Malé změny velkého dopadu

Na začátku července nabyly účinnosti hned dva nové předpisy týkající se spisové služby. Oba ji výrazným způsobem posouvají dál v její současné stěžejní funkci, kterou je podpora vnitřní elektronizace úřadů a úřadování. Elektronická spisová služba už nějakou dobu není jen nástroj formálního zajištění evidence dokumentů, ale je to efektivní prostředek pro správu dokumentů, jejich vyhledávání a zajištění dlouhodobé důvěryhodnosti elektronických dokumentů. To vše mohou soukromé subjekty veřejnoprávním původcům jen závidět.

Změny ve vyhlášce

Prvním ze zmíněných předpisů je vyhláška č. 96/2023 Sb., která výrazným způsobem upravila vyhlášku č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. Protože nebyl změněn z hlediska ustanovení týkajících se spisové služby také zákon, jsou tyto úpravy pouze v mezích vyhlášky z pohledu upřesnění určitých etap výkonu spisové služby, jejichž základní sled a obsah se nemění. Nicméně, i když jde jen o změny na úrovni vyhlášky, což by se dalo charakterizovat jako malé změny, jejich dopad je poměrně velký. Proto také bylo stanoveno adekvátní přechodné období, během kterého se všechny zainteresované strany mají na aplikování těchto změn připravit.

První změna se týká označování dokumentů, v němž se postupně potlačuje role čísla jednacího, a o to víc se zdůrazňuje role jednoznačného identifikátoru. Tento postup bychom mohli přirovnat k postupnému utlumování využívání rodného čísla pro identifikaci osob ve prospěch jiných bezvýznamových identifikátorů, jako je například AIFO (agendový identifikátor fyzické osoby) v základním registru obyvatel. V obou případech jde o dlouhodobý proces, který je podporován elektronizací, jež umožňuje rychle dohledávat údaje svázané s určitými identifikátory. Díky tomu už tyto identifikátory nemusí obsahovat označení roku nebo zkratku vyřizující osoby, protože tyto údaje poskytne elektronický systém spisové služby v podstatě okamžitě po zadání jednoznačného identifikátoru dokumentu.

Tvůrci vyhlášky přesto zachovávají v definici jednoznačného identifikátoru dokumentu jednu významovou složku, kterou je zkratka původce. Vzniká tak z pohledu identifikace jakýsi hybrid, který má významovou i nevýznamovou složku. Významová složka odlišuje původce, nevýznamová pak slouží k jednoznačné identifikaci dokumentu v rámci původce. A právě jednoznačný identifikátor dokumentu by měl zcela nahradit číslo jednací v otisku podacího razítka při přijmu listinných dokumentů. Lze očekávat, že po určitou dobu budou v tomto otisku vystupovat oba dva identifikátory, i když uvádění čísla jednacího již není a nebude povinné.

Druhá zásadní změna se týká vyřizování dokumentů, které musí být vždy součástí nějakého spisu. K tomu stále platí ustanovení procesních právních předpisů o spisech. Například správní řád hovoří o tom, že dokumenty týkající se téže věci se spojují ve spis. Pro dokumenty, které dříve vystupovaly samostatně, tak bude třeba vymyslet, jakým způsobem tuto společnou věc definovat. Ukažme si to na konkrétním příkladu žádostí o informace podle zákona č. 106/1999 Sb. Jednou z možností je přistoupit ke každé žádosti jako k samostatné věci a vytvářet jednotlivé spisy pro každý jednotlivý případ žádosti o informace. Druhou možností je pohlížet na vymezení společné věci z pohledu času a definovat např. spis, jako žádosti o informace, které přišly během jednotlivých kvartálů roku, nebo třeba měsíců, pokud těchto žádostí přichází více. Třetí možností je informace kategorizovat a vytvářet spisy z žádostí o informace například podle odborů, které připravují konkrétní odpovědi na tyto žádosti. Již z této ukázky je vidět, že možností je více a nelze obecně stanovit jen jednu správnou cestu. Vždy záleží na množství případů, jejich pestrosti, velikosti původce apod.

Třetí změna, kterou zde ještě zmíníme, se týká potřeby předělat spisové a skartační plány. Došlo totiž ke zrušení skartačního znaku „V“. Původce již bude muset v rámci skartačního návrhu jasně vyjádřit svůj pohled na důležitost dokumentů a spisů tím, že je zařadí buď do věcné skupiny se skartačním znakem „S“ nebo se skartačním znakem „A“. Samozřejmě, že v rámci skartačního řízení může vždy archivář vybrat i některé spisy z věcné skupiny se skartačním znakem „S“ za archiválie, a naopak může dát pokyn k trvalému zničení pro některé spisy z věcné skupiny se skartačním znakem „A“. Tato pravomoc archivářům pochopitelně zůstává. Avšak odpadnou nerozhodné věcné skupiny, u nichž se dopředu neví. Tato změna nebude pro původce jednoduchá, ale výsledkem by měl být spisový a skartační plán, který bude pro všechny transparentnější a srozumitelnější.

