Když vás archiv osloví…
Každé město i každá obec jsou dle zákona o archivnictví a spisové službě veřejnoprávními původci, kteří mají povinnosti ochraňovat dokumenty, jež se jednou mohou stát archiváliemi. Archiválie je dokument, pečetidlo, razítko nebo jiný hmotný předmět, který má historickou hodnotu. Otázkou však je, jak poznat, že právě ten dokument, který zrovna máte před sebou na stole, tu historickou hodnotu má.
Již od pradávna se lidé snaží odhalit tajemství své vlastní budoucnosti a stále se to nedaří. I počasí umíme pouze předvídat jen s určitou pravděpodobností, která s délkou předpovědi do budoucna významně klesá. Proto lze dnes jen obtížně odhadnout, jaký dokument může mít zítra historickou hodnotu a jaký se stane důležitou archiválií. K prověření kvalit dokumentů z archivního pohledu se proto využívá ten nejsilnější nástroj, kterým je čas. Tento čas se nazývá skartační lhůtou, po kterou musí původce dokument ochraňovat bez ohledu na jeho obsah. Nadneseně by se dalo říci, že pro strýčka příhodu, protože co kdyby právě tento dokument získal jednou významnou historickou cenu. Teprve po uplynutí skartační lhůty lze přistoupit k zodpovědnému výběru a rozhodování, který dokument lze zničit, protože už nikdy nikoho nebude zajímat, a který dokument bude naopak zachován pro budoucí generace.
Při posuzování dokumentů se zohledňuje doba jejich vzniku, obsah, původ, vnější znaky a jejich význam z hlediska politických, hospodářských, právních, historických, kulturních, vědeckých anebo informačních konotací. Provést zodpovědný výběr archiválií je úkolem archivářů, kteří k tomu potřebují znát spoustu podrobností o každém dokumentu, aby jejich rozhodnutí bylo dostatečně spolehlivé. Tyto informace nelze získat jen z vlastních dokumentů, ale jsou podstatné i údaje mapující okolnosti jejich vzniku, oběhu, vyřizování apod. A právě tyto údaje poskytuje základní evidence dokumentů, kterou je spisová služba.
Rozvoj elektronizace veřejné správy a nárůst objemu evidovaných dokumentů způsobily, že nejefektivnějším způsobem vedení spisové služby se stala elektronická evidence. Stejně jako by dnes už nikoho nenapadlo vést celé účetnictví na papíře bez pomoci výpočetní techniky, stejně tak evidence dokumentů v elektronické podobě umožňuje efektivnější, rychlejší a pohodlnější práci. Na rozdíl od víceméně přirozeného vývoje v oblasti účetnictví se prosazování elektronické podoby spisové služby však děje více direktivně. Obcím, které nevykonávají rozšířenou přenesenou působnost veřejné správy, sice zákon dovoluje volit mezi listinnou a elektronickou formou, avšak spousta subjektů již dnes vede spisovou službu povinně v elektronické podobě. A tlak daný dalšími okolnostmi a právními předpisy v podstatě sám rozhoduje i za menší obce a jasně ukazuje, že bez elektronických systémů to dnes již nejde.
Vraťme se však k diskusi o dokumentech a jejich historické hodnotě. U některých dokumentů se tato historická hodnota předpokládá, např. zápisy z jednání zastupitelstva obce, kroniky, matriční knihy, územní plán apod. Všechny tyto dokumenty se hned při svém vzniku označují skartačním znakem „A“, který znamená, že se s největší pravděpodobností stanou archiváliemi. U jiných dokumentů je ihned zpočátku téměř jisté, že historickou hodnotu mít zřejmě nebudou, jako např. faktury, evidence pracovní doby, výpisy z ISVS, dokumenty týkající se pojištění majetku apod. Tyto kategorie dokumentů se označují skartačním znakem „S“, který znamená, že budou s největší pravděpodobností po uplynutí skartační lhůty trvale zničeny. A pak existují dokumenty, u nichž je třeba jednotlivé posouzení a předjímat dopředu by mohlo být nezodpovědné. Takové dokumenty jsou označovány skartačním znakem „V“, což znamená výběr.
