Elektronická spisová služba Munis ERMS ve verzi 3.34 – třetí část
V rámci pololetní aktualizace 3.34 jsme Vám přinesli druhou porci novinek a vylepšení elektronické spisové služby Munis ERMS, která má za cíl zvýšit uživatelský komfort práce s tímto modulem. V druhé části popisu těchto novinek jsme si ukázali vylepšení týkající se práce s přijatým dokumentem. A dnes se posuneme do tvorby konceptů.
Tvorba konceptů
Koncepty lze v Munis ERMS tvořit trojím způsobem. Nejefektivnější je tvorba pomocí připravených šablon, která umožňuje automatické vkládání všech popisných dat na příslušná místa v textu. Pomocí šablon lze tvoři nejen hlavní komponentu konceptu, ale též přílohy. Pokud ale máte tyto přílohy ve formě již existujících souborů lze je nově jednoduše přetáhnout i na formulář tvorby konceptu ze šablony.
Jak ilustruje Obr. 1., bylo zároveň přidáno počítání adresátů i příloh přímo do nadpisu příslušných záložek, aby bylo případně na první pohled zřejmé, kolik je či není vybráno položek.
Obdobným způsobem jsou do samostatné záložky „Přílohy“ také rozepsány přílohy na formuláři pro tvorbu konceptu ze souboru. Zde je lze přidat jak stávajícím způsobem přes hromadný výběr přímo u souboru, tak nově stejně jako na výše uvedeném formuláři přes tlačítka na příslušné záložce. Samozřejmě že opět případně hromadně.
Kontrola vůči datovým schránkám
Koncepty vytvořené ze šablony nebo ze souboru, tedy elektronické koncepty, jsou přednostně odesílány do datových schránek adresátů. Ze zákona platí, že ve všech případech, kdy to povaha dokumentu umožňuje, kdy se nedoručuje místně anebo veřejnou vyhláškou a kdy má adresát aktivovánu datovou schránku, tak se přednostně doručuje do ní.
Jednou z podmínek zahrnutých do zákonné formulace „povaha dokumentu umožňuje“ je také velikost. Jedna datová zpráva je standardně omezena na 20 MB. Elektronická spisová služba Munis ERMS nově kontroluje tuto velikost již při tvorbě konceptu (nejen až ve výsledném dokumentu, kde to je samozřejmostí již od začátku jejího fungování).
Je zřejmé, že v případě konceptu nejsou ještě všechny komponenty transformovány do výstupního datového formátu, a proto jde o informativní výpočet s následným jednoduchým grafickým ztvárněním zohledňujícím tato pravidla a přístupy:
- Zelená znamená, že velikost je menší než 66 % maximální velikosti datové zprávy. Z toho lze dovodit, že i po převodu do výstupního datového formátu by mělo být vše v pořádku.
- Žlutá znamená, že velikost je větší než 66 % datové maximální velikosti zprávy, ale menší než 95 % maximální velikosti datové zprávy. To tedy znamená, že není jisté, zda převodem do výstupního datového formátu nebude velikost překročena.
- Červená znamená, že velikost je větší než 95 % maximální velikosti datové zprávy. Lze téměř jistě říci, že v takovém případě převodem do výstupního datového formátu bude velikost překročena.
Protože jde o předběžnou velikost, je rozhodnutí dalšího řešení ponecháno na uživateli. Tj. program automaticky neoznačuje, že povaha dokumentu neumožňuje poslat přes ISDS, když je velikost překročena, protože ještě může dojít k úpravě komponent tak, aby se výsledek do datové zprávy vešel.
Odesílání zásilek pro menší úřady
V případě, že na úřadě neprobíhá sestavování hromadného podacího lístku a kontrola odeslaných zásilek v ERMS Podatelně, je možné zapnout globální nastavení „Umožnit ihned odeslání poštou“, které je dostupné v sekci Procesy/Odesílání. To způsobí, že po tvorbě zásilek je umožněno ihned označit zásilky odesílané poštou za odeslané, a tedy tato akce může být provedena přímo vyřizovatelem.
Poslední zajímavou novinkou, o které se dnes zmíníme, je tisková sestava adres na štítky rozměru používaného pro modul Legalizace a vidimace, která je k dispozici ve formuláři pro tvorbu zásilek.