Jubilejní setkání uživatelů IS Munis

Informační systém Munis pomáhá městským a obecním úřadům ve vedení různých agend již od poloviny 90. let minulého století. Jeho historie je tedy více než dvacetiletá. Avšak setkání uživatelů tohoto informačního systému, které se každoročně koná v rámci konference ISSS, slaví letos stejné jubileum jako konference sama. V rámci tohoto příspěvku se soustředíme nejen na to, co bylo předmětem letošních prezentací a diskusí, ale také se ohlédneme za dvacetiletou historií těchto setkání.

Vedení spisové služby v elektronické podobě

ISSS 2017
ISSS 2017

Informační systém Munis obsahoval téměř od prvopočátku své existence nástroj pro podporu vedení spisové služby v elektronické podobě. Byl to primárně modul Kancelář, který existoval mnoho let před tím, než byl schválen a nabyl účinnosti zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě. Tedy již na historicky prvním setkání uživatelů IS Munis v rámci prvního ročníku konference ISSS byly představeny novinky pro elektronickou evidenci dokumentů, mezi kterými tehdy dominovala integrovaná vazba na textové editory tehdy používaných typů. Od té doby se samozřejmě pokrok a vývoj nezastavil a dnešní IS Munis obsahuje již jiný specializovaný nástroj pro vedení spisové služby v elektronické podobě, Munis ERMS, vystavěný na moderní třívrstevné architektuře a obsahující nejen technicky vyspělejší vazbu na moderní textové editory, ale mnoho dalších užitečných funkcí. Jednou z nich je také podpora pro skartační řízení v elektronické podobě.

Právě kolem tohoto procesu se točilo hodně diskusí na letošním setkání uživatelů IS Munis a také byly k této problematice předneseny dvě přednášky. První z nich se týkala postavení spisové služby jako páteřní agendy, která spojuje evidenci dokumentů vznikajících nejen přímo ve spisové službě, ale také v rozličných agendových informačních systémech. Protože pro elektronické dokumenty plní elektronický systém spisové služby funkci elektronické spisovny, je podstatné toto sjednocující napojení, které pak umožňuje vytvořit ucelený skartační návrh.

Elektronické skartační řízení v praxi bylo předmětem další samostatné přednášky, na které se o své zkušenosti podělili s posluchači hned tři zástupci různých úřadů, konkrétně tajemnice městského úřadu Smiřice, Mgr. Věra Hottmarová, tajemník městské části Praha 16, Ing. Pavel Jirásek, a tajemnice městského úřadu Sezemice, Bc. Irina Rálišová. Asi nejdůležitějším sdělením bylo, že bez podpory vedení spisové služby právě z pozice vedení úřadu a tlaku na úředníky, aby přesně dodržovali postupy ve spisové službě podle spisového řádu úřadu, nelze nikdy skartační řízení v elektronické podobě realizovat. V. Hottmarová se více zmínila i o technické stránce a problémech starších digitálních dokumentů vzniklých před rokem 2012, u který sice není dle metodického pokynu Národního archivu vyžadována konverze do výstupního formátu, ale je jistě vhodná. Nejproblematičtější je konverze datového formátu EML, kterou lze sice pomocí elektronické spisové služby Munis ERMS realizovat v režimu konverze podle zákona č. 499/2004 Sb. s ověřovací doložkou, ale s omezenými možnostmi konverze čistě vizuální podoby a extrahovaných příloh.

Všichni tři tajemníci se v závěru vystoupení shodli na tom, že technické otázky elektronické skartace jsou minoritní a nejvíce problémů se řeší v otázce kvality vstupních dat a převedení úplné evidence spisovny do elektronické podoby. Zjednodušeně řečeno, elektronický systém spisové služby může mít implementovány různé kontroly, ale zda je věc jako jedno ze stěžejních metadat dokumentu popsána tak dobře, aby následně mohl podle ní archivář rozhodnout, zda přijme dokument jako archiválii, nebo zda vydá souhlas se skartací, to už žádný systém do důsledku ohlídat nemůže, to závisí jen na správném přístupu úředníka. A ten musí být veden a směrován správně nastavenými pravidly vnitřních směrnic, za jejichž tvorbu je zodpovědná právě pozice tajemníka.

