Informace pro veřejnoprávní původce ohledně zaplavených dokumentů a spisů v rámci povodní

Datum: 30. 9. 2024, Kategorie: Munis/ASM/ERMS, Typ: Organizační

Dne 25. září 2024 vydal Zemský archiv v Opavě informaci pro veřejnoprávní původce ohledně poškozených dokumentů a spisů.

Vzhledem k nedávným ničivým povodním se mnozí z Vás dostali do nepříjemné situace, kdy Vám voda poškodila nejen nehmotný majetek, ale také spisovny, ve kterých jste měli uloženy dokumenty a spisy z Vaší činnosti. S tím vyvstala otázka, jak se zničenými dokumenty a spisy nyní naložit.

Doporučený postup

Ozvěte se svému místně příslušnému archivu.
Archiv Vás neprodleně navštíví nebo s Vámi domluví pořízení dokumentace škod a zaslání na e-mail příslušného zaměstnance.
Archiv s Vámi sepíše zápis o události a přiloží k němu pořízenou dokumentaci.
Sepište dokumenty a spisy, které byly zasaženy povodní včetně datace. K vytvoření seznamů Vám může pomoci evidence dokumentů a spisů ve spisovně. Pokud i ta byla zničena, je nutné sestavit seznam alespoň dle věcných skupin.
Požádejte archiv o mimořádné skartační řízení, ke kterému přiložíte Vámi vytvořené seznamy.
Archiv Vám vydá protokol o skartačním řízení a Vy můžete všechny dokumenty a spisy zasažené povodní zlikvidovat.
Samotná likvidace je již Vaší povinností. Jen nezapomínejte na to, že mnohdy budou likvidovány dokumenty a spisy obsahující citlivé nebo osobní údaje, a proto je nutné zlikvidovat je tak, aby se s nimi neseznámili další osoby.
Nakonec nezapomeňte na povinnost vyznačit skutečnost o zničení dokumentů a spisů do svých evidenčních pomůcek, dle § 9 odst. 2 vyhlášky č. 259/2012 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby.
V případě, že byly povodní zasaženy i účetní dokumenty a spisy, nezapomeňte tuto skutečnost nahlásit na místně příslušný finanční úřad.

Poznámka: Pokud potřebujete pomoc s povinností uvedenou v bodě 8, neváhejte se obrátit na naše konzultanty nebo helpdesk.