Je třeba zdůraznit, že konečné rozhodnutí o výběru dokumentů k trvalému uložení náleží archiváři. Ten může vybrat i některý z dokumentů označených znakem „S“ za archiválii, nebo naopak některý dokument označený znakem „A“ určit ke zničení. Proto je třeba po celou dobu běhu skartační lhůty věnovat stejnou pečlivost uložení a uchovávání všem dokumentům bez ohledu na označení skartačním znakem. A ještě jedna poznámka je důležitá, čím více dokumentů je označených znakem „V“, tím náročnější je provedení skartačního řízení, a proto by měly být dokumenty zatřiďovány do správných věcných skupin označených konkrétními znaky, a nikoliv házeny na obecné hromady typu „dokumenty starosty“ označené znakem „V“.
Provedení elektronického skartačního řízení je pro všechny zúčastněné strany poměrně nedávná novinka. Sice již tato řízení probíhají ve větším měřítku a pryč jsou doby, kdy jsme na konferenci ISSS 2017 představovali první provedené elektronické skartační řízení včetně přejímky digitální dokumentů v královéhradeckém a posléze i pardubickém kraji. Obě tato skartační řízení vycházela z evidence dokumentů vedené v elektronické spisové službě Munis ERMS, jejímž tvůrcem i dodavatelem je společnost Triada. Dnes již probíhají desítky takových elektronických skartačních řízení, ale pořád to ještě nejsou stovky a mnozí původci se na svoje první elektronické skartační řízení teprve chystají. Pokud patříte mezi ně, budou právě pro vás nesledující řádky užitečným návodem.
Když vás archiv osloví, že by bylo vhodné provést po čase opět skartační řízení, měli byste být připraveni na to adekvátně reagovat. Samozřejmě že správně by iniciativa měla vždy vzejít od původců, protože ti připravují skartační návrh proto, aby nejen v souladu s pravidly danými obecným nařízením o ochraně osobních údajů, ale i v souladu s dalšími předpisy, již déle nezpracovávali osobní údaje v dokumentech a také odlehčili svým přecpaným spisovnám. Elektronický způsob provedení skartačního řízení závisí na formě evidence, nikoliv na formě evidovaných dokumentů. Jakmile se úřad rozhodne, nebo ze zákona povinně vede, spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, eviduje v ní, jak elektronické dokumenty, tak listinné dokumenty, a všechny tyto formy dokumenty jsou posléze zařazeny do jednotného skartačního řízení v elektronické podobě.
Otázkou tedy je, jak se správně připravit na to zmíněné oslovení. Základem je poctivé vedení spisové služby, bez kterého nelze získat správné podklady pro rozhodnutí ve skartačním řízení. Stejně jako je třeba zaúčtovat všechny bankovní operace a správně je zařadit pod položky a paragrafy, aby bylo vidět, jak obec hospodaří a plní rozpočet, tak je třeba každý dokument správně zaevidovat, aby mohly být sestaveny podklady pro skartační návrh v elektronické podobě. Důležité je, aby zapisované údaje byly pravdivé. Aby nechyběly popisy spisů, když tyto spisy existují, aby byla označena vyřízení dokumentů, i když jej vyřídila osoba, která běžně se spisovou službou nepracuje, jako třeba starosta.
Technickou připravenost na oslovení archivem lze ověřit na webových stránkách Národního archivu, který zde zpřístupňuje různé nástroje digitální archivace. Např. validátor SIP balíčků nebo validátor datového formátu PDF/A. Samozřejmě podmínkou je, aby váš elektronický systém spisové služby umožnoval kontrolní vygenerování SIP balíčku mimo skartační řízení. Ukázka, jak toto lze realizovat v elektronickém systému spisové služby Munis ERMS, je na Obr. 1. Připomeňme, že SIP balíček je standardizovaný popis dokumentu nebo spisu nebo dílu typového spisu, kterým se předávají údaje z elektronického systému spisové služby původce do archivu. Jedná se vlastně o takový výkaz o dokumentu, a právě z takových jednotlivých výkazů je sestaven posléze celý skartační návrh.
