IS Munis pro starosty

Využití různých specializovaných nadstavbových modulů vnitřních informačních systémů měst a obcí již není jen výsadou velkých měst, ale tyto nástroje jsou úspěšně využívány i na menších městech nebo obcích všech velikostí. Různé kontrolní a manažerské funkce systémů nabývají na důležitosti zejména se vzrůstajícím množství úkolů, které musí samospráva plnit. Pojďme si ukázat, jaké nástroje to mohou být a jak mohou nejen zvyšovat efektivitu výkonu funkce starosty, ale též pozitivně přispívat ke zvýšení transparentnosti měst a obcí.

Vnitřní kontroly rozpočtu

Jedním z rozšířených informačních systémů pro města a obce je informační systém Munis, jehož tvůrcem i dodavatelem je společnost Triada. Jde o komplexní modulární informační systém již od prvopočátku určený pro podporu různých činností a agend zpracovávaných municipalitami. Mezi základní moduly tohoto systému samozřejmě patří spisová služba či ekonomické moduly jako je např. Účetnictví a rozpočet, Fakturace a bankovní služby, Majetek, Pokladna a Poplatky zahrnující celkovou evidenci příjmů. Všechny ekonomické informace jsou v systému vhodným způsoben sdíleny, takže mohou být přenášeny do komplexních kontrolních funkcí hlídajících čerpání a plnění rozpočtu. Takovým nástrojem je v rámci informačního systému Munis zejména modul Sledování rozpočtu.

Modul Sledování rozpočtu umožňuje efektivní sledování rozpočtu podle různých kritérií a oblastí zodpovědnosti tak, aby nedocházelo k překročení čerpání rozpočtu. Kromě toho nabízí souhrnný pohled na celkový rozpočet včetně jeho plnění, s volitelnou možností zobrazení jednotlivých účetních dokladů pro důkladnější kontrolu. Modul Sledování rozpočtu je vhodným doplňkem nejen pro účetní a správce rozpočtu, ale i pro starosty a vedoucí pracovníky, kteří díky němu mají okamžitý přehled o stavu rozpočtu. V této souvislosti je jistě vhodné připomenou ustanovení § 16 odst. 4 zákona č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, které říká že rozpočtové opatření se provádí před provedením rozpočtově nezajištěného výdaje. Po provedení rozpočtově nezajištěného výdaje lze rozpočtové opatření provést pouze při živelní pohromě nebo havárii ohrožující životy a majetek, nebo v dalších zákonem stanovených speciálních situacích. Je tedy třeba vždy čerpání rozpočtu pečlivě hlídat, aby byl v případě potřeby včas zastupitelstvu předložen návrh na rozpočtové opatření.

Ukázka sledovaných oblastí rozpočtu v modulu Sledování rozpočtu
Obr 1. Ukázka sledovaných oblastí rozpočtu v modulu Sledování rozpočtu

Modul Sledování rozpočtu napomáhá nejen vlastní kontrole, ale umožňuje též detailní plánování výdajů pomocí tzv. poukazů, kterými lze dopředu alokovat potřebné prostředky. Vzhledem k tomu, že je možné v modulu individuálně nastavit různé sledované oblasti (jejich příklad je uveden na obr. 1), mohou být takto podchyceny jednotlivé investiční akce a číselně i graficky sledován jejich průběh z hlediska zajištění potřebných prostředků a jejich čerpání. Pomocí jednoduché barevné legendy je na první pohled patrné, pokud se