Novela Národního standardu
Vedení spisové služby v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby je preferovaným způsobem výkonu spisové služby již několik let. Konkrétní pravidla pro tyto systémy jsou specifikována Národním standardem, který publikuje Ministerstvo vnitra ve svém věstníku na základě zmocnění daném v zákoně o archivnictví a spisové službě. Letos na začátku července byla v tomto věstníku publikována již čtvrtá verze tohoto předpisu, která se významným způsobem odlišuje od verzí předchozích. Příspěvek představuje vybrané důležité novinky publikované normy a jejich praktické dopady.
Obecně o novele
Národní standard pro elektronický systém spisové služby primárně vyšel z evropské normy MoReq 2. Ta přímo takové národní úpravy předpokládala jako tzv. kapitolu 0. Nicméně celková koncepce normy MoReq 2 je postavena na lehce odlišných principech, než jsou typické pro vedení spisové služby v České republice, a proto muselo být doplněno do Národního standardu několik nových specifických kapitol. Celkově tak Národní standard od počátku působil nepřehledně a zbytečně složitě. Jak již bylo zmíněno, je aktuální čtvrtá verze významně přepracovanou verzí, v níž došlo k opuštění původní koncepce a k příklonu ke způsobu, jakým spisovou službu popisuje vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby.
Aktuální verze Národního standardu má tedy zcela novým způsobem uspořádány jednotlivé kapitoly, které reflektují navazující etapy vlastního vedení spisové služby obdobným způsobem jako citovaná vyhláška. Tyto kapitoly jsou následující:
- Základní pojmy
- Příjem a evidence dokumentů
- Spisový plán a organizace spisů
- Odkazování mezi entitami
- Vyhledání, výběr, znázornění a ztvárnění
- Ukládání a vyřazování dokumentů
- Kontrola a bezpečnost
- Správcovské funkce
- Rozhraní k propojení informačních systémů spravujících dokumenty
- Dokumentace životního cyklu ESSL
- Metadata
Další významnou obecnou změnou je naprosté vyloučení doporučených požadavků. Pokud konkrétní systém spisové služby nabízí některé funkce a zjednodušení postupů nad rámec daných povinností, je to jeho konkurenční výhoda a netřeba se odkazovat na doporučené požadavky Národního standardu. Příkladem může být specifické volitelné tematické zařazování dokumentů a spisů do tzv. Témat v elektronickém systému spisové služby Munis ERMS od společnosti Triada (viz obr. 1). Tento nástroj vychází z tzv. volných vazeb specifikovaných také novou verzí Národního standardu, ale přidává navíc různé výstupy výsledných skupin umožňujících spojovat dohromady celé spisy i samostatné dokumenty v různých přehledech a různých pohledech. Za všechny jmenujme např. evidenci stížností či žádostí o informace podle zákona č. 106/1999 Sb. Navíc jeden dokument či spis může ležet i ve více různých tématech.
Odstranění doporučených požadavků z Národního standardu ale zároveň znamená, že některé z původně doporučených požadavků, jejichž zásadnost byla posouzena jako vysoká, se staly povinnými. Kromě toho přibylo do Národního standardu několik dalších zcela nových povinností. Protože implementace některých z nich si jistě vyžádá určitý čas jak na straně dodavatelů spisových služeb, tak třeba v případě SIP balíčků i na straně národního archivu, byla pro vybrané nové požadavky stanovena posunutá účinnost až na 1. května 2018.
Standardizace rozhraní
Pokud má spisová služba sloužit jako páteřní agenda, zastřešovat nejen celkovou evidenci dokumentů, ale také zajišťovat uložení všech digitálních dokumentů a následné elektronické skartační řízení, musí být propojena se všemi dalšími systémy a agendami, které daný původce využívá pro tvorbu a správu dokumentů. Národní standard pro jejich označení zavádí nový pojem – informační systémy spravující dokumenty (ISSD). Asi jednou z nejvýznamnějších novinek čtvrté verze Národního standardu je standardizace rozhraní mezi elektronickým systémem spisové služby a ISSD. Toto rozhraní vychází z původních verzí tzv. Best practise a reflektuje zkušenosti s jeho implementací. Díky tomu jej již některé spisové služby obsahovaly, aniž zde tedy bylo jasné zakotvení této povinnosti.
Jednou z elektronických systémů spisových služeb, které uvedené rozhraní již nějakou dobu obsahují, je již zmíněná spisová služba Munis ERMS. Toto rozhraní má svou synchronní i asynchronní část. Obě části musí být implementovány současně, neboť se vzájemně doplňují, přičemž synchronní funkce se využívají pouze v nezbytně nutné míře, protože jsou vždy závislé na aktuální dostupnosti obou provázaných systémů. Téměř veškerá komunikace, kromě okamžitého vyzvednutí čísla jednacího pro dokument anebo spisové značky pro spis tak probíhá asynchronně, což znamená, že uživatelé jednoho systému mohou bez omezení pracovat, i když je druhý systém dočasně nedostupný (modelový příklad je uveden na obr. 2).
V rámci rozhraní je aplikován tzv. exkluzivní přístup k entitám. To znamená, že vždy jen jeden systém má aktuálně daný dokument či spis v držení a může měnit jeho stav, popřípadě upravovat jeho popis, zatímco druhý systém je v dané době pouze pasivním příjemcem informací o těchto provedených událostech. Díky tomu, že data jsou vždy postupně synchronizována prostřednictvím jednotlivých událostí do obou komunikujících systémů, mají uživatelé obou systémů, tedy např. spisové služby a specializované agendy pro výkon přenesené působnosti státní správy, vždy přehled o dokumentech a spisech, aniž jsou nuceni se přihlašovat do druhého z těchto systémů. Samozřejmě že všechny tyto přístupy musí navíc dodržovat určená přístupová práva pro jednotlivé uživatele k jednotlivým entitám.
