Elektronická spisová služba Munis ERMS ve verzi 3.32.1 – část třetí
V článcích o uživatelském upgradu elektronické spisové služby Munis ERMS ve verzi 3.32.1 jsme již představili úpravu hlavních menu, nové vlastnosti základní nabídky akcí a novinky v oblasti přípravy dokumentů pro spisovnu. Dnes se budeme věnovat tisku podacích razítek, který může významně přispět k rychlosti a efektivitě práce podatelny.
Označování dokumentů
Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, v aktuálním znění, jasně stanoví, jaké náležitosti má mít podací razítko. Podle § 3 odst. 3 citovaného předpisu vyplněný otisk podacího razítka obsahuje:
- název veřejnoprávního původce, kterému byl dokument doručen,
- datum doručení dokumentu, a stanoví-li jiný právní předpis povinnost zaznamenat čas doručení dokumentu, rovněž čas jeho doručení,
- číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů, pod kterými veřejnoprávní původce doručený dokument eviduje,
- počet listů doručeného dokumentu,
- počet listinných příloh dokumentu a počet listů těchto příloh, popřípadě počet svazků listinných příloh dokumentu a
- počet a druh příloh dokumentu, pokud jsou v nelistinné podobě.
Vyhláška připouští, aby bylo místo razítka použito obdobného technologického prostředku, kterým může být výtisk dat z počítačového programu na samolepicí štítek.
Vedení spisové služby v elektronické podobě zároveň znamená, že přijatý listinný dokument musí být zároveň opatřen jednoznačným identifikátorem, který elektronická spisová služba dokumentu přidělí. Informace o tomto údaji zobrazuje Munis ERMS vždy spolu s ČJ již od počátku své existence. Nicméně konstrukce jednoznačného identifikátoru je mnohem delší než u ČJ, takže pro opisu hrozí vznik chyb. Nejen proto jsme připravili tisk podacích razítek ve formě štítků, které může významně urychlit a ulehčit i samotný zápis listinných podání.
Tisk podacích razítek
Tisk podacích razítek je přednastaven na archy štítků 3×9 nebo 3×8, ale lze samozřejmě využít jakékoliv vhodné uspořádání. Jen je třeba případně upravit nastavení a tiskovou sestavu.
Vlastní tisk podacích razítek je nejprve třeba zapnout v nastavení – viz Obr. 2, kde nezapomeňte také uvést název původce tak, jak chcete, aby v podacím razítku vystupoval.
Vlastní tisk probíhá tak, že se data k podacím razítkům střádají do dočasného seznamu, z něhož jsou pak vytištěny pomocí formuláře, jež je ilustrativně zobrazen na Obr. 3. Funkce tohoto formuláře jsou obdobné, jako pro tisk ověřovacích doložek v modulu Legalizace a vidimace, tj. označením štítku v levé části okna lze vybrat jakýkoliv štítek, od něhož bude tisk začínat.
V aktualizaci jsou připraveny tři vzorové tiskové sestavy (před použitím tisku podacích razítek je třeba jednu z nich vybrat, nebo si odvodit novou vlastní a tu vybrat). Jedna je pouze s údaji odpovídajícími podacímu razítku, a další dvě je obohacena o další údaje o dokumentu, aby bylo usnadněno dodatečné lepení štítku na dokument a sníženo riziko vzniku chyb. Jde o to, že štítky se netisknou po každém zápisu jednotlivého podání, protože při opakovaném průchodu archu tiskárnou se snižuje kvalita lepidla. Proto je vhodné tisknout štítky po skupinách. Velikost těchto skupin dává nastavení „Počet na jeden tisk“ – viz Obr. 2. Po každém uvedeném počtu zapsaných listinných podání se formulář pro tisk podacího razítek sám objeví. Pokud chcete vytisknout razítka dříve, je možné tisk vyvolat příslušným tlačítkem z průvodce.
Pokud dokončíte zápis listovních podání dříve, než je naplněn nastavený počet, objeví se formulář pro tisk razítek automaticky při ukončení průvodce. Kromě toho je tisk přístupný také z menu Podatelna/Podací razítka.
Po každém tisku podacích razítek se program zeptá, zda se tisk zdařil a v případě kladné odpovědi vymaže z dočasného seznamu data vytištěných razítek. Opakovaný tisk vymazaných dat již není možný, proto prosím potvrzujte, že se podací razítka vytiskla, až když je opravdu vytisknete a ideálně i nalepíte.
Kromě popsané funkce tisku na archy štítků bude možné od novoroční aktualizace využít také přímý tisk na specializované štítkové tiskárny, jejichž pořizovací cena dnes již není vzhledem k následným úsporám práce významnou překážkou.