendy, např. agenda volebních seznamů v modulu Evidence obyvatel, agenda matriky v modulu Matrika anebo agenda místních poplatků v modulu Poplatky, využívají v zákonem podložených případech referenční údaje přímo, aniž musíte přecházet z modulu do modulu. Přístup do informačního systému základních registrů je pouze licenčně podložen zmíněným modulem Munizar. Všechna výše uvedená rozšíření údajů jsou v modulech IS Munis přístupná od okamžiku, kdy jsou (nebo budou) rozšířeny příslušné služby informačního systému základních registrů.

V rámci informačního systému Munis je možné využívat ještě i modul Munizar Plus, který slouží jako obecná „prohlížečka“ dat ze základních registrů. Licence pro tento modul navíc opravňuje uživatele pro přímé čerpání daných údajů také pro společný hlavní adresář IS Munis. Samozřejmě vždy v zákonem stanovených případech a v souladu s nastavenými přístupovými právy jednotlivých uživatelů. Všechny přístupy do dat čerpaných ze základních registrů jsou v IS Munis centrálně protokolovány, a tedy uchovávání záznamů o daných přístupech je naprostou samozřejmostí. Dodržení příslušných ustanovení, včetně uchování záznamů po dobu 2 let, je při využití informačního systému Munis automatické.

Změny v datových schránkách

Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, byl v loňském roce novelizován hned třikrát. První novela byla vynucena adaptací nařízení eIDAS v podobě zákonů č. 297/2016 Sb. a č. 298/2016 Sb. Tyto změny v oblasti datových schránek byly spíše formální a plynuly z nemožnosti nahradit původní uznávanou elektronickou značku podle dřívějšího zákona o elektronickém podpisu novou elektronickou pečetí podle nařízení eIDAS.

Druhá změna se týkala rozšíření seznamu profesí, pro které jsou obligatorně zřizovány datové schránky, o statutární auditory. Ti se tak zařadili po bok advokátům, daňovým poradcům a insolvenčním správcům. Pro orgány veřejné moci, tedy i města a obce, z toho plyne pouze fakt, že při doručování statutárním auditorům je jisté, že mají datovou schránku.

Třetí změna, účinná od 1. ledna 2017, byla způsobena zákonem č. 192/2016 Sb., kterým se mění zákon č. 111/2009 Sb., o základních registrech, ve znění pozdějších předpisů, a některé další zákony. Je tedy zřejmě, že jde o změnu vyvolanou tím předpisem, jehož diskusi jsme se věnovali v první části tohoto článku. Dopady na datové schránky jsou zejména v definici orgánů veřejné moci, a tedy vymezení subjektů, kterým jsou obligatorně zřizovány datové schránky oránu veřejné moci. Ruku v ruce s touto změnou byl zrušen § 5a, který umožňoval, aby datová schránka fyzické osoby, fyzické osoby podnikající anebo právnické osoby sloužila také jako datová schránka orgánu veřejné moci v případě, že tato osoba vykonává působnost v oblasti veřejné správy. Znamená to, že subjekty, které hrají, lidově řečeno, dvojí roli, tedy působí jako orgány veřejné moci a zároveň působí jako soukromoprávní subjekty, budou muset nyní zřejmě mít více datových schránek, pokud nebude v daném případě stačit datová schránka orgánu veřejné moci.

Přechodná ustanovení čl. IX zákona č. 300/2008 Sb. posouvají výše zmíněné změny o 6 měsíců přechodného období. Týká se to zejména subjektů, které jsou zapsány do rejstříku orgánů veřejné moci a soukromoprávních uživatelů údajů vedeném v rámci RPP a kterému nebyla zřízena datová schránka orgánu veřejné moci před 1. lednem 2017. Mezi tyto subjekty patří zejména školy, tedy z pohledu měst a obcí se jedná o jimi zřizované organizace. Nicméně v tomto případě podle vyjádření Ministerstva vnitra dostupném na webových stránkách Správy základních registrů bude datová schránka plně transformována, tedy školám bude stačit jedna datová schránka orgánu veřejné moci. Nicméně plně na ně dopadnou povinnosti plynoucí z jejich vymezení jako orgánů veřejné moci, např. přednostní doručování do datových schránek.

Příjem datových zpráv v modulu Munis ERMS
Příjem datových zpráv v modulu Munis ERMS

Z pohledu praxe je důležité mít datovou schránku navázánu na vhodný vnitřní informační systém, který zajistí nejen příjem došlých datových zpráv, ale také vyhledávání datových schránek adresátů při doručování. Toto vždy nejlépe naplní elektronický systém spisové služby. Z pohledu IS Munis je tato oblast pokryta modulem Munis ERMS. Tento modul nejen umožňuje plně vést elektronickou spisovou službu podle platné legislativy včetně Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby, ale je též vhodně škálovatelný pro organizace, u kterých je vedení spisové služby omezeno a primárně jde zejména o bezpečné důvěryhodné ukládání přijatých datových zpráv. Pokud by se posléze ukázalo, že některé školy budou mít zřízeny více datových schránek, nebudete to pro ty, kteří využijí služeb zmíněného modulu Munis ERMS, žádný problém. Elektronický systém spisové služby Munis ERMS umožňuje spravovat najednou více datových schránek velmi jednoduchým a přehledným způsobem.

Poslední změna, ke které v oblasti datových schránek došlo, byla změna prováděcího právního předpisu – vyhlášky č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek. Jednalo se již o třetí novelu tohoto právního předpisu. Aktuální změny dávají zejména do souladu pojmosloví vyhlášky s nařízením eIDAS a adaptačními zákony a dále upřesňují dobu uložení datové zprávy v datové schránce. V případě přihlášení do datové schránky zůstává v platnosti doba 90 dní. V případě doručení fikcí se prodlužuje na 3 roky od okamžiku dodání, pokud nedojde ani následně k doručení přihlášením. Pro uživatele IS Munis, který všechny přijaté datové zprávy ukládá do interního důvěryhodného dokumentového úložiště Munis DUL, se výše uvedenou změnou vyhlášky č. 194/2009 Sb. nic nemění.

Společnost Triada dále připravuje pro uživatele IS Munis řadu specializovaných školení ke zde diskutované problematice.