Změny v pojmech
Novela Národního standardu zavedla také několik nový pojmů. Jeden z nich už byl představen výše, tedy informační systém spravující dokumenty, který nahradil dřívější pojem agendový informační systém, jehož definice byla v kolizi se zákonem o základních registrech.
Kromě toho byl zcela opuštěn koncept úplného spisového znaku, který není ve spisové službě v České republice tradiční. Evidence dokumentů v naších zemích vychází z přírůstkové evidence podacího deníku, který zároveň dává dokumentům označení v podobě čísla jednacího. Proto byl koncept úplného spisového znaku z aktuálního Národního standardu vypuštěn a s ním samozřejmě i jeho definice. Zůstal pouze tradiční spisový znak, který označuje věcnou skupinu.
Národní standard v první, druhé i třetí verzi rozděloval pojmy záznam a dokument. Dokument je v souladu se zákonnou definicí neměnná zafixovaná jednotka, která může být v podobě analogové či digitální a obsahuje písemnou, obrazovou, zvukovou nebo jinou zaznamenanou informaci. Dokument musí být popsán celou řadou další metadat, jako je datum vzniku, číslo jednací, věc apod. Na rozdíl od dokumentu, záznam se může s časem měnit a může mít různé verze. Když tedy dochází k primární tvorbě vlastních dokumentů např. pomocí vhodných šablon v textových editorech, jsou tyto rozpracované verze označovány za záznamy (viz též obr. 3). A teprve zafixováním obsahu spojeným s převodem do výstupního datového formátu, typicky PDF/A, došlo k vytvoření dokumentu.
Aktuální verze Národního standardu přestala toto striktní rozlišení používat, neboť ve skutečnosti se pojmy záznam a dokument prolínají. Již záznam totiž při svém vzniku často získává spoustu atributů dokumentu, např. číslo jednací, aby toto mohlo být uvedeno v textu. Nicméně nesmí být zase porušena základní vlastnost dokumentu, kterou je jeho neměnnost, a proto byl zaveden nový pojem „koncept“, který poměrně dobře koreluje se zavedenou praxí. Definice v novele Národního standardu přímo říká, že koncept je rozpracovaný dokument přijatý do elektronického systému spisové služby, který se využívá pro prvotní zaznamenání informace při tvorbě dokumentu, a tedy je vytvořen původcem. Koncept je dále opatřen jednoznačným identifikátorem a může existovat ve verzích.
Právě ono verzování je velmi důležité pro praktické použití konceptů. Vezmeme-li si opět za příklad elektronický systém spisové služby Munis ERMS, který automaticky vytváří verze dříve záznamu, nyní konceptu při každé změně, tak máme mnoho možností, jak se vracet v čase k dřívějším verzím, jak jednotlivé verze porovnávat, a to zejména při vícestupňovém schvalovacím procesu.
Transakční protokol
Tvorba transakčního protokolu je základem důvěryhodnosti každého elektronického systému spisové služby. Národní standard transakční protokol aktuálně definuje jako důvěryhodný zápis informací o operacích provedených v elektronickém systému spisové služby, které ovlivnily nebo změnily entity, např. dokumenty, spisy, typové spisy, zásilky či koncepty, nebo vlastní elektronický systém spisové služby, např. jeho nastavení. Informace zapsané v transakčním protokolu umožňují dohledání, identifikaci, rekonstrukci a kontrolu těchto operací, stavu entit v minulosti a činnosti uživatelů. Ukázka transakčního protokolu pro dokument tak, jak jej v souladu s Národním standardem vytváří elektronický systém spisové služby Munis ERMS, je na obr. 4.
Denní obsahy transakčního protokolu se musí dle pravidel Národního standardu pravidelně sumarizovat do samostatných dokumentů. Zafixování kompletních obsahů transakčních protokolů za definované období v podobě dokumentu a podepsání kvalifikovaným elektronickým podpisem s připojeným kvalifikovaným elektronickým časovým razítkem zajišťuje, aby byl elektronický systém spisové služby důvěryhodným systémem a zajistil požadavky na uložení dokumentů v digitální podobě daných zákonem o archivnictví a spisové službě. Protože tyto denní svodky mohou být poměrně obsáhlé, došlo v novele Národního standardu k úpravě příslušného požadavku na jejich tvorbu tak, že lze vytvářet tyto svodky i za kratší časové úseky, než je jeden den. Nicméně zůstalo horní omezení stanoveného časového úseku na jeden den, a tedy minimálně jednou denně musí být tato svodka vytvořena. Druhou novinkou v této oblasti je možnost vytvářet tuto svodku nejenom ve formátu PDF/A, ale také v datovém formátu XML ve schématu podle přílohy č. 6 Národního standardu.
Závěrem lze dodat, že tato novela Národního standardu je jistě krok správným směrem a provedené změny zvyšují čitelnost a praktickou hodnotu tohoto předpisu. Uživatelé informačního systému Munis mají navíc jistotu, že jejich elektronický systém spisové služby je v souladu s touto normou, popř. bude včas upraven podle požadavků, jejichž účinnost byla stanovena až na 1. května 2018.