Podpisová kniha a elektronické schvalování faktur

S IS Munis můžete pracovat snadno a efektivně – nově i díky rozšířeným možnostem schvalování faktur a významnému grafickému zpřehlednění podpisové knihy, do které jsou integrované všechny schvalovací procesy v IS Munis. Možností, jak nastavit vnitřní schvalovací procesy, je více a záleží na každé organizaci, co považuje za účelné, efektivní a hospodárné. S odpovídajícím nastavením vám vždy rádi pomohou naši konzultanti a obchodní zástupci.

Podpisová kniha aneb jednotné schvalování

Podpisová kniha je v informačním systému Munis součástí aplikace ERMS Vedoucí, jež kromě této funkcionality obsahuje další kontrolní funkce vhodné pro vedoucí pracovníky. Nicméně použít ji mohou všichni, kdo mají právo schvalovat entity v rámci celého informačního systému Munis. Kromě dokumentů to mohou být také podklady pro zaplacení faktur. Ukázka jednotného seznamu všech schvalovaných entit je na Obr. 1

Vlastní schvalování se vždy řídí přednastavenými šablonami, jejichž volba závisí na vstupních parametrech schvalovaných entit. Odvozena může být také od věcné skupiny, odboru, druhu dokumentu a samozřejmě též typu entity. Schvalování se může skládat z postupných striktně na sebe navazujících kroků nebo může být rozvolněno a nabízet schvalování v libovolném pořadí schvalovatelů. Tento druhý případ je častější právě pro elektronické schvalování faktur, které musí schválit minimálně příkazce operace, správce rozpočtu a hlavní účetní.

Každý jednotlivý krok schválení lze nastavit buď jako formální „odkliknutí“ nebo jako plně elektronické podepsání. První varianta je jednoduchá a rychlá, ale nenahrazuje průkazně podepsanou listinnou průvodku faktury. Druhá varianta znamená využití kvalifikovaného certifikátu pro vytvoření kvalifikovaného elektronického podpisu, který v důsledku plně nahrazuje vlastnoruční podpis. Volba konkrétních možností závisí na připraveném nastavení, což znamená, že v průběhu schvalování se již nemění, a neotevírá se tak možnost vzniku chyb. Celý proces je navržen tak, aby byl nejen maximálně jednoduchý a přehledný (viz také Obr. 2), ale také zpětně průkazný.

Elektronické schvalování faktur

Elektronické schvalování faktur může probíhat mnoha způsoby. Tím nejjednodušším je prosté odkliknutí odpovědnou osobou na základě kontrol probíhajících mimo systém. Nicméně v poslední době se stále více prosazují postupy plně digitalizované.

Informační systém Munis a modul Fakturace ASM umožňují nastavit a realizovat všechny úrovně tohoto procesu. Od jednoduchého základního odkliknutí, přes vícenásobné formální schvalování až po plně elektronické schvalování včetně elektronického podepisování a časového razítkování, které zajišťuje plnou průkaznost uložených dokladů a schválení v podobě dokumentu ve formátu PDF/A opatřeného kvalifikovaným elektronickým podpisem příkazce operace, správce rozpočtu i hlavní účetní. Obsah schvalovaných podkladů lze variantně nastavit tak, aby obsahoval všechny informace o faktuře a plánovaném zaúčtování včetně vazby na rozpočtovou skladbu.

Do schvalovacího procesu mohou být pro schvalovatele vloženy také všechny potřebné přílohy, např. objednávka nebo smlouva, aby k rozhodnutí nebylo třeba dohledávat žádné další informace mimo systém a v centrální podpisové knize bylo vše k dispozici na jednom místě k snadnému prohlédnutí a rychlému, ale zodpovědnému rozhodnutí.

Pokud se chcete o možnostech elektronického schvalování faktur v informačním systému Munis dozvědět více, kontaktuje buď naše konzultanty či obchodní zástupce, anebo se přihlaste na pololetní odborný seminář uživatelů Munis, v rámci něhož bude věnována pozornost i tomuto tématu.