Informace k atestaci elektronické spisové služby Munis ERMS

Datum: 31. 3. 2026, Kategorie: Munis/ASM/ERMS, Typ: Dokumenty

Stručné shrnutí

Elektronická spisová služba Munis ERMS bude atestovaná včas před 1. 1. 2027.
Uživatelé budou muset upravit zvyklosti při vyřizování dokumentů a dát interní předpisy do souladu s legislativou (spisový řád, spisový a skartační plán).
S některými kroky je dobré začít co nejdříve, odpovídají funkce jsou ve spisové službě již k dispozici.
Další praktické informace a rady budou představeny na červnovém odborném semináři uživatelů (OSUM), přihlášky budou otevřeny již brzy.

Produkt Elektronická spisová služba Munis ERMS je na atestační proces dlouhodobě připravován postupnými aktualizacemi, jejichž největší část byla uvolněna během loňského roku. V současné době pracujeme aktivně na posledních rozšířeních a potřebné specifické dokumentaci pro proces atestace, abychom jej mohli zahájit v souladu s naším dlouhodobým plánem.

O vlastní atest budeme žádat atestační středisko během prvního pololetí tohoto roku tak, abychom Vám, kteří budete mít povinnost od 1. ledna 2027 provozovat atestovanou spisovou službu, zajistili doložení atestace včas a s co nejdelší dobou platnosti. Atest totiž ze zákona platí pouze 2 roky, a tedy se snažíme vyvážit předstih získání atestu z pohledu jistoty pro naše zákazníky s co nejdelší následnou dobou platnosti tohoto atestu. A proto jsme již v době, kdy byly zahájeny před několika lety diskuse o tomto procesu, transparentně směřovali k jeho získání během posledního roku před nabytím účinnosti této povinnosti a informovali průběžně o tomto plánu na našich pravidelných odborných seminářích uživatelů (OSUM), ve Zpravodaji Triada a dalšími komunikačními kanály.

Nicméně bez ohledu na atest platí, že s koncem tohoto roku končí přechodné období, které umožňovalo využívat ve spisové službě některé dřívější postupy. Proto bude třeba, abyste nejen adekvátním způsobem přizpůsobili své zvyklosti vyřizování dokumentů, ale též upravili své spisové řády a spisové a skartační plány. I v tomto ohledu Vás chceme plně podporovat a připravili jsme pro Vás aktualizovanou službu tvorby spisových řádů, kterou můžete objednávat okamžitě. Rozhodně nečekejte až na poslední měsíce roku a připravujte se včas a v předstihu, jako jsme se my již v loňském roce věnovali přípravě na atest. Služba tvorby spisových řádů Vám pomůže identifikovat procesy, které budete muset změnit. Navíc Vám poradíme, jak na to, takže společně to zvládneme tak, abyste od 1. ledna 2027 měli výkon spisové služby nastaven v souladu s platnými předpisy a vykonávali ji v našem atestovaném systému elektronické spisové služby.

V tomto kontextu bychom rádi upozornili, že z pohledu zmíněných změn procesů dle novelizovaných předpisů a při využití rozsahu úkonů, který nyní ve spisové službě realizujete, je již stávající verze elektronické spisové služby Munis plně připravena naplnit povinnosti, které bude třeba od 1. ledna 2027 dodržovat. Můžete například ihned začít všechny dokumenty vkládat do spisu a zrušit odpovědi pod stejným číslem jednacím, protože každý krok se počítá. Dokončovací úpravy naší spisové služby, na kterých nyní pracujeme, se týkají zejména rozšiřujících funkcí, jejichž využití je méně časté, avšak pro atest jsou i tyto funkcionality nezbytné. Proto jsme také během prvního pololetí tohoto roku utlumili jakýkoliv jiný rozvoj spisové služby a plně se soustředíme na dokončení nezbytných prací a získání potřebného atestu.

Další informace včetně mnoha praktických rad, jak se na přechod na nová pravidla spisové služby v závěru přechodného období připravit, Vám přineseme na letošním červnovém odborném semináři uživatelů (OSUM), na který Vás tímto již dnes srdečně zvedeme. Přihlášky budou otevřeny v blízké době.