Výhody využívání číselníku Typy dokumentů
Typ dokumentu jako samostatná číselníková položka existuje v elektronické spisové službě již od jejího legislativního počátku v roce 2009. Prakticky se využívá zejména pro zjednodušení vnitřních procesů, kdy lze k typu dokumentu přiřadit věcnou skupinu nebo vhodný schvalovací proces. V novoroční aktualizaci IS Munis 3.39 došlo k dalšímu rozšíření možností využití tohoto číselníku, který tak může zjednodušit i tvorbu konceptů, a tedy vlastních dokumentů.
Výhodou typu dokumentu je, že může být pojmenován přesně podle místních zvyklosti, což uživatelům usnadňuje orientaci v parametrech, které se přiřazují dokumentům. Ukázka všech parametrů, které mohou být typu dokumentu přiřazeny je na Obr. 1. Díky vhodnému nastavení tohoto číselníku se dají v praxi významně urychlit některé procesy ve spisové službě. Konkrétní nastavení je určitě vhodné konzultovat s odbornými pracovníky společnosti Triada nebo obchodními zástupci při servisní návštěvě, abyste měli k dispozici právě ty typy dokumentů, které potřebujete pro vaši každodenní činnost.
Protokoly aneb poznamenání do spisu
V rámci různých správních řízení se některé skutečnosti poznamenávají do spisu, zejména formou různých protokolů. Ukázka na Obr. 1 odpovídá využití typu dokumentu pro zjednodušení tvorby takového protokolu prostřednictvím konceptu ze šablony, i když samozřejmě jednotlivé parametry vždy závisí na konkrétním typu řízení. Jinými slovy, typy dokumentů je vhodné upravit podle vámi používaných protokolů, aby co nejvíce parametrů nově vznikajícího konceptu bylo určeno dopředu a nebylo potřeba je nastavovat pro každý protokol zvlášť.
Pokud ve spisu zvolíte tvorbu konceptu ze šablony, stačí vybrat typ dokumentu „protokol“ (máte-li jej takto pojmenován) a zapsat věc, které se protokol týká. Všechno ostatní již koncept získá buď ze spisu (věcná skupina) nebo právě z rozšířeného typu dokumentu (interní „adresát“, podepisující osoba a šablona). Dá se tedy říct, že se tímto způsobem dá vytvořit protokol ve spisu na dvě kliknutí.
Tvorba interních dokumentů navíc může probíhat jak schvalovacím procesem (stejně jako u dokumentů odesílaných), tak zjednodušeným podepsáním a uzavřením dokumentu přímo uživatelem, který zápis vytvořil. Vše závisí na pravidlech schvalovacích procesů a odpovídajícím nastavení.
Pozvánka na zastupitelstvo
Dalším příkladem využití typů dokumentů pro zjednodušení tvorby konceptů může být pozvánka na zastupitelstvo. I ta mívá typizovanou formu, pro kterou může být připravena vhodná šablona, jasně určené zatřídění do věcné skupiny a předem určená skupinu adresátů. Do příslušného typu dokumentu si můžete předpřipravit i tuto skupinu adresátů, jak ukazují tlačítka ve spodní části Obr. 1.
Vytvoření pozvánky je pak otázkou chvilky, protože se všichni adresáti, šablona konceptu i věcná skupina vyberou z číselníku typů dokumentů jedním kliknutím. Nejvíce času tak zabere přidání příloh, i ty ale lze přidávat ke konceptu hromadně. Ukázka ilustrující tvorbu takového konceptu včetně hromadného přidání příloh je na Obr. 2.
Další typizované dokumenty
Ve své bohaté praxi jistě najdete celou řadu dalších případů dokumentů, které mají při tvorbě stejnou šablonu nebo věcnou skupinu, podepisující osobu anebo adresáty. Mohou to být dokumenty předávané uvnitř organizace mezi odbory nebo dokumenty vypravované z úřadu adresátům klasickým způsobem. Pro všechny tyto případy se hodí upravit číselník typů dokumentů a využít pravidlo „pouze jednou“. Tedy jednou nastavíte a následně již jen využíváte výhod takto připraveného číselníku.