Novela vyhlášky o spisové službě přináší řadu významných změn
V polovině dubna vyšla ve Sbírce zákonů novelizace vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. Jedná se o další krok navazující na změny zahájené v oblasti spisových služeb v roce 2021, které směřují k povinné atestaci elektronických systémů spisových služeb. Z pohledu těchto atestací je ale zmíněná novela vyhlášky jen polovinou očekávaných podkladů, protože významných úprav se má dočkat také Národní standard pro elektronické systémy spisové služby. Jaké konkrétní změny tedy uvedená novela přináší?
Zcela jednoznačně lze prohlásit, že předložená novelizace je směsicí formálních drobností a velmi zásadních úprav. Asi nejzásadnější změnou je povinné vkládání dokumentů do spisu. Mění se tím jednak pohled na spis, který již nutně nemusí být jen spojením dokumentů, neboť může ve výjimečných případech obsahovat i jeden dokument, ale hlavně se tím sjednocují postupy vyřizování dokumentů, byť to znamená zákaz jednoduchého vzetí na vědomí či odpovědi bez spisu. Z tohoto pohledu lze jednoznačně pochválit uživatele elektronické spisové služby Munis ERMS, kteří již přešli na automatickou tvorbu „malých“ spisů při odpovědi, a tak jsou už procesně na tuto významnou změnu v mnohém připraveni.
Další až téměř „revoluční“ změnou je ukončení možnosti používání skartačního znaku „V“. Znamená to, že všichni původci budou muset přepracovat své spisové a skartační plány tak, aby obsahovaly u věcných skupin pouze buď znak „A“ – navrženo za archiválii, nebo znak „S“ – navrženo k trvalému zničení. Pro zjednodušení zapracování těchto změn a usnadnění vaší práce připravuje společnost Triada novou nabídku služby tvorby spisových řádů.
Uvedené dva příklady jasně ukazují, že novelizace vyhlášky o spisové službě skutečně obsahuje zásadní změny, které budou mít dopady zejména na původce. Ani dodavatelé elektronických systémů spisových služeb se ale nevyhnout tomu, aby své systémy patřičně aktualizovali. Vyvstává zde tedy pro všechny zúčastněné jasná otázka: Do kdy?
Odpověď na tuto otázku není úplně jednoznačná a úplně jednoduchá. Účinnost novelizovaného znění vyhlášky je stanovena na 1. července letošního roku. Avšak Ministerstvo vnitra, v jehož gesci je vydání této vyhlášky, si je vědomo, že nejde jen o „kosmetické“ změny, které lze do procesů organizací zapracovat ze dne na den, a proto do vyhlášky přidalo přechodné období. Podle něj platí, že veřejnoprávní původci uvedou výkon své spisové služby do souladu s požadavky vyhlášky č. 259/2012 Sb., ve znění účinném ode dne nabytí účinnosti této vyhlášky, do 31. prosince 2025. Bylo by však velkou chybou, kdyby kdokoliv považoval toto datum za příliš vzdálené a nyní složil ruce v klín. Na změny byste se tedy měli začít připravovat co nejdříve, protože se skutečně budou muset mnohé procesy změnit a vy si budete muset zvyknout na nové přístupy a postupy.
Prvním krok, který můžete v této souvislosti učinit, je návštěva Odborného semináře uživatelů IS Munis, kde budou představeny všechny stěžejní změny v oblasti spisové služby a na kterých bude ukázáno, jak je možné se na ně postupně začít připravovat.
Vraťme se ale znovu k vyřčené otázce, u které jsme si zatím představili jen nejzazší hranici, do kdy je provedení změn nezbytné. Znamená to, že od 1. července 2023 se na tyto změny mohou původci připravovat postupnými kroky zahrnujícími nejenom změny spisového řádu a jeho příloh, ale i změny v procesech a mnohých přístupech. Dále je potřeba si uvědomit, že všechny tyto změny musí být sladěny také s dalšími zákonnými termíny plynoucími primárně ze zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a také z jiných předpisů, jako je například zákon č. 12/2020 Sb., o právech na digitální služby. První změny by proto měly být realizovány ideálně již do konce letošního roku.
Rádi bychom vás touto cestou ujistili, že společnost Triada je na vaší straně a vždy se bude snažit o to, aby vám se zvládáním všech nových úkolů pomohla, ať už nabídkou svých produktů nebo souvisejících služeb.