Elektronická podatelna a elektronický podpis

Modul je atestován pro shodu se standardem ISVS pro provoz elektronické podatelny!

Elektronická podatelna je emailový klient, který zohledňuje zákonné podmínky pro provoz elektronické podatelny tak, aby uživateli usnadnil práci a zajistil provedení všech úkonů, které je organizace povinna při přijetí elektronického podání provést. Elektronická podatelna umožňuje číst došlá elektronická podání z libovolné schránky elektronické pošty prostřednictvím protokolů definovaných příslušnými standardy. Proto není potřeba nákladně provozovat server na Internetu, nebo si provoz serveru či aplikace pronajímat jako u jiných řešení. Organizace tak může provozovat levně, pohodlně a hlavně plnohodnotně elektronickou podatelnu i  v případě použití běžného komutovaného připojení k Internetu.

V kombinaci s modulem Kancelář jsou veškerá doručená elektronická podání jednotně spravována s ostatními podáními přijatými úřadem s veškerým uživatelským komfortem. Modul Kancelář tak poskytuje ucelený přehled o veškeré poště obíhající na úřadě, ať už byla doručena elektronicky nebo klasickou cestou. Elektronická podatelna umožňuje přijímat elektronická podání pomocí e-mailu nebo technického nosiče podle Zákona o elektronickém podpisu a vyhovuje standardu ISVS pro provoz elektronických podatelen.

Elektronická podatelna zajišťuje tyto funkce předepsané standardem ISVS:

  • Stahování zpráv protokolem POP3 a odesílání zpráv protokolem SMTP
  • Přijímání podání na technickém nosiči
  • Zařazení přijatých zpráv do archívu přijaté pošty
  • Zapsání podání do evidence doručených podání
  • Antivirová kontrola obsahu zprávy
  • Test, zda jsou přílohy v podání akceptovatelné podatelnou
  • Ověření elektronického podpisu a platnosti certifikátu

Schéma použítí elektronické podatelny

Schéma použití elektronické podatelny

Po stažení ze schránky elektronické pošty nebo načtení z technického nosiče (disketa, CD-ROM, ...) je podání zpracováno podle standardů ISVS pro provoz elektronické podatelny. Zcela automaticky je u podání zkontrolován elektronický podpis a platnost certifikátu odesílatele (proti seznamu zneplatněných certifikátů) a je ověřeno, zda certifikát vydal akreditovaný poskytovatel certifikačních služeb. Dále je provedena kontrola, zda typ příloh podání odpovídá typům, které organizace označila jako akceptovatelné a je provedena antivirová kontrola.

V případě, že je podání po všech stránkách korektní, je možné jej přijmout do podatelny. Při přijetí jsou využity informace o předkladateli podání, které jsou uvedeny v jeho certifikátu (např. jméno a  adresa). Tyto informace jsou zapsány do adresáře a mohou být použity při další komunikaci.

V případě přijetí nebo odmítnutí podání do podatelny je vygenerována zpráva, která je předkladateli podání elektronicky doručena. Tato zpráva může obsahovat automaticky vložené popisné informace o přijatém podání a  samozřejmě může být příjemcem elektronicky podepsána. Jakmile je doručené elektronické podání přijato do podatelny, je s ním nakládáno jako s  jakýmkoliv jiným podáním.

Po zpracování podání organizací je možné odeslat na adresu předkladatele podání elektronicky podepsanou odpověď. Elektronická podatelna vytváří archiv veškeré přijaté pošty a archiv doručených elektronických podání.

Provoz elektronické podatelny vyžaduje možnost přístupu k Internetu a existenci schránky elektronické pošty, na kterou jsou doručována elektronická podání a která je dostupná protokolem POP3. Pro odesílání zpráv je nutná dostupnost příslušného serveru protokolem SMTP.

Elektronický podpis

Tento modul umožňuje využití možností zaručeného elektronického podpisu (dle zákona o EP). Při přijetí podepsaného podání je provedena kontrola podpisu, zobrazení certifikátu a ověření jeho platnosti.

Pro ověřování certifikátů je potřeba funkční připojení k Internetu protokolem HTTP, což je možné i přes proxy. Pro provoz podatelny je nejvhodnější systém MS Windows 2000 se silným šifrováním a Internet Explorerem 5.5 SP2 a vyšším. Systém je možné provozovat i na MS Windows 98. Pro uložení certifikátů pověřených pracovníků je doporučena čipová karta.

Další funkcí modulu je podepisování zásilek odesílaných z úřadu.