Říká se, že historie se stále opakuje, a v případě skartačního řízení v elektronické podobě to jistě platí. Vzpomeneme-li si na rok 2006, kdy vstoupil v platnost tehdy nový správní řád a společnost Triada pro naplnění povinnosti zveřejnění obsahu úřední desky způsobem umožňujícím dálkový přístup připravila rok před tím a na setkání uživatelů v rámci konference ISSS 2005 představila portálové řešení eDeska, tak se také nejvíce dotazů řešených na tomto setkání tehdy týkalo toho, co má vlastně na úřední desce být zveřejněno, přestože z metodického pohledu se v tomto ohledu vlastně nic významně neměnilo. Nicméně elektronizace určitých procesů obecně přináší tlak na kvalitnější vstupní data. Technické otázky týkající se vlastního procesu vyvěšování byly i tehdy jednoznačně minoritní.

Portál iMunis.cz zprostředkovává naplnění zmíněné povinnosti pro mnoho obcí dodnes a již to všichni, jak z hlediska technického, tak i metodického, berou jako samozřejmost. Obdobný vývoj lze nyní sledovat v procesu přípravy a realizace skartačního řízení v elektronické podobě. Jistě to všem za dalších 10 let bude připadat jako samozřejmost, avšak nyní jsme na začátku a historie se nám opakuje a diskuse se točí kolem toho, jak se mají vlastně správně dokumenty evidovat, přestože tato povinnost je zde již dlouhá léta a zas tak významně se nemění.

Důraz na transparentnost

Zvyšování transparentnosti výkonu veřejné správy patří mezi dlouhodobé úkoly. Pokud bychom měli učinit opět jisté ohlédnutí do minulosti uživatelských setkání konaných v rámci konferencí ISSS, tak lze jistě v této oblasti zaznamenat trvalý postupný nárůst zájmu posluchačů. Jinými slovy, zatím co první setkání se soustředila spíše na budování a správné využívání tzv. „back office“, poslední roky narůstá zájem o správné prezentování výstupů směrem k občanům. A nejsou to jen striktně legislativou dané povinnosti, které se řeší, jako již zmíněné zveřejňování obsahu úřední desky podle § 26 zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, nebo komfortní podpora tvorby závěrečného účtu obce v modulu Výkaznictví IS Munis, ale jde o celkovou otevřenost municipalit. Představitelem takové služby je třeba iMunis Rozklikávací rozpočet, jež je součástí nabídky sdílených služeb portálu iMunis.cz.

Také k tomuto tématu byly na konferenci předneseny dvě zajímavé přednášky. Jedna představila rozvoj vlastní služby Rozklikávací rozpočet, kterou společnost Triada nabízí již několik let. Druhá přednáška se pak soustředila na praktickou aplikaci. Tu přednesla starostka obce Vrané nad Vltavou, Mgr. Dana Ullwerová. Paní starostka zmínila, že každá obec má celou řadu striktně daných povinností zveřejňování v oblasti svého hospodaření, např. návrh rozpočtu anebo závěrečný účet, nicméně může přistoupit ještě k dalšímu zveřejňování svého hospodaření, a to průběžně během roku, čímž významně přispěje ke zvýšení své transparentnosti a otevřenosti. Paní starostka pozitivně hodnotila službu iMunis Rozklikávací rozpočet, kterou nabízí společnost Triada jako nadstavbu (nejen vlastního) účetnictví. Jednoduchý přenos dat nezatěžuje zpracování na straně účetní obce a díky datovému skladu není tato služby náročná ani na infrastrukturu obce, což je samozřejmě obecnou vlastností sdílených služeb. Kromě čerpání a plnění rozpočtu dokáže vytvářet iMunis Rozklikávací rozpočet také meziroční srovnání, a to jak v tabulkové, tak v grafické podobě.

