Evidence smluv je užitečný pomocník

Na každého z nás se valí množství úkolů vázáných na různé termíny, a tak využíváme diáře a jiné nástroje, které nás dokážou včas vhodným způsobem upozornit, na co nesmíme zapomenout. V případě obcí plyne celá řada termínovaných úkolů z nejrůznějších smluvních vztahů. A proto je velmi užitečným a efektivním pomocníkem modul Evidence smluv informačního systému Munis, který umožňuje nejenom udělat si ve smlouvách pořádek a jednoduchým způsobem si je uspořádat podle různých kritérií, ale také nabízí připomínání jednorázových i opakovaných akcí, jež je třeba v rámci těchto smluv zajistit.

Obr. 1. Ukázka smlouvy s měsíčním milníkem
Obr. 1. Ukázka smlouvy s měsíčním milníkem

Zavedení modulu Evidence smluv je primárně spojeno s vytvořením číselníku typů smluv, jakési základní kategorizace smluvních vztahů specifické právě pro váš úřad. Tato kategorizace zjednodušuje následné zadávání konkrétních smluv tím, že obsahuje předdefinované údaje. Jakmile je číselník typů smluv připraven, je již vlastní naplnění evidence poměrně jednoduché a vede rychle k cíli.

Kromě popisných údajů je možné ukládat též vlastní texty smluv v různých podobách: jako text smlouvy, jako zdrojový návrh, jako sken apod. Jde o nepovinnou leč také užitečnou součást. V mnoha případech, kdy si potřebujeme ověřit nějakou část smluvního ujednání, nám stačí jen vhodný náhled a nepotřebujeme v šanonech hledat originál smlouvy.

U každé smlouvy lze v modulu Evidence smluv nadefinovat několik různých typů milníků. Ty mohou být buď jednorázové (např. konkrétní datum určitého plnění), nebo opakující se (např. výroční dny). Interval opakování jednotlivých milníků může být nastaven s týdenní, měsíční nebo roční periodou. Modul tak může připomenout, že má každý měsíc být odevzdán výkaz o provedených smluvních činností jako podklad pro fakturaci (viz příklad na Obr. 1), nebo že se blíží výroční termín pojistné smlouvy a máte tak vhodný čas se rozhodnout, zda setrvat u zvolené pojišťovny, nebo smlouvu vypovědět.

U každého milníku lze následně zapsat způsob jeho plnění, pokud k němu došlo, nebo naopak fakt, že z nějakého důvodu plněn nebyl, např. nebyla podána výpověď, protože jsme s plněním spokojeni. Můžete tak mít jednorázový nebo periodický přehled o již provedeném plnění a celkovém průběhu smluvního vztahu.

Obr. 2. Ukázka vstupní pracovní plochy modulu Evidence smluv
Obr. 2. Ukázka vstupní pracovní plochy modulu Evidence smluv

Každý termín spojený se smlouvou, ať již vychází z doby platnosti smlouvy anebo z nastavených milníků, program připomíná několika různými způsoby. Jedním z nich je vstupní pracovní plocha, kde lze nastavit příslušné textové i grafické informace, jak ilustruje Obr. 2. Dalším způsobem je posílání e-mailových notifikací. Informace se tak k vám dostane, aniž modul Evidence smluv spustíte.

S modulem Evidence smluv tak už žádný termín plynoucí ze smluvních vztahů nepromeškáte, proto nad zavedením tohoto užitečného a jednoduchého programu neváhejte.