Novela vyhlášky o podrobnostech výkonu spisové služby obsahuje změn ještě mnohem více a jejich celkový rozbor by značně přesáhl rozsah tohoto příspěvku. Cílem však nyní nebyl úplný rozbor změn, ale ukázka jejich rozsahu a závažnosti, abychom doložili tvrzení nadpisu příspěvku, že jde o malé změny velkého dopadu.

Změny v národním standardu

Ruku v ruce se změnou vyhlášky byl zcela přepracovaný také Národní standard pro elektronické systémy spisové služby. Došlo k redukci požadavků, jejich zpřesnění, celkové restrukturalizaci předpisu a rozšíření počtu příloh. Národní standard se nově detailnější způsobem vyjadřuje ke konstrukci a využití jmenného rejstříku anebo ke spisové rozluce.

V úvodu předpisu je zmíněno, že „předkládané znění národního standardu bylo zásadně upraveno s ohledem na nový proces atestace elektronických systémů spisových služeb“. Avšak rozsah provedených změn, jak ve vyhlášce, tak v národním standardu, se neomezil jen na úpravy spojené s atestací elektronických systémů spisové služby. Došlo k reflexi zkušeností s více než desetiletým provozem a rozvojem elektronických systémů spisových služeb, i když mnoho úprav bylo provedeno jen „na půl cesty“, a to jednak z důvodu krátkého časového období, během něhož byly změny připravovány, a jednak z důvodu výše zmíněných nezměněných zákonných mantinelů. Proto také Ministerstvo vnitra nedávno zveřejnilo informaci o tom, že bude připravovat zcela nový zákon. Je tedy zřejmé, že stávající úpravy jsou jen počátkem velkých změn, které čekají oblast výkonu spisové služby v následujících letech.

Pokud bychom opět měli nějakým způsobem ilustrovat aktuální změny v národním standardu, můžeme uvést, že dochází k přeformulování některých termínů a k historickému prolomení přístupu k dokumentu jako neměnné jednotce. Národní standard připouští, že dokument může mít různé verze. Tedy něco, co by ještě před deseti lety bylo zcela nemyslitelné. Další významnou změnou v národním standardu je úprava procesů týkajících se převodu dokumentu do výstupního datového formátu a tlak na výhradní pečetění určitých typů dokumentů, např. transakčních protokolů.

Kudy do toho

Aplikovat všechny změny provedené ve vyhlášce o podrobnostech výkonu spisové služby a v Národním standardu pro elektronické systémy spisové služby nelze samozřejmě ze dne na den. Proto všechna nová pravidla sice platí již od 1. července 2023, avšak původci i dodavatelé elektronických systémů spisové služby mají vymezený určitý čas pro realizaci změn. Jaký bude skutečný prostor pro rozplánování všech změn, to je ještě předmětem diskuse, která nyní probíhá na půdě Ministerstva vnitra. Bude to něco mezi jedním rokem a dvěma a půl lety.

Společnost Triada pro vás k těmto novinkám připravuje nejen technickou, ale i metodickou pomoc. Elektronický systém spisové služby Munis ERMS je již nějakou dobu postupně aktualizován tak, jak byly některé úpravy Ministerstvem vnitra dopředu avizovány. Upravován bude postupně i nadále, aby vám poskytl potřebné zajištění aplikování těchto změn. Kromě toho připravujeme celou řadu specializovaných webinářů i odborných seminářů uživatelů IS Munis, v rámci nichž vás budeme postupně seznamovat se všemi potřebnými změnami v oblasti spisové služby.

Obr. 1. Náhled vytištěných štítků
Obr. 1. Náhled vytištěných štítků

Protože zatím není úplně jasné, jaký bude skutečný prostor pro rozplánování všech změn, nelze v současné době přesně navrhnout celý jízdní řád aplikování všech novinek. Jedna věc je ale i přesto naprosto jasná. Je nanejvýš vhodné začít ihned – a to s tím, co je jasné, zřejmé a hmatatelné. Například zavedení nahrazení otisku podacího razítka tiskem štítků obsahujících již také jednoznačný identifikátor dokumentu (viz Obr. 1). To může být první jasný krok, kterým lze vykročit na cestu změn výkonu spisové služby dlážděnou všemi novými pravidly ve vyhlášce i v národním standardu. Tisk štítků na podatelně je elektronickou spisovou službou Munis ERMS podporován již několik let a může být nastaven a zaveden v různých režimech. Konzultanti IS Munis i naši obchodní zástupci vám se zavedením tohoto procesu rádi pomohou.