Využíváte novinky ve spisové službě Munis ERMS naplno?
Před začátkem léta došlo ve spisové službě Munis ERMS ke spoustě změn. Výrazná aktualizace spisovky reflektovala probíhající přechodné období spojené s novelizacemi zákona a vyhlášky a zohlednila nové povinnosti, které z této legislativy vyplývají. Zároveň byla i prvním velkým krokem na cestě k atestovanému systému spisové služby. V rámci aktualizace jsme se také zaměřili na zjednodušení procesů všude, kde to bylo možné, a připravili jsme pro vás i další užitečná vylepšení spisové služby. Ta stojí určitě za připomenutí – abyste všechny novinky mohli využívat naplno.
Čištění hlavního adresáře
Jedním z dlouhodobých problémů vedení spisové služby je zajištění čistoty a přehlednosti hlavního adresáře, který je legislativou nazýván jmenný rejstřík. V elektronické spisové službě Munis ERMS jsme před mnoha lety zvolili hierarchickou strukturu zápisu subjektů, která umožňuje přehledně navázat k právnickým osobám oddělení či k podnikatelům asistentky a asistenty. Můžete tak evidovat různé pobočky závodů anebo kontaktní osoby. Všechny tyto údaje většinou nejsou vedeny v centralizovaných registrech, a proto jsou vaším doplňkem k ověřeným údajům načteným z datových schránek nebo základních registrů. Nicméně tato volnost evidence často přináší zaplevelení hlavního adresáře různými duplicitami a nepřesnostmi, které pak ztěžují orientaci a výběr konkrétních podatelů. Proto jsme v rámci zmíněné aktualizace přistoupili k různým procesům ověřování a samočištění. Obr. 1. ilustruje indikaci ověření adresy vůči ISDS.
Nutno ovšem dodat, že každá mince má dvě strany a zjednodušení vazby na hlavní adresář při přijmu datové zprávy znamená, že pokud chceme upřesnit například oddělení či odbor odesílatele, který ISDS neeviduje, musíme provést samostatné následné upřesnění adresy na detailu přijímané zásilky. Nicméně ve většině případů je nový způsob rychlejší a pohodlnější.
Nezapomínejte na ověřování podpisů
Ověřování elektronických podpisů je spojené se stále se opakujícími otázkami, které jsou způsobeny zejména legislativou komplikovaně nastavenými pravidly. Musíte rozlišovat mezi zaručeným elektronickým podpisem, uznávaným elektronickým podpisem a kvalifikovaným elektronickým podpisem a přitom vědět, kdy který stačí k tomu, abychom považovali přijatý dokument za podepsaný. Ověřování jsme se pokusili co nejvíce automatizovat a zjednodušit. Pokud je komponenta přijatého dokumentu podepsaná, objeví se u ní automaticky barevný puntík.
Je-li puntík zelený, jedná se o uznávaný nebo kvalifikovaný elektronický podpis, který se podařilo rovnou plně ověřit. Protože ve většině případů musíte akceptovat právě ten uznávaný, tak tím máte rovnou vystaráno a nemusíte si ani prohlížet detailní protokol o ověření.
Je-li puntík žlutý, pak se něco ověřit nepovedlo a je třeba se podívat, o jaký konkrétní problém se jedná. Většinou jde o absenci kvalifikovaného časového razítka a k ověření dojde automaticky za 24 hodin. Výsledek pak přehledně uvidí úředník na detailu dokumentu.
A pokud puntík zčervená, pak je něco zcela špatně. Buď je porušena konzistence dat, tedy došlo k jejich změně po podpisu, nebo je již neplatný certifikát, nebo má podpis jinou vadu, kvůli které jej nelze přijmout jako náhradu vlastnoručního podpisu. Ani v tomto případě však nesmíte dokument z této příčiny odmítnout a musíte případně podatele vyzvat k nápravě vady podání. To uděláte zcela jednoduše, pokud dokument vložíte či přiložíte do spisu a v něm vyberete tvorbu dokumentu odvozeného právě z tohoto podání. Pokud budete mít k této výzvě připravenou vhodnou šablonu, tak vše pořídíte na pár kliknutí. A jestliže ještě šablonu nemáte, pak je nejvyšší čas, abyste se obrátili na naše konzultanty anebo obchodní zástupce, kteří vám s přípravou šablon a zjednodušením procesů rádi pomohou.
Nový detail dokumentu a detail spisu
Detail dokumentu a detail spisu se v nové verzi zobrazují ve zcela nové vizuální podobě, která má dvě hlavní přednosti:
- První předností je dynamická nabídka akcí odpovídající stavu dokumentu nebo spisu, která vás rychle navede k dalšímu postupu vyřizování přijatého dokumentu, úpravy či schválení a odeslání vlastního dokumentu anebo rozšířené tvorbě spisu. Stručně řečeno se tak rychle a pohodlně dostanete k cíli zpracování příslušného úkonu.
- Druhou předností je sestavení nabídky funkcí do vertikálních skupin, které umožňují ke každé funkci kromě ikony přidat také výstižný popis. Díky tomu rychle najdete případné specifické operace včetně těch, které jsme přidali zcela nově.
Protože nových a vylepšených funkcí je v nové verzi spisové služby ještě mnohem více, vrátíme se k nim v některém z dalších příspěvků. Do té doby můžete zhlédnout výuková videa, která nové postupy přehledně představují a umožňují vám rychle se v novinkách zorientovat. Abyste mohli všechny novinky využít, musíte mít nainstalovanou nejnovější verzi IS Munis 3.44.0.7 (řadu novinek ale přinesla také již verze 3.43.2). Pokud s instalací potřebujete pomoci, obraťte se na naše konzultanty anebo obchodní zástupce a domluvte si s nimi termín instalace.