Elektronická spisová služba Munis ERMS ve verzi 3.32.1 – část druhá
V minulém článku o uživatelském upgradu elektronické spisové služby Munis ERMS ve verzi 3.32.1 jsme představili upravené menu a nové vlastnosti základní nabídky akcí, u které si můžete zapnout zobrazení reflektující vaše nejčastěji využívané akce. Dnes se podíváme na přípravu dokumentů pro uložení ve spisovně.
Ukládání dokumentů ve spisovně
Po vyřízení dokumentu a uzavření spisu by mělo následovat jejich uložení do spisovny, která na každém úřadě vypadá jinak. V každém případě je to chráněné místo, kde jsou dokumenty a spisy uloženy po dobu plynutí skartační lhůty. Po tuto dobu si lze dokumenty a spisy zpětně vypůjčit, jsou-li třeba k práci, nebo je-li třeba se vrátit k nějakému řízení či projektu. Skartační lhůta musí být nastavena s ohledem na ochranu osobních údajů tak, abychom neskladovali osobní údaje nadměrně dlouho, ale zase nesmí být příliš krátká, abychom nevyřadili dokument či spis, který budeme ještě potřebovat. V mnohých případech je skartační lhůta daná zákonem.
Aby dokumenty a spisy po dobu plynutí skartační lhůty ve spisovně vydržely čitelné, neporušené a použitelné, je třeba je pro uložení připravit. U listinných dokumentů sledujeme zejména kyselost papíru (dnes už se naštěstí kyselé papíry nepoužívají), kvalitu inkoustu a evidované množství, u elektronických dokumentů sledujeme jejich datový formát. Pro přípravu dokumentu k uložení ve spisovně slouží v elektronické spisové službě formulář s názvem Manažer ztvárnění.
Příprava pro spisovnu při odpovědi na dokument
Pokud se na přijatý dokument odpovídá, přibyl do procesu přípravy odpovědi přehlednější formulář pro určení věcné skupiny s novými možnostmi, jako je variantní určení fyzické složky, kontrola popisu analogového dokumentu (množství listů a příloh) anebo kontrola výstupního datového formátu u digitálních dokumentů. Formulář (viz Obr. 1) se zobrazí při všech třech možnostech tvorby odpovědi, přičemž následně samozřejmě pokračuje dle vybrané možnosti.
Tlačítka na formuláři mají následující funkce:
- Upravit ztvárnění – použijte v případě, že popis analogového dokumentu zobrazený v části „Obsah pro spisovnu“ neodpovídá realitě, tj. např. nesprávný počet listů nebo chybějící příloha. Po stisku tohoto tlačítka se otevře Manažer ztvárnění, kde máte možnost tyto skutečnosti napravit. Po potvrzení změn v Manažeru ztvárnění proces automaticky pokračuje tvorbou odpovědi.
- Připravit pro spisovnu – použijte v případě, že u analogového dokumentu plně odpovídá popis tomu, co bude následně uloženo ve spisovně, čímž dojde k vyznačení provedené kontroly k dokumentu a jeho ztvárnění. Dále použijte v případě digitálních dokumentů, u kterých program ihned provede kontrolu výstupního datového formátu (typicky PDF/A), a pokud bude vše v pořádku, označí vybrané ztvárnění pro spisovnu, pokud shledá, že nějaká komponenta neodpovídá, pak automaticky otevře Manažer ztvárnění, kde budete mít možnost provést převod do výstupního datového formátu pomocí převodu podle archivního zákona. Po potvrzení změn v Manažeru ztvárnění proces automaticky pokračuje tvorbou odpovědi.
- Jen vytvořit odpověď – kontrola pro spisovnu je přeskočena a přechází se rovnou na tvorbu odpovědi. Používejte jen v případě časové tísně, kdy potřebujete rychle pokračovat, neboť se k přípravě přijatého dokumentu pro spisovnu budete muset následně v budoucnu vracet.
- Neukládat – přeruší proces.
Příprava pro spisovnu při vyřízení
Pokud se dokument vyřizuje bez odpovědi, ať již samostatně, nebo vložením do spisu, jsou na formuláři „Vyřízení dokumentu“ naprosto stejná funkční tlačítka, jaká byla právě popsána pro odpověď. Také jejích pořadí a umístění je shodné, aby pro vás jejich používání bylo co nejjednodušší.
Manažer ztvárnění
Manažer ztvárnění je již nějakou dobu centrem všech příprav dokumentů pro uložení ve spisovně. V aktualizaci 3.32.1 do něj také přibyly nové funkce, přičemž ještě další rozvoj se připravuje do novoroční aktualizace 3.33, která bude umožňovat navíc zaznamenání provedení autorizované konverze z moci úřední mimo vazbu s CzechPOINT@Office přímo z Munis ERMS. Vraťme se však k novinkám verze 3.32.1.
Pro přípravu digitálních dokumentů pro spisovnu je důležité jejich ztvárnění ve výstupním datovém formátu. V případě, že má dokument více komponent, mohlo se stát, že některé z nich již ve výstupním datovém formátu jsou a některé ne. A proto nově při zahájení tvorby nového ztvárnění proběhne znovu tato kontrola, vypíše se její výsledek a komponenty, které nejsou ve výstupním datovém formátu, budou navíc graficky zvýrazněny podtržením (viz Obr. 2).
Pokud se nepovede převod podle archivního zákona do výstupního datového formátu PDF/A, je v některých případech (jiných datových formátů) možnost využít alespoň PDF, které je vždy lepší než některý z proprietárních datových formátů. Kromě toho bylo opět aktualizováno konverzní jádro, čímž se úspěšnost převedených PDF do PDF/A výrazně zvyšuje.
Pokud je prováděna konverze z digitální do listinné podoby a na vstupu je komponenta ve formátu PDF, počítá program automaticky počet stran.
Pro vlastní dokumenty přibyly do Manažeru ztvárnění dvě funkce, které přehledně ilustruje následující obrázek:
Pokud je použito tlačítko Hotovo pro spisovnu, ihned se po kontrole ztvárnění označí toto ztvárnění jako vhodné pro spisovnu.
Všemi těmito úprava se příprava dokumentu pro spisovnu stává pohodlnější, přehlednější a rychlejší, což je také cíl a smysl uživatelského upgradu jako celku, jež je součástí aktualizace SB 3.32.1.