Zmíněné ověření kvality SIP balíčků nebo datového formátu PDF/A lze provést ještě dříve, než vás archiv osloví. Pro vás to znamená, že takové oslovení můžete pak brát s větším klidem, protože máte ověřeno, že jste připraveni. Nicméně ověření stojí za to provést do větší hloubky, kdy si můžete vyzkoušet alespoň prvotní kroky celého skartačního řízení. Národní archiv, který provozuje národní portál pro realizaci skartačních řízení v elektronické podobě, zpřístupnil také jeho testovací verzi. Ta vypadá a funguje stejně jako ostrá verze, avšak umožňuje vyzkoušet si nezávazně skartační návrh, aniž jde o oficiální komunikaci s archivem a oficiální skartační řízení. Při těchto testech však musíte mít vždy na paměti, že pracujete na vaší straně s reálným prostředím spisové služby a reálnými daty, což znamená, že některé kroky je nutné vynechat, aby nedošlo k nevratným procesům smazání elektronických dokumentů dříve, než tyto projdou skutečným skartačním řízením.
Testovací skartační řízení znamená, že požádáte archiváře o přístupové údaje do testovacího portálu. Tyto přístupové údaje (a toto platí stejně pro ostré prostředí) jsou vždy vydávány pro konkrétní osobu, a nikoliv pro obec či úřad. Je to stejné jako s datovými schránkami, kam se také vždy hlásí konkrétní úředník, byť se přihlašuje do datové schránky obce a vybírá její obsah, aby zapsal příslušná podání. Pokud máte přístupové údaje do testovacího prostředí národního portálu, můžete přistoupit k vytvoření zkušebního skartačního řízení. Na začátek je dobré nevybírat moc dokumentů a spisů, abyste se v tom neutopili. Klidně můžete začít s takovými deseti zajímavými kousky. Co je naopak doporučené, je vybrat různé typy dokumentů a spisů, a to jak z hlediska jejich formy (listinné i elektronické), tak z hlediska skartačních znaků (A/S/V). Výběr dokumentů pro skartační řízení v elektronické spisové službě Munis ERMS je ilustrativně znázorněn na Obr. 2. Vybírají se samozřejmě ty dokumenty a ty spisy, u nichž již uplynula skartační lhůta. Tuto kontrolu každý systém spisové služby zajistí, takže na vás je, abyste vybrali vhodné věcné skupiny a pro test z nich vhodné dokumenty a spisy. Pro větší přehlednost sestavuje elektronická spisová služba Munis ERMS celkový přehled aktuálních počtu dokumentů a spisů, u nichž již skartační lhůta uplynula (viz Obr. 3).
Do skartačního řízení se pak generují hromadně vybrané SIP balíčky, přičemž v prvním skartačním návrhu se generují bez komponent. To znamená, že archivář bude mít k dispozici jen popisná data, která zahrnují informace o dokumentu jako takovém (např. číslo jednací, datum evidence, formu, datum a způsob vyřízení anebo jednoznačný identifikátor), informace o doučení či odeslání (tedy podatele, resp. adresáty), informace o celkovém oběhu a uložení dokumentu (tedy celý transakční protokol dokumentu i dílčích složek) a další údaje včetně celé příslušné větve spisového a skartačního plánu. Z tohoto výčtu ve vidět, že SIP balíček je poměrně komplexní objekt, jehož sestavení a posléze i ověření na národním portálu musí nějakou dobu trvat.
Pokud archivář na základě předložených popisných dat nedokáže rozhodnout o dalším osudu konkrétního dokumentu či spisu, může si jej vyžádat k předložení. Je-li dokument v listinné podobě, znamená to většinou, že se na něj přijede osobně podívat. Jde-li však o dokument v elektronické podobě (a takových dokumentů by měla být posléze většina), vygenerují se znovu SIP balíčky, nyní již včetně komponent. Tyto balíčky se znovu nahrají na národní portál a předají archiváři k posouzení. Tímto krokem končí zkušební skartační řízení, protože vlastní následné předávání archiválií a skutečné trvalé zničení dokumentů se týká již jen ostrého skartačního řízení.
Když vás archiv osloví, nepropadejte tedy panice, ale zaradujte se, že vás čeká nová zkušenost, kterou máte možnost získat postupně s možností testování bez nebezpečí okamžitých nevratných změn. Každý dokument či spis, který máte uložen se může stát zajímavou součástí paměti národa a přispět kapičkou do moře dějinného vývoje. Lidé se vždy přirozeně ohlížejí zpět a ptají se, proč se tedy ten či onen takto rozhodl, proč došlo k tomu či onomu. Dokumenty dobře popsané v evidenci spisové služby, kvalitně uchované po dobu skartační lhůty a vybrané ve skartačním řízení mohou přispět budoucím generacím k hledáním odpovědí na tyto otázky. Dopřejme jim tu možnost.