Postřehy z letošního setkání uživatelů

Setkání uživatelů informačního systému Munis jsou na konferenci ISSS tradicí, která přináší nejen možnost dozvědět se o novinkách v tomto systému, ale také inspirovat se příklady dobré praxe. Po loňské renesanci zájmu o ochranu osobních údajů byla letošní skladba diskutovaných a prezentovaných témat pestřejší. Ale ani zmíněné osobní údaje nezůstaly stranou zájmu, a to zejména díky změnám v základních registrech. V rámci tohoto příspěvku představíme obsahy některých přednášek pro ty, kterým v nabitém programu letošního jara nezbyl čas, aby na konferenci ISSS 2019 vyrazili osobně.

Projekty a novinky v oblasti ekonomických modulů

Expozice společnosti Triada byla navštěvovaná nejen zájemci o IS Munis
Obr 1. Expozice společnosti Triada byla navštěvovaná nejen zájemci o IS Munis

Jako již tradičně byla první přednáška na konferenci věnována novým modulům, o které se informační systém Munis rozrostl. Aktuálně je to zejména specializovaný nástroj Sledování rozpočtu, jehož stávající i nové funkce představil Pavel Češka. Modul Sledování rozpočtu umožňuje efektivní sledování rozpočtu podle různých kritérií a oblastí zodpovědnosti. Kromě toho nabízí pro důkladnější kontrolu souhrnný pohled na celkový rozpočet včetně jeho plnění. V této souvislosti Pavel Češka připomenul ustanovení § 16 odst. 4 zákona č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, které říká, že rozpočtové opatření se provádí před provedením rozpočtově nezajištěného výdaje, kromě zákonem stanovených speciálních situací, kdy lze rozpočtové opatření provést až po provedení rozpočtově nezajištěného výdaje. Mezi tyto speciální případy patří například živelní pohroma nebo havárie ohrožující životy a majetek. V běžných případech je třeba vždy čerpání rozpočtu pečlivě hlídat, aby byl v případě potřeby včas zastupitelstvu předložen návrh na rozpočtové opatření. A právě k tomu může významně přispět svými novými vylepšenými funkcemi modul Sledování rozpočtu.

Další oblastí související s ekonomickými moduly informačního systému Munis, která byla na konferenci diskutována, byla oblast místních poplatků. A to zejména z pohledu předcházení vzniku neplatičů, které je jistě výhodnější než následné vymáhaní dluhů. S rozvojem informační společnosti je vhodné i místní samosprávou využívat co nejvíce informační kanály, na které jsou občané zvyklí ze soukromého sektoru. Proto byl na konferenci diskutován projekt elektronických výzev k platbám místních poplatků, který klade důraz na maximální využití stávajících jednoduchých komunikačních kanálů spojených s aplikováním moderních a pro občany jednoduše zpracovatelných informací jako jsou QR kódy. V rámci příslušné přednášky byly diskutovány následující čtyři stěžejní oblasti, které je třeba při realizaci projektu řešit. Jedná se o:

  • nastavení pravidel pro zpracování osobních údajů pro novou službu,
  • metodiku sběru kontaktních údajů,
  • technické aspekty cíleného rozesílání informací
  • a problematiku slučování plateb.

Závěrem přednášky zaznělo, že zasílání elektronických výzev k úhradě poplatků bude mít určitě vliv na zlepšení platební morálky a oproti jiným srovnatelně adresným listinným způsobům (zejména složenkám) bude levnější. Nicméně je třeba v každém konkrétním případě správně posoudit skutečné dopady, které jsou významně závislé na množství občanů (poplatníků), kteří sdělí své kontaktní údaje. Proto je vhodné přistoupit k realizaci nové služby projektovým způsobem zahrnujícím detailní analýzu místních podmínek a možností komunikace nové služby směrem k občanům.

Spisová služba v souvislostech

Autor textu přednáší na konferenci ISSS pravidelně
Obr 2. Autor textu přednáší na konferenci ISSS pravidelně

Poměrně velký prostor byl na konferenci věnován tématům souvisejícím se spisovou službou. Stále více se ukazuje, že její procesy jsou základem běžného úřadování. Tedy spisová služba nemá být vnímána jako nutné zlo přidané povinnosti, ale jako prostředek, kterým se transparentně úřaduje. Zástupce obecního úřadu Domašov, Tomáš Pitrocha, k tomu na své přednášce přímo uvedl:

„Spisová služba má hrát z hlediska informačního systému obce roli páteřní agendy, která zastřešuje celkovou evidenci dokumentů, navazuje na všechny vnitřní moduly, které s dokumenty pracují, podporuje všechny procesy úřadování a spojuje úřad s okolním světem prostřednictvím elektronických komunikačních nástrojů. Proto je důležité správné nastavení tohoto nástroje tak, aby přispíval k efektivitě fungování úřadu a zajišťoval naprosto přirozeně všechny potřeby, přičemž toto nastavení musí samozřejmě zohledňovat velikost konkrétního úřadu.“

Uvedená slova byla dále komentována jednoduchým příkladem:

  • Příklad špatného vnímání spisové služby: Úředník vyřizuje dokumenty, přičemž následně o tomto vyřízení zapisuje potřebné informace do spisové služby, aby naplnil literu zákona.
  • Příklad dobrého vnímání spisové služby: Úředník vyřizuje dokumenty prostřednictvím spisové služby, která ho přehledně vede a zajistí, aby o provedených úkonech automaticky vznikaly všechny potřebné zápisy vyžadované právními předpisy.

