Vývoj elektronizace měst a obcí

Dnes si již nelze představit efektivní úřadování a zvládání velkého množství různorodých úkolů na městech a obcích bez využití informačních a komunikačních technologií. Společnost Triada je již více než čtvrt století stabilním partnerem měst a obcí, pro které vytváří a neustále rozvíjí svůj informační systém Munis, jež svými moduly pomáhá zvládat úkoly každodenní praxe. Pojďme si připomenout historické milníky rozvoje elektronizace veřejné správy, ukázat současné možnosti i nastínit výhled do budoucna.

Historie elektronizace veřejné správy

První počátky elektronizace procesů probíhajících na městech a obcích spadají již do minulého století. Na začátku šlo zejména o provozní agendy jako je účetnictví, výkaznictví a mzdy. Teprve posléze začalo docházet k elektronizaci vlastního úřadování, tedy výkonu veřejné správy. Podstatné je, že veškeré tyto transformační kroky musely být vždy podloženy primárními změnami příslušných právních předpisů. U některých agend byla legislativou zvolena cesta dobrovolné elektronizace, jako je třeba tisk ověřovacích doložek při legalizaci a vidimaci a vedení rejstříků k ověřovacím knihám, u některých agend byla zvolena povinná duplicitní elektronizace, jako je třeba vedení matričních knih, a u některých agend byla ponechána diskreční pravomoc volby způsobu vedení, jako je tomu třeba u spisové služby pro obce I. a II. typu. Rozhodně tedy nelze mluvit o jednotnosti přístupu k elektronizaci veřejné správy a systematičnosti napříč jednotlivými agendami.

Aktuální nabídka modulů IS Munis
Obr 1. Aktuální nabídka modulů IS Munis

Výrazním milníkem v rozvoji elektronizace veřejné správy z obecného úhlu pohledu byl rok 2000, od kterého mohly začít vznikat elektronické veřejné listiny. Připomeňme, že v tomto roce patřil již také informační systém Munis k rozšířeným informačním systémům pro města a obce připraveným také na příjem elektronických dokumentů prostřednictvím elektronické podatelny. Kromě rozvoje vlastního informačního systému se společnost Triada věnovala také osvětové činnosti, aby podpořila znalosti úředníků v oblasti elektronického podepisování, které bylo a je stále základem elektronického úřadování, byť v současnosti již podložené namísto českého zákona o elektronickém podpisu evropským nařízením eIDAS.

V době, kdy tehdejší Ministerstvo informatiky připravovalo první verzi portálu veřejné správy, připravila také společnost Triada svůj portál iMunis.cz, díky kterému mohla i těm nejmenším obcím se slabým připojením k internetu nabídnout kvalitní řešení pro dodržení § 26 tehdy nového správního řádu účinného od 1. ledna 2006. Citované ustanovení ukládá orgánům veřejné moci povinnost zveřejňovat obsah úřední desky také způsobem umožňujícím dálkový přístup. Informační systém Munis tak mohl a stále může čerpat výhody, které přináší provázanost s vlastním portálem iMunis.cz, a zároveň neztrácet výhody stability vnitřních sítí měst a obcí.

Dalším důležitým milníkem v rozvoji elektronizace veřejné správy bylo v polovině roku 2009 zavedení zaručené důvěryhodné elektronické komunikace prostřednictvím datových schránek. Společnost Triada byla jednou z několika firem, které podepsaly v první vlně memorandum o spolupráci s Ministerstvem vnitra na přípravě technické části prováděcí vyhlášky k zákonu č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, a aktivně se tak podílela na přípravě příslušných výměnných metadatových formátů, které se posléze staly přílohou národního standardu pro elektronický systém spisové služby. Modul Kancelář informačního systému Munis byl hned 1. července 2009 schopen přijmout svou první datovou zprávu.

