Funkce a možnosti transakčního protokolu
Transakční protokol je základem důvěryhodnosti spisové služby. Jeho tvorba sice probíhá zcela automatizovaně, ale lze ji parametrizovat celou řadou nastavení. Začátek nového roku je vhodný okamžik, pokud byste se rozhodli některý z těchto parametrů změnit. Proto přicházíme s tímto přehledovým příspěvkem, který vám představí funkce a možnosti transakčního protokolu a případné možnosti změn nastavení.
Funkce transakčního protokolu
Podle zákona o archivnictví a spisové službě se uchováváním dokumentů v digitální podobě rozumí rovněž zajištění věrohodnosti původu dokumentů, neporušitelnosti jejich obsahu a čitelnosti, a také tvorba a správa metadat náležících k těmto dokumentům. Transakční protokol přispívá hned k několika těmto povinnostem, neboť obsahuje otisky všech digitálních dokumentů, které v daný okamžik byly do spisové služby zaevidovány, nebo byly v daném okamžiku změněny. Přitom právě otisky (hash) jsou technologickým základem také pro elektronické podepisování, tedy pro služby vytvářející důvěru pro elektronické transakce dle nařízení eIDAS.
Podle pravidel daných Národním standardem pro elektronické systémy spisové služby je každý den obsah transakčního protokolu ztvárněn (zafixován) do podoby elektronického dokumentu v datovém formátu PDF/A nebo XML. Oba tyto formáty jsou vhodné pro dlouhodobé ukládání, čímž je zajištěna jejich čitelnost. A korunu této bezpečnosti a důvěryhodnosti pak nasadí elektronický podpis (nebo elektronická pečeť) takového vytvořeného dokumentu. Tím je zajištěno, že nelze změnit obsah žádného uloženého elektronického dokumentu ve spisové službě, aniž by se to ukázalo v denních svodkách transakčních protokolů.
Vyhledání v transakčním protokolu
Kromě zajištění důvěryhodnosti celého systému spisové služby lze využít transakční protokol také k prokázání provedení určitých akcí v určitém čase. K tomu slouží funkce vyhledávání v transakčním protokolu, která je přístupná v aplikaci ERMS Podatelna v menu Transakční protokol.
Ukázka na Obr. 2 ilustruje možnost vyhledání, jaké dokumenty a kým byly schváleny v určitém časovém rozmezí. Obecně lze vyhledávat dle popisu entity, dle jednoznačného identifikátoru, dle druhu provedené akce (spisová služba jich rozlišuje mnoho desítek), dle druhu entity a dle časové rozmezí dané události.
U každé entity je pak k dispozici přehled akcí, které se týkají jen jí. Ukázka transakčního protokolu konkrétní entity je na Obr. 1. Jde tak přesně zjistit a prokázat, kdo a kdy s danou entitou provedl požadovanou akci.
Možnosti transakčního protokolu
Tvorba denních obsahů transakčního protokolu je parametrizována globálním nastavením. Jeho možnosti ukazuje Obr. 3.
Stěžejním nastavením je zatřídění do věcné skupiny. Pokud dojde ke změně spisového a skartačního plánu, nezapomeňte změnit i toto nastavení dle nových pravidel.
Denní obsahy transakčního protokolu mohou být jako dokumenty buď přímo vloženy do vybrané věcné skupiny, nebo mohou tvořit spisy po určitých časových blocích. Elektronická spisová služby Munis ERMS podporuje dva možné cykly těchto spisů: měsíční a roční. Případná změna ukládání dokumentů s protokoly do automaticky tvořených spisů včetně odpovídající volby cyklů je jednou ze změn, které je případně vhodné provést právě nyní v začátku nového roku.
Při elektronickém podepisování denních obsahů (svodek) transakčního protokolu je důležité připojit kromě kvalifikovaného elektronického podpisu (nebo kvalifikované elektronické značky) také kvalifikované elektronické časové razítko. To zajišťuje dlouhodobou ověřitelnost elektronického podpisu, takže by se dalo říct, že přispívá k jeho kvalitě.
Svodky transakčního protokolu mohou být tvořeny ve formátu PDF/A (výchozí nastavení), nebo ve formátu XML. Nelze říct, že by některý z těchto formátů byl lepší nebo úspornější. Datový formát PDF/A je při zobrazení lidsky lépe čitelný, obsahuje podrobnější informace o jednotlivých akcí, ale jeho zobrazení při větších objemech akcí může být časově náročnější, popř. musí být děleno do více navazujících komponent. Datový formát XML je obecně náročnější na úložný prostor, ale obsahuje jen některé vybrané informace, a proto v porovnání objemu uložených dat není o tolik větší. Je připraven pro strojové prohledávání a může být automatizovaně načítán při přenosu mezi různými původci. Právě pro tuto svou interoperabilitu byl zaveden jako druhý možný datový formát denních svodek transakčního protokolu. Případnou změnu datového formátu pro ukládané svodky provádějte pouze po konzultaci a hlavně v návaznosti na to, jak máte pravidla pro tvorbu denních svodek transakčních protokolů popsány ve svém spisovém řádu. To ostatně platí pro všechny zde uvedené parametry a případné změny – vždy musí odpovídat tomu, co máte napsáno ve stěžejní vnitřní směrnici, kterou je právě spisový řád.
