Seznam obyvatel a volby
V návaznosti na rozvoj základních registrů a oblast ochrany osobních údajů jsme pro Vás připravili nový modul Seznam obyvatel a volby, který je náhradou stávajícího modulu Evidence obyvatel. Jde o celkovou změnu konceptu vedení seznamu obyvatel pro účely samosprávy i výkonu přenesené působnosti, která reflektuje vývoj ve zmíněných oblastech.
Modul je k dispozici ve specializovaném hotfixu pro okamžitou instalaci. V případě zájmu kontaktujte Helpdesk nebo naše obchodní zástupce. Následně bude tento nový modul Seznam obyvatel a volby součástí kvartálního kumulativního SB 3.33.1.
Po určitou dobu je umožněn souběh obou modulů, abyste s větší pohodou a klidem mohli postupně objevovat nové funkce modulu Seznam obyvatel a volby, který by se posléze měl též stát základem pro přípravu volebních seznamů pro podzimní volby.
Základní funkce a vlastnosti nového modulu
S ohledem na pravidla ochrany osobních údajů modul s maximální jednoduchostí udržuje aktuální datový fond seznamu obyvatel s trvalým bydlištěm na území obce. Data jsou chráněna proti neoprávněnému nahlížení soustavou přístupových práv. Díky vazbě na spisovou službu je též zamezeno ukládání výdejů mimo systém. Na druhou stranu pro oprávněné osoby a v oprávněných případech je přístup k získání informací, seznamů a přehledů maximálně zjednodušen. Modul nabízí různé pohledy i statistiky, jaké jsou pro výkon jednotlivých činností samosprávy i přenesené působnosti potřeba.
Již vstupní obrazovka modulu Seznam obyvatel a volby obsahuje přehled o potřebných akcích k aktualizaci datového fondu (zpracování notifikací, načtení výdeje s narozenými či přistěhovanými obyvateli). Nabídka funkcí se pak člení do následujících oblastí:
- vyhledávání údajů (např. ověření údajů jedné konkrétní osoby) a příprava přehledů (např. senioři žijící v jednotlivých částech obce),
- údržba datového fondu zahrnující načtení výdejů narozených obyvatel, načtení občana ze ROBu při přistěhování a zpracování notifikací, které lze po pohledové kontrole zvládnout na jedno jediné tlačítko,
- specializované přednastavené přehledy (např. jubilanti a předškoláci),
- statistické přehledy (např. vývoj obyvatelstva se statistikou změn, věková sktruktura v obecném pohledu nebo dle jednotlivých částí obce, statistika občanství, jmen apod.).
Volební agenda je oddělena od seznamu obyvatel a může být vedena pod specializovanou agendou registrovanou v základních registrech. Příprava volebních seznamů pro konkrétní volby bude v modulu připravena v pololetní aktualizaci 3.34. Nicméně již stávající verze obsahuje povinné vedení stálého seznamu voličů.
Postup převodu dat
Inicializace modulu Seznam obyvatel a volby se sestává z několika kroků, které na sebe navazují. Se všemi kroky Vám samozřejmě pomohou naši školitelé a obchodní zástupci, takže na Vás je zejména správné rozmyšlení parametrů a rozsahu vedené agendy. Zmíněné kroky jsou následující:
- Volba základní agendy, přičemž je doporučena agenda A343, role CR8100, která plně odpovídá smyslu vedeného seznamu a použití dat.
- Volba evidovaných nereferenčních údajů, které lze případně čerpat z kompozitních služeb AIS EO, ale nejprve musí být jejich evidence řádně zdůvodněna a zapsaná v záznamu o zpracování vedeném dle GDPR.
- Nastavení vazby s elektronickou spisovou službou Munis ERMS pro přenos výdejů a jejich automatické označování za vyřízené.
- Načtení úplného výdeje, o který je třeba pořádat před návštěvou školitele anebo servisního technika.
- Ztotožnění (získání AIFO) a přihlášení k notifikacím jako hromadné navazující akce.
Po těchto krocích je možné s programem začít okamžitě pracovat a využívat všech výhod nového přístupu k vedení seznamu obyvatel. Důležitou pomůckou pro Vás budou také metodické návody pokrývající všechny potřebné operace, které jsou již nyní v modulu připraveny.
