Atestace odložena, ale nezapomenuta
V loňském roce byla do zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, zavedena povinnost atestace elektronických systémů spisových služeb. Zákon č. 89/2022 Sb., kterým se mění zákon č. 261/2021 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s další elektronizací postupů orgánů veřejné moci, ve znění zákona č. 270/2021 Sb., tyto povinnosti ale odložil a nastavil nový časový plán zavedení atestací do praxe.
Plán zavedení atestací elektronických systémů spisových služeb
Povinnost pro všechny dodavatele elektronických systémů spisových služeb dodávat veřejnoprávním původcům jen a pouze atestované systémy nabyla účinnosti 1. února letošního roku. Avšak kvůli nepřipravenosti atestačních postupů a nevhodnému časovému spojení některých kroků byla tato povinnosti posléze zrušena výše zmíněným zákonem č. 89/2022 Sb. s účinností od 27. dubna 2022 s tím, že případné dosud vykonané atestace byly anulovány. Je však třeba si uvědomit, že citovaný předpis povinnosti v oblasti atestací pouze odložil, ale nezrušil. Znamená to, že jednou tato povinnost přijde a je třeba se na to začít připravovat.
Jaký je tedy aktuální plán s atestacemi elektronických systémů spisových služeb, jenž byl rozložen do období od letošního července do 1. ledna 2026:
- Prvním krokem bude rozšíření kompetencí pro Ministerstvo vnitra, které od 1. července letošního roku má stanovit postup atestačního střediska, podmínky provádění atestace a výši úplaty za provedení atestace. Všechny tyto informace musí být veřejné známé nejpozději do konce ledna 2023.
- Od konce ledna 2023 do konce června 2023 budou mít dodavatelé elektronických systémů spisových služeb čas se připravit na zahájení atestací, které začnou probíhat od 1. července 2023. Lze předpokládat nejen s ohledem na zákonem stanovená pravidla pro atestační střediska, že těchto středisek by mělo být určeno více, aby zvládla atestovat všechny elektronické systémy spisových služeb, jejichž dodavatelé o atest požádají. Společnost Triada, která je tvůrcem i dodavatelem elektronického systému spisové služby Munis ERMS, jež je součástí komplexního informačního systému Munis pro města, obce a jimi zřizované organizace, již v minulém roce deklarovala, že se bude snažit pro svůj systém získat atestaci v nejbližším vhodném termínu. Tento záměr tedy plně zůstává v platnosti i po změně jízdního řádu zavedení těchto atestací.
- Dne 1. července 2024 začne platit zákaz nabízet a dodávat neatestované elektronické systémy spisových služeb, přičemž povinnost veřejnoprávních původců vykonávat spisovou službu jen a pouze v atestovaných elektronických systémech spisových služeb začne platit 1. ledna 2026. Veřejnoprávní původci budou mít tedy rok a půl na to, aby zareagovali na skutečnost, že jejich stávající dodavatel případně nezískal příslušnou atestaci. Na druhou stranu je třeba si uvědomit, že atestace bude třeba obnovovat nejdéle jednou za 2 roky, takže již během tohoto období budou muset všichni dodavatelé, kteří získají atestaci hned v začátku spuštění procesů atestací, znovu své systémy reatestovat.
- Od 1. ledna 2026 všichni veřejnoprávní původci budou mít povinnost vykonávat spisovou službu v elektronické podobě v atestovaném elektronickém systému spisové služby. V této povinnosti se skrývá nejen návaznost na atestace, ale také povinnost plné elektronizace všech veřejnoprávních původců, tedy i těch, kteří dosud měli volbu mezi elektronickou a listinnou spisovou službou.
Motory elektronizace nejsou jen v legislativních povinnostech
Již v současné době, kdy někteří veřejnoprávní původci mají volbu mezi výkonem spisové služby v listinné a elektronické podobě, např. střední a menší obce, školy a další obcemi zřizované organizace, se mnoho z nich rozhodlo pro volbu vést spisovou službu v elektronické podobě. Jde jednoznačně primárně o reflexi rozvoje informační společnosti a elektronizace veřejné správy, stoupající počet elektronických dokumentů doručovaných zejména prostřednictvím informačního systému datových schránek a povinnosti podávat některé dokumenty, např. v oblasti žádostí o dotace, výhradně v elektronické podobě opatřené kvalifikovaným elektronickým podpisem a kvalifikovaným elektronickým časovým razítkem.
Ukazuje se, že volba těchto subjektů byla prozíravá, neboť jsou již nyní plně připraveni na další rozvoj elektronické komunikace, který lze očekávat během následujícího roku. Kromě toho měli delší čas připravit se na další návaznosti, které s elektronickým vedením spisové služby souvisí, jako je např. elektronické skartační řízení.
Změna způsobu vedení spisové služby není jednoduchou záležitostí, protože musí být ruku v ruce provázena změnou celé řady další interních procesů. Jako příklad uveďme podepisování dokumentů, které bude jistě zcela jinak organizováno, připravuje-li se složka listinných dokumentů, které je třeba fyzicky vlastnoručně podepsat, nebo shromažďuje-li dokumenty k podpisu elektronický systém spisové služby, prostřednictvím něhož lze dokumenty podepisovat nejen při fyzické přítomnosti v organizaci, ale také vzdáleně. A právě možnost vzdáleného úřadování může být dalším motivem pro zavedení elektronického systému spisové služby.
