IS Munis přijal první velkoobjemovou datovou zprávu
Datové schránky (DS) hlásí velkou změnu, od 1. ledna 2024 se totiž dají prostřednictvím DS odesílat zprávy až do velikosti 100 MB. Abyste měli dostatek času na to, připravit se na příjem a odesílání tzv. velkoobjemových datových zpráv s předstihem, byl na tuto funkcionalitu IS Munis technicky nachystaný již v červenci 2023. První velkoobjemová datová zpráva dorazila na jednu z obcí, která využívá elektronickou spisovou službu Munis ERMS, hned první pracovní den roku 2024. Zpráva byla bez problémů přijata i zpracována.
Co jsou velkoobjemové datové zprávy
Již poměrně dlouhou dobu jsou datové schránky připravovány na zvýšení limitu velikosti přenášené datové zprávy, nicméně legislativně byla tato změna podložena až během podzimu, kdy došlo k novelizaci vyhlášky č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek. Datum účinnosti úpravy bylo stanoveno na 1. ledna 2024. Kromě zvýšení limitu velikosti datové zprávy byly přidány též další přípustné datové formáty, včetně kontejnerových formátů typu ZIP, a zpřísněny podmínky pro tvorbu hesla.
Jedna datová zpráva tak nyní může mít až 100 MB. O velkoobjemové datové zprávě se hovoří v případě, že má velikost větší než 20 MB. Uživatelsky je práce se všemi datovými zprávami v IS Munis shodná, ale technicky se příjem a odesílání velkoobjemových datových zpráv řeší různým způsobem. Proto bylo třeba na to programy připravit. Elektronická spisová služba měla tuto podporu integrovanou již v pololetní aktualizaci 3. 40. 0. Nicméně z pohledu dalších rozšíření, které jsou součástí novelizované vyhlášky (nové datové formáty), určitě doporučujeme mít nainstalovánu aktuální verzi 3.40.2.
Příjem a odesílání velkoobjemových datových zpráv
Příjem a odesílání velkoobjemových datových zpráv (velikost 20 až 100 MB) v IS Munis se tedy neliší od klasických datových zpráv (do velikosti 20 MB), ale je třeba počítat s tím, že při pomalejším připojení k internetu může být (zejména odeslání) časově náročnější.
Na detailu dokumentu, vytvořeného z přijaté datové zprávy, je vždy vidět jak velikost celého ztvárnění, tak jednotlivých dílčích komponent. Ukázka zobrazené velikosti komponenty je na Obr. 2. Protože úřad může formálně omezit velikost přijímaných komponent tím, že zveřejní toto omezení na svých webových stránkách (úřední desce), je na detailu dokumentu také informace, zda velikost komponent z přijaté datové zprávy odpovídá těmto podmínkám (musí to být samozřejmě adekvátně nakonfigurováno ve spisové službě).
Při přípravě konceptu a kontrole vůči ISDS se již počítá celková velikosti budoucí datové zprávy. V případě, že tato velikost přesáhne 20 MB, objeví se rozšířená informace o velkoobjemové datové zprávě, jak ilustruje Obr. 3.
Také velikosti jednotlivých komponent při přípravě nového dokumentu mohou být omezeny nastavením, aby se předešlo zbytečným zátěžím. Určení velikosti je plně v kompetenci úřadu a jediným omezením je horní hranice velikosti datové zprávy, tedy 100 MB. Nicméně je samozřejmě doporučeno vytvářet dokumenty, které nejsou zbytečně velké, pokud to nevyžaduje jejich informační obsah.
Na co je třeba myslet
Z pohledu všech změn, které v datových schránkách nastaly k 1. lednu 2024, je určitě vhodné zkontrolovat a případně aktualizovat informace, které máte na svých webových stránkách a úřední desce zveřejněny pro elektronickou podatelnu a pro příjem datových zpráv. Připomínáme, že každý úřad má povinnost přijímat datové formáty, které jsou označeny vyhláškou č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, jako výstupní datové formáty, anebo které jsou výstupem z autorizované konverze dokumentů. Příjem dalších datových formátů je plně v kompetenci úřadu, ale je třeba vždy dodržet to, co je zveřejněno. Určitě tedy vámi zveřejněné informace revidujte.
Občany na fakt, že každý úřad nepřijímá všechny datové formáty, upozorňuje též informační web datových schránek, jak ilustruje Obr. 4. Zde je také dispozici jasný návod, jak postupovat, pokud vám datovou zprávou přijde datový formát, který nepřijímáte. Spisová služba jej musí zapsat až do dokumentu – následně byste ale měli podatele informovat, že jeho podání má vady, a poskytnout mu dle správního řádu přiměřenou lhůtu k jejich odstranění.