Po celou dobu vývoje informačního systému Munis byl a je kladen důraz na digitální kontinuitu a provázanost systému napříč jednotlivými moduly, byť samozřejmě za podmínky zachování základních zásad ochrany osobních údajů. Tento přístup umožňuje uživatelům se postupně přizpůsobovat novým trendům a zvládat nové úkoly s maximální jednoduchostí. Proto jsme například v roce zavedení datových schránek obohatili náš systém sérií výukových videí přibližujících uživatelům stěžejní úkony spojené se zavedením příjmu podání přes datovou schránku a přednostního doručování do datových schránek subjektů soukromého sektoru. Tento přístup byl v návaznosti na další vývojové trendy výuky na dálku doplněn nabídkami webinářů realizovaných prostřednictvím již zmíněného portálu iMunis.cz.

Ke konci prvního desetiletí 20. století se velmi vážně hovořilo o zavedené elektronické fakturace do veřejné správy. Společnost Triada byla opět u toho, když vznikla Deklarace o společném postupu v oblasti řešení elektronické fakturace v ČR, v níž byl vyjádřen závazek jednotlivých výrobců ekonomických a ERP systémů vybudovat společný formát elektronické fakturace a do jednoho roku od jeho vyhlášení jej implementovat do svých komerčních řešení. Tímto formátem se stal standard ISDOC, jehož zavedení ale nakonec nebylo kompetentními orgány prosazeno a formát ISDOC zůstal k dispozici jen v několika málo systémech, jako je např. IS Munis. Teprve v letošním roce byl tento standard znovu oprášen a v nové verzi se stal jedním ze tří povinných formátů pro příjem elektronických faktur v rámci veřejných zakázek.

Dalším významným krokem na cestě rozvoje elektronizace veřejné správy bylo zavedení základních registrů v roce 2012. Informační systém Munis nabídl svým uživatelům možnost čerpání dat ze základních registrů jak při výkonu agend vedených jednotlivými moduly IS Munis (Munizar standard), tak v rozšířeném pohledu, který lze využít pro jakoukoliv agendu registrovanou v RPP, kterou úřad vykonává, aniž pro ni musí využívat přímo konkrétní modul IS Munis (Munizar plus – viz Obr. 3). Hned od začátku jsme integrovali nastavení oprávnění jednotlivých úředníků přistupujících do základních registrů do našeho systému přístupových práv, abychom zjednodušili správu oprávnění příslušných jednotlivým pracovním pozicím, neboť v jednoduchosti je krása a zároveň vede tento přístup k zajištění maximální bezpečnosti.

V poslední době se kromě ochrany osobních údajů a zvyšování nároků na bezpečnost, také významně prosazují prvky zvyšující transparentnost výkonu veřejné správy. Strategický rámec rozvoje veřejné správy České republiky pro období 2014–2020 podpořil tyto přístupy ve svém třetím strategickém cíli. V návaznosti na něj přestavila společnost Triada na konferenci ISSS svůj koncept Důvěryhodného úřadu. Jedním z koncepčních prvků je fungující moderní úřad, který na jedné straně efektivně plní všechny nároky, které na něj klade legislativa, na druhé straně dokáže být maximálně otevřený svým občanům a vycházet vstříc jejich potřebám, k čemuž mu dopomáhají nové nástroje jako je iMunis Rozklikávací rozpočet nebo modul Evidence smluv s přímou možností vyvěšení v Registru smluv.

Současnost informačního systému Munis

Ukázka průvodce procesem zápisu podání z datové schránky
Obr 2. Ukázka průvodce procesem zápisu podání z datové schránky

Aktuální nabídka modulů informačního systému Munis je zobrazena na Obr. 1. Téměř každý z těchto modulů je schopen samostatné funkce, avšak v komplexu celého informačního systému využívají synergických výhod. Informační systém Munis je vystavěn na trojvrstevné architektuře s bezpečným uložením dat v SQL serveru. Pro vlastní uložení lze využít jak MS SQL server, tak server Oracle. Aplikační server je samostatnou službou využívající platformu .NET. Ukázka klientské aplikace je na Obr. 2.

Během celého vývoje postupné elektronizace městských a obecních úřadů neopomíjí společnost Triada unikátnost a specifičnost každého úřadu. Moduly informačního systému Munis proto vynikají vysokou variabilitou nastavení, díky kterému lze práci v jednotlivých agendách přizpůsobit místním podmínkám. I v dnešní digitalizované době je stále důležité umožnit kvalitní tiskové výstupy, jejichž variabilita je podložena nejen širokou nabídkou vzorových tiskových sestav, ale také implementovanými generátory, v nichž lze sestavy uživatelsky upravovat.

