Jarní úklid byste měli provést i ve spisovce

Pomalu se blíží jaro a s ním u mnohých z vás i jarní úklid. Ze svých šatníků a skříní při něm vyřazujete spoustu obnošených věcí, a děláte si tak prostor na věci nové. Úplně stejné je to se skartačním řízením. I při jeho provádění totiž vyřazujete staré a nepotřebné dokumenty a spisy – a uvolňujete tak místo pro ty nové. Po hektickém začátku roku spojeném s uzávěrkami a audity je na elektronické skartace konečně opět více času. A proto stojí za krátké připomenutí.

Kontroly skartačních lhůt

Základem pro skartační řízení, v němž můžeme vyřadit staré dokumenty a spisy, je samozřejmě poctivé vedení spisové služby. Posledním krokem životního cyklu entit je přenos do spisovny, při kterém dochází ke kontrole kvality zejména z pohledu nároků na několikaleté uložení. Je to stejné, jako když se na konci léta uloží oblečení na zimu – také se snažíte je na jaře vytáhnout čisté a použitelné. Přitom dokumenty a spisy ve spisovně leží mnohem déle, než jen jednu zimu.

Pokud chcete získat obecný přehled, jak jsou ve vašem případě využívány jednotlivé věcné skupiny a tím představu, jak dlouhé uložení dokumenty a spisy čeká, můžete využít statistickou funkci, která je dostupná v aplikaci Nastavení evidencí a ERMS – ve správě spisových plánů. Příklad použití a zobrazení této statistiky je na Obr. 1.

Zmíněnou statistickou funkci lze také použít jako základní podklad pro revizi spisového a skartačního plánu, který byste měli nejpozději v následujícím roce udělat, abyste se zbavili skartačního znaku „V“.

Kdy lhůty uplynou

Běh skartačních lhůt samozřejmě nemusíte hlídat sami. V aplikaci ERMS Spisovna informačního systému Munis je pro něj k dispozici hned několik funkcí. Základní statistické funkce dávají přehled o počtu entit, dokumentů a spisů, kde již lhůta uběhla, a můžeme je tak zařadit do skartačního návrhu. Ukázka těchto funkcí je na následujícím obrázku.

Přehled je sestavován zvlášť pro dokumenty, které nejsou součástí spisů, a zvlášť pro spisy. Zobrazit si jej můžete buď podle věcných skupin, jak je vidět na Obr. 2., nebo dle umístění, kde najdete případné analogové části těchto dokumentů a spisů. Pokud zjistíte, že lhůty uplynuly, je ideální čas pustit se do elektronického skartačního řízení.

Rozhodně to není nic extra těžkého. Těžké bývá se odhodlat a začít, jako když dlouze přemýšlíte, zda tento konkrétní kousek oblečení, který máte spojený s tolika zajímavými vzpomínkami, ještě budete nosit. Ale jakmile se rozhodnete, už to jde rychle. A pokud byste si přeci jen nebyli s něčím jisti, může se přihlásit na počítačový kurz Průvodce elektronickou skartací prakticky.

Přejeme hodně štěstí při vyřazování dokumentů a spisů i při uvolňování místa ve vašem šatníku pro nové krásné jarní oblečení.