Poctivé vedení evidence dokumentů a spisů v elektronickém systému spisové služby je také základem pro úspěšné zvládnutí elektronického skartačního řízení, jak ve svém příspěvku zdůraznila paní Renata Dymešová z městského úřadu Chvaletice. Spolu s paní starostkou Zdeňkou Markovou ukázaly, že pevná ruka vedení, vytrvalost a odhodlání věci dělat poctivě vedou k úspěšnému cíli, což v oblasti elektronické spisové služby znamená připravení skartačního návrhu v elektronické podobě, který je následně schválen místně příslušným archivem. Než je však dosaženo této cílové mety, je třeba nepodcenit kontrolní mechanismy a ověřovat kvalitu vedení spisové služby.

Z hlediska kontroly připravenosti úřadu na elektronické skartační řízení lze využít dvě cesty:

Městský úřad Chvaletice využil postupně obě tyto varianty. Pro oba testy byla vybrána skupina deseti dokumentů, mezi kterými byly jak dokumenty čistě digitální, tak dokumenty analogové i jeden dokument hybridní. Zároveň byly vybrány zástupci všech tří skartační znaků A, S a V. U digitálních dokumentů byly vybrány, jak zástupci přijatých digitálních dokumentů, u kterých probíhal převod do výstupního datového formátu, tak vlastní „digital-born“ dokumenty, které byly rovnou na úřadě vytvořeny v datovém formátu PDF/A. Tím byly pokryty všechny různé možnosti a varianty, aby výsledný test byl co nejprůkaznější. Díky úspěšnému zvládnutí uvedených testů bylo ve Chvaleticích následně realizováno i jejich první řádné elektronické skartační řízení. Paní Renata Dymešová v příslušné prezentaci k tomu ukázala nejen konkrétní snímky obrazovek z elektronického systému Munis ERMS (aplikace Spisovna) a z národního portálu, ale také ukázky pohledu archiváře z aplikace eSkartace.

Elektronickému skartačnímu řízení byly věnovány i další přednášky na expozici společnosti Triada, v rámci nichž bylo zdůrazněno, jakým způsobem elektronická spisová služba Munis ERMS napomáhá zdárnému naplnění všech etap výkonu spisové služby zahrnujících uložení dokumentů a spisů a jejich následné vyřazování ve skartačním řízení. Jde o nástroje, které uživatelům zjednodušují přípravu dokumentů a spisů pro uložení ve spisovně, které jsou pro každý typ entity soustředěny do jednoho formuláře a v procesu přenosu do spisovny jsou podpořeny hromadnými procesy.

Ochrana osobních údajů a základní registry

Jako obvykle se hodnotila i znalostní soutěž uživatelů IS Munis
Obr 3. Jako obvykle se hodnotila i znalostní soutěž uživatelů IS Munis

Nakonec došlo v diskusích a přednáškách i na problematiku ochrany osobních údajů. Původně měl být představen výsledný zákon o zpracování osobních údajů, avšak ani po více než ročním průběhu legislativního procesu nebyl tento zákon stále v době konání konference ISSS zveřejněn ve sbírce zákonů. Proto se příslušná přednáška soustředila jen na znění schválené 12. března Poslaneckou sněmovnou Parlamentu ČR. Jak v případě zákona o zpracování osobních údajů, tak v případě jeho souputníka v podobě zákona, kterým se mění některé zákony v souvislosti s přijetím zákona o zpracování osobních údajů, hlasovali zmíněný den poslanci o podobách zákonů vrácených Senátem. V prvním případě přijali podobu zákona ve znění senátních pozměňovacích návrhů, v druhém případě tyto změny přehlasovali a přijali původní podobu změnového zákona. Z hlediska situace orgánů veřejné moci je asi nejpodstatnější národní úprava přiklánějící se k rakouskému vzoru, a tedy snížení případných pokut pro tyto subjekty na nulu. Aktuální formulace je však poměrně nešťastně postavena a lze očekávat, že může být napadena u Ústavního soudu. Ať se tak stane, či nestane, neznamená to v žádném případě, že by pro orgány veřejné moci přestala platit ustanovení GDPR, nebo že by byla tímto způsobem omezena práva subjektů údajů. Důležitý pomocník pro jejich naplnění v podobě GDPR asistenta (v loňském roce nového přírůstku mezi moduly IS Munis) má a i nadále bude mít své nezastupitelné uplatnění ve zjednodušení naplnění těchto práv.

Zpřísnění ochrany osobních údajů se dotklo také základních registrů veřejné správy. Konkrétní dopady těchto změn na informační systém Munis a jeho uživatele představil ve své přednášce Pavel Češka. Jedná se o zejména změny přístupů do základních registrů zajišťující plnou kontrolu nejen nad určením agendy a agendové činnostní role, ale také nad konkrétním seznamem údajů, které jsou ze základních registrů čerpány. Tyto změny byly do všech příslušných modulů IS Munis implementovány již během února tohoto roku. Druhou změnou, která je aktuálně v IS Munis připravována, je rozdělení původního modulu Evidence obyvatel na aplikace Seznam obyvatel a Volby. Půjde o čistě technické rozdělení reflektující potřeby oddělených agend a navázaných notifikací, avšak stále zastřešené jednou licencí původního modulu. Informační systém Munis tak bude připraven na veškeré změny, kterou v základních registrech připravovány k pololetí letošního roku.

Závěrem lze konstatovat, že letošní setkání uživatelů informačního systému Munis na konferenci ISSS 2019 v Hradci Králové bylo nejen plné přednášek, ale také příležitostí k neformálním setkání, jejichž dokumentaci lze najít také na novém Facebookovém profilu společnosti Triada.