Vývoj klientských částí reflektuje moderní trendy způsobů ovládání, které usnadňují novým uživatelům se rychle v modulech IS Munis zorientovat. Formuláře jsou navrhovány s ohledem na ergonomické přístupy, které také přispívají k jednoduchosti ovládání.

Pro informační systém města a obce je důležitá návaznost na všechny státní součásti e-Governmentu jako jsou datové schránky, CzechPOINT, CzechPOINT@Office, základní registry, CSÚIS, Registr smluv anebo Národní digitální archiv. IS Munis je propojen na všechny tyto systémy a zároveň je otevřen integraci dalších specifických informačních systémů. V oblasti spisové služby k tomu disponuje standardizovaným rozhraním podle národního standardu pro elektronický systém spisové služby.

Velmi vysoký důraz je v IS Munis kladen na problematiku bezpečnosti. Základem je již výše zmíněná trojvrstevná architektura, bezpečné uložení dat, vlastní dokumentový systém Munis DUL, systematika přístupových oprávnění a další prvky. Kromě toho vždy klademe důraz na individuální řešení zálohování, jehož kvality jsou zárukou dlouhodobého fungování systému a zároveň hrají roli technického „pojištění“ proti ztrátě dat.

Výhled na digitální služby

Přístup do základních registrů prostřednictvím modulu Munizar Plus
Obr 3. Přístup do základních registrů prostřednictvím modulu Munizar Plus

Současný vývoj společnosti je označován jako digitální revoluce, při které vzniká průmysl 4.0 jako pokračování předchozích tří průmyslových revolucí. Hlavními motivem je digitalizace a elektronická komunikace. Tyto trendy se samozřejmě promítají i do veřejné správy, přičemž za poslední významný krok v této oblasti lze jednoznačně označit vznik elektronické identity fyzických osob podložené zákonem č. 250/2017 Sb., o elektronické identifikaci, který nabyl účinnosti právě 1. července letošního roku. Nicméně v přípravě je celá řada dalších právních předpisů, které rozvíjí elektronizaci veřejné správy tak, aby mohla poskytovat kvalitní digitální služby. Tyto služby se neobejdou bez dobrého zázemí informačních systémů zpracovávajících data generovaná činností veřejné správy. Informační systém Munis taková data zpracovává a díky prověřeným vazbám je schopen je poskytovat adekvátním způsobem pro různé digitální služby, ať již v podobě platebních bran, portálů občana nebo dalších digitálních služeb, které mohou města a obce nabízet.

Jak ukazuje ohlédnutí za historií vývoje elektronizace veřejné správy, byl vždy informační systém Munis připraven nabízet svým uživatelům funkce a nástroje adekvátní potřebám a naplňujícím nejen všechny příslušné právní předpisy, ale přinášejícím též stabilní perspektivu. Veřejná správa není o módních bublinách, ale o zaručené stabilitě reflektující ve svém vývoji potřeby rozvoje informační společnosti. Proto například prosazujeme i u obcí, které mají právo volby, elektronický výkon spisové služby, proto dodržujeme standardy a umožňujeme výstupy z našeho systému ve výměnných formátech a proto nabízíme nejen informační systém jako takový, ale také kvalitní služby s ním spojené včetně pravidelných setkání uživatelů. To nejbližší se uskuteční na přelomu listopadu a prosince hned na šesti místech České republiky.

Naše vize dalšího vývoje elektronizace veřejné správy je zejména v další standardizaci výměnných formátů, která zajistí vertikální i horizontální výměnu dat mezi jednotlivými orgány veřejné moci a zajistí větší operabilitu i efektivitu výkonu veřejné správy. Dobrým příkladem jsou výměnné formáty dané národním standardem pro elektronický systém spisové služby, kde jsme se aktivně zasadili za jejich rozšíření o vazbu mezi systémem spisové služby a dalšími vnitřními informačními systémy spravujícími dokumenty, anebo již zmíněná elektronická fakturace, v jejíž prosazení věříme již deset let.