Míra otevřenosti obce po nasazení tohoto produktu tedy významně roste, přičemž díky tomu, že se jedná o sdílenou službu, jsou náklady na vlastní realizaci minimální. Samozřejmě že nejdůležitější je následná zpětná vazba od občanů, kteří takovou míru otevřenosti oceňují, což starostka obce Vrané nad Vltavou potvrdila a dodala: „Každý může detailně vidět, kolik má obec od státu peněz, kolik vybere na daních a poplatcích, kam obec investuje a co všechno platí, a to přímým proklikem z webových stránek obce.“

Dalším přínosem k transparentnosti měst a obcí je zveřejňování smluv. Povinnosti v této oblasti jsou dány zejména zákonem č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv. Tento zákon nabyl účinnosti 1. července 2016, avšak některá ustanovení měla odloženou účinnosti až na 1. července 2017. Proto se i tomto tématu živě na letošním setkání uživatelů IS Munis hovořilo. Odloženou účinnost měla sankční ustanovení, která stanoví, že pokud smlouva měla být dle daného zákona zveřejněna, ale nestalo se tak, a to ani do tří měsíců ode dne, kdy byla uzavřena, platí, že je zrušena od počátku.

K problematice zveřejňování smluv a modulu Evidence smluv informačního systému Munis, který s řešením těchto povinnosti významně pomáhá, byly předneseny také dvě přednášky. Jedna se soustředila více na teoretické základy a právní souvislosti, druhá na konkrétní praxi realizovanou na městské části Praha-Zličín. Městské části hlavního města Prahy patří mezi subjekty, které povinně zveřejňují smlouvy dle výše citovaného zákona. Implementace modulu Evidence smluv jim v tom významně pomáhá, a to včetně důležitého vnitřního zpřehlednění vlastní evidence smluv. Významným vyzněním přednesené praktické přednášky bylo konstatování, že bez kvalitního „back office“ nemůže být ani kvalitní prezentace a náležité zvýšení transparentnosti výkonu veřejné správy.

Vracející se téma bezpečnosti

Téma bezpečnosti v oblasti informačních a komunikačních technologií patří mezi stále se vracející a možná bychom mohli i říci, že nikdy do pozadí neustupující problematiku. V letošním roce dostaly diskuse kolem bezpečnosti velmi významného jmenovatele v podobě Nařízení Evropského parlamentu a Rady EU 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES, pro které se často používá zkratka GDPR z anglického označení „General Data Protection Regulation“.

V rámci setkání uživatelů IS Munis se samozřejmě diskutovalo zejména o dopadech tohoto nařízení, které nabude účinnosti 25. května 2018, na města a obce. K této problematice zazněla v rámci setkání i jedna specializovaná přednáška. Uvedená problematika je natolik široká, že jí budeme věnovat samostatný příspěvek v některém z příštích čísel časopisu. Nicméně již nyní můžeme předeslat, že asi nejdůležitější je skutečnost, že z hlediska účinnosti tohoto nařízení není den 25. května 2018 „až“, ale „už“. Tedy je třeba se začít připravovat již nyní. Pozitivní zpráva směrem k uživatelům IS Munis pak je, že tento informační systém již nyní principy ochrany osobních údajů plně ctí, a jeho tvůrce, společnost Triada, připravuje pro uživatele řádu specializovaných školení, z nichž první se uskuteční již během letošního června v různých částech České republiky (více informací k těmto školením).

Nadá se říci, že by jubilejní 20. setkání uživatelů IS Munis v rámci konference ISSS by něčím vybočovalo z řady předchozích setkání. Bylo opět plné zajímavých informací, užitečných rad, příklady dobré praxe a odborných diskusí. Nicméně přeci jen bylo cítit určitou slavnostnější atmosféru danou zmíněným jubileem. Alespoň něco z toho jsme se snažili v tomto článku přiblížit těm, kteří se setkání nemohli účastnit.