Povinnost plné elektronizace spisových služeb všech veřejnoprávních původců, u nichž to jejich povaha nevylučuje, nastává sice až na začátku roku 2026, ale jsou i jiné motivace než tato striktní direktiva. Zákon č. 261/2021 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s další elektronizací postupů orgánů veřejné moci, známý pod zkratkou DEPO, provedl nejen změny v zákoně o archivnictví a spisové službě, ale novelizoval mnoho a mnoho dalších předpisů. Mezi jinými též zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Většina změn v tomto zákoně nabude účinnosti k 1. lednu 2023. Jde zejména o povinné zřizování datových schránek všem podnikajícím fyzickým osobám bez rozdílu konkrétní profese jejich podnikání a dále o automatické zřízení datové schránky fyzické osoby všem, kteří využijí k přihlášení ke službám státu svou elektronickou identitu.
Očekává se, že uvedené změny povedou k výraznému nárůstu komunikace prostřednictvím datových schránek. Zpracovávat z toho plynoucí elektronická podání a kvalitně uchovávat tyto elektronické dokumenty půjde bez napojeného elektronického systému spisové služby jen velmi těžko (jednoduchost příjmu podání z datové schránky prostřednictví elektronické spisové služby Munis ERMS ilustruje obrázek 1), a proto by se všichni veřejnoprávní původci, kteří dosud nevykonávají spisovou službu v elektronické podobě, měli zamyslet, zda své rozhodnutí volby pro listinnou spisovou službu nepřehodnotí již nyní a nezačnou řešit změnu směrem k vyšší vnitřní elektronizace organizace v nejbližší možné době. Rozhodně není vhodné nechávat rozhodnutí takového druhu na poslední měsíce roku, protože to je většinou potřeba napnout síly do akcí spojených s přechodem na nový rok, roční účetní závěrkou, přípravou rozpočtu, změnami v oblasti místních poplatků apod., a ne řešit změnu spisové služby. Ta by měla být připravena mnohem dříve, aby mohla být případně s počátkem roku spuštěna do ostrého provozu.
Při zavedení elektronického systému spisové služby se ukazuje, že je třeba dbát zejména důkladného proškolení všech pracovníků, kteří se spisovou službou budou pracovat. S ohledem na charakter spisové služby jako páteřní agendy organizace je zřejmé, že tato školení se de facto dotýkají všech, a proto je třeba jim věnovat patřičný čas a pozornost. Společnost Triada nabízí při školení své elektronické spisové služby Munis ERMS nejen různé hromadné i individuální prezentace, konzultace a online kurzy, ale je také připravena nabídnout specializovaná školení vedená přímo na počítači a realizovaná pomocí mobilní PC učebny. Tím se efektivita takových školení výrazně zvyšuje.
Školy a další zřizované organizace by se měly také připravovat
I školy budou mít povinnost vedení spisové služby v elektronické podobě. Konkrétně je zde pojmem školy myšleno podle § 3 odst. 1 písm. j) zákona č. 499/2004 Sb. školy a školská zařízení s výjimkou mateřských škol, výchovných a ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování. Termín povinnosti je stanoven shodně jako pro další veřejnoprávní původce, tedy na 1. ledna 2026. Protože však školy patří také mezi orgány veřejné moci a mají datovou schránku orgánu veřejné moci, týká se těchto organizací také zmíněný očekávaný nárůst elektronické komunikace prostřednictvím informačních systému datových schránek již od ledna 2023. Tedy ani v tomto případě není vhodné případný přechod na elektronický způsob vedení spisové služby oddalovat.
Školy mají svá specifika i z pohledu vedení spisové služby, a proto je třeba při výběru konkrétního nástroje se nejen případně inspirovat u zřizovatele, ale také si ověřit vhodné aplikování organizačních specifik do nastavení příslušného elektronického nástroje. Elektronická spisová služba Munis ERMS je velmi variabilní nástroj skládající se z několika modulů, které tvoří jen funkční i licenční celek. Jednotlivé procesy lze pomocí mnoha nastavení upravit tak, aby přesně zohledňovaly specifika dané organizace. A to se netýká jen škol.
Povinnost vykonávat spisovou službu v elektronické podobě dopadne i na další obcemi zřízené nebo založené právnické osoby bez ohledu na jejich konkrétní status a na organizační složky územních samosprávných celků. Nicméně pro tyto organizace, na rozdíl od škol, platí ještě jedna vymezující podmínka, která říká, že elektronickou spisovou službu musí vykonávat, pokud vytvářejí dokumenty uvedené v přílohách č. 1 nebo 2 k zákonu č. 499/2004 Sb. Posouzení charakteru dokumentů je nejlépe srovnáním se spisovým a skartačním plánem takové organizace. Jakmile bude existovat věcná skupina odpovídající náplni charakteru dokumentů specifikovaném v citovaných přílohách zákona č. 499/2004 Sb., pak je zřejmé, že je třeba se začít poohlížet po vhodném dodavateli spisové služby.
Společnost Triada má pro všechny, zejména menší, původce v souvislosti se zmíněnými povinnostmi zavedení elektronické spisové služby připraveno několik technických řešení včetně nabídky cloudových služeb, které výrazným způsobem zjednoduší správu zavedeného systému a umožňují vyšší flexibilitu přístupu, která bývá právě u škol a dalších obcemi a městy zřizovaných organizací velmi důležitá.
Pří výběru spisové služby také nezapomínejte na to, co bylo zmíněno v začátku toho článku. Povinnost atestací elektronických systémů spisových služeb nebyla zrušena, ale jen odložena. A proto je vhodné vybírat i s touto vizí, aby nemuselo následně docházet k vynuceným změnám. Společnost Triada se trvale snaží udržovat svůj elektronický systém spisové služby Munis ERMS plně v souladu se všemi platnými předpisy včetně příslušných prováděcích vyhlášek (viz např. obrázek 3) a národním standardem pro elektronické systémy spisové služby a je připravena podat žádost o atestaci, jakmile to podle nového jízdního řádu přípravy atestací půjde.