Změna vyhlášky o podrobnostech výkonu spisové služby

Datum: 10. 1. 2022, Kategorie: Munis/ASM/ERMS, Typ: Metodické postupy

Soubory ke stažení
  1. Změna vyhlášky o podrobnostech výkonu spisové služby (PDF, 191 kB)

Těsně před Vánoci, konkrétně 23. prosince 2021, vyšla ve Sbírce zákonů novelizace vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. Účinnost této změny byla stanovena na 1. ledna 2022, kromě povinnosti vytvářet dokumenty s textovou vrstvou a případně do nich přidávat XML data, což má účinnost od 1. února 2022. Zveřejněná podoba vyhlášky neodpovídá podobě, kterou Ministerstvo vnitra avizovalo na různých konferencích, ale obsahuje jen několik málo vybraných změn a k tomu ještě něco navíc.

Elektronická spisová služba Munis ERMS je naštěstí na všechny tyto změny připravena a není třeba nyní provádět žádné nové aktualizace (kromě samozřejmě běžného udržování aktualizacemi zveřejněnými již v loňském roce na stránkách technické podpory – do verze 3.36.1.2). Také není třeba měnit nastavení spisové služby, neboť ani nedošlo k opakovaně avizovanému zákazu odpovědi pod stejným číslem jednacím. Nicméně uživatelé, kteří tuto změnu již provedli v předstihnu, ujišťujeme, že jsou přípustné obě možnosti, přičemž odpověď pod novým číslem jednacím a vytváření „malých“ spisů je postup minimálně preferovaný Národním archivem a velmi výhodný z hlediska ukládání dokumentů do spisovny, neboť zajistí soulad metadat obou dokumentů a jejich pevnou vazbu.

Konkrétní provedené změny účinné k 1. lednu 2022 vyplývající z vyhlášky č. 504/2021 Sb., kterou se mění vyhlášky provádějící zákon o archivnictví a spisové službě, a týkající se měst a obcí jsou následující:

  • Zrušení 3leté doby uložení vstupů autorizované konverze při provádění konverze při přijmu dokumentů a možnost zničení těchto vstupů bez výběru archiválií (§ 6 odst. 2 a 3). Upozorňujeme, že toto je třeba samozřejmě adekvátně ošetřit ve spisovém řádu.
  • Rozšíření převodu listinných dokumentů do elektronické podoby, které se stále provádí zpravidla (tedy opět dle podrobností specifikovaných ve spisovém řádu úřadu), o obálku doručeného dokumentu (nový § 5 odst. 3). Lze se domnívat, že ustanovení směřuje na případy, kdy obálka zůstává součástí podání. V aktuální verzi elektronické spisové služby Munis ERMS toto lze realizovat přidáním další komponenty v manažeru ztvárnění (spolu s vlastní konverzí na vstupu). Připravujeme též rozšíření této možnosti i u vlastní evidence obálky.
  • Přísnější vymezení výstupního datového formátu PDF/A-3 a PDF/A-4 (§ 23 odst. 2). V současné době elektronická spisová služba Munis ERMS vytváří preferovaný formát PDF/A-2, a tedy toto přísnější vymezení netřeba zohledňovat ve schvalovacích procesech.
  • Úprava výstupních datových formátů dynamických obrazových dokumentů (§ 23 odst. 4), což ve výsledku znamená zavedení formátu MPEG4 jako výstupního datového formátu. Protože tyto výstupní datové formáty se typicky týkají jiných původců, než měst a obcí, není třeba měnit nastavení, nicméně součástí novoroční aktualizace 3.37 bude rozšíření číselníku datových formátů i o tento formát.
  • Zpřesnění užití výstupního datového formátu XML též pro datové věty (§ 23 odst. 6).
  • A konečně avizované použití pravidel týkajících se dokumentů na spisy (nový § 26a), které znamená vyšší tlak na přesnou evidenci spisů prováděnou v rámci výkonu spisové služby, což znamená jen skutečné využívání příslušných funkcí elektronické spisové služby Munis ERMS. Tedy při poctivém vedení spisové služby a plné evidenci nejen dokumentů, ale také spisů, nepřináší toto nové ustanovení při uživatele žádnou novou povinnost.