Hromadné procesy ve Fakturaci ASM
Moduly Fakturace ASM a Bankovní služby ASM nahrazují v IS Munis původní moduly Fakturace a Bankovní služby. Jejich koncepce reflektuje aktuální trendy a moderní postupy zejména v nabídce specializovaných přehledů. Na rozdíl od původních modulů, kde byl stěžejní hlavní formulář fakturační knihy nebo knihy výpisů, jsou v nových aplikacích k dispozici předpřipravené pohledy například na neschválené faktury, neodeslané faktury či nezaplacené faktury. Díky tomu se dokážete mnohem rychleji zorientovat v tom, co zbývá dokončit, a nemusíte to zjišťovat v obecné knize faktur. Ta slouží už jen k závěrečnému přehledu a případným tiskům.
Přestože existují doporučené postupy zadávání přijatých nebo vydaných faktur, lze z nich libovolně vystupovat a zase se do nich vracet pomocí široké nabídky hromadných procesů.
Začněme příkladem u přijatých faktur. Ke každé přijaté faktuře má být vytvořena dle příslušných právních předpisů tzv. průvodka obsahující podpisy příkazce operace, správce rozpočtu a hlavní účetní. Doporučený postup spočívá v tom, že by se tato průvodka měla vytisknout vždy po zápisu faktury. Postupovat se dá ale i tak, že zapíšete více faktur po sobě, a následně všechny potřebné průvodky vytisknete najednou pomocí formuláře, jehož náhled je na Obr. 1.
V tomto formuláři je možné nejenom zmíněné hromadné vytištění průvodek, ale také hromadné schválení. Jednoduše zde tedy „zakliknete“ ty faktury, jejichž podepsané průvodky máte s příslušnými podpisy již k dispozici. Hromadně je pak můžete nejen schválit – program vám totiž rovnou nabídne i vytvoření hromadného příkazu k úhradě, který pak v případě potřeby můžete vyexportovat do internetového bankovnictví.
Nicméně pokud i krok schválení faktury potřebujete výjimečně řešit jednotlivě, je možné hromadný příkaz k úhradě vygenerovat následně – z formuláře závazků bez příkazu. Modul Fakturce ASM tedy počítá s tím, že bývá každodenní praxe velice pestrá a nelze vždy předjímat, jaký postup bude v daném okamžiku nejvýhodnější. Proto Fakturace ASM nabízí více možností, abyste si mohli jakýkoli krok z celého životního cyklu přijaté faktury usnadnit pomocí zmíněných hromadných akcí.
I vydané faktury mají své hromadné procesy, které zahrnují zejména hromadné odeslání anebo vytištění. Preferovaným postupem, který je zobrazen na Obr. 2, je hromadné odeslání faktur přes elektronickou spisovou službu Munis ERMS. V hromadném procesu odeslání vydaných faktur jsou ale k dispozici všechny čtyři způsoby odeslání, které modul Fakturace ASM umožňuje. Záleží proto jen na vás, který z nich si vyberete, k dispozici máte následující varianty:
- Hromadné odeslání přes spisovou službu, při němž jsou vytvořeny adekvátní koncepty, které v rámci elektronické spisové služby Munis ERMS v úrovni Plus můžete také hromadné dokončit a odeslat. V této variantě se navíc nabízí možnost společného průvodního dopisu, který tak nemusíte jednotlivě přikládat ke každé faktuře (viz spodní část Obr. 2).
- Uložení do složky, v níž jsou vygenerovány datové anebo vizuální podoby odesílaných faktur, které pak můžete fakticky odeslat jakýkoliv vhodným způsobem.
- Hromadné odeslání faktur e-mailem přímo z modulu Fakturace ASM. Podmínkou je pouze to, abyste v kontaktních adresách u faktur měli uvedenu e-mailovou adresu odběratele – aby program věděl, kam má fakturu odeslat.
- Prosté vytištění, které je sice z hlediska následného odeslání asi nejnákladnější (z důvodu stále rostoucích cen poštovného), přesto se ale stále hojně využívá.
O každém hromadném odeslání vydaných faktur je vytvořen protokol, který je jako doklad automaticky uložen a lze jej kdykoliv zpětně vyvolat. Ukázka protokolu je na Obr. 3.
Moduly Fakturace ASM a Bankovní služby ASM jsou připraveny poskytnout vám maximální komfort při zvládání příslušných ekonomických agend a usnadnit vám činnosti spojené s každým jednotlivým krokem životního cyklu přijatých i vydaných faktur. Zbyde vám tak víc času i na něco příjemnějšího – například na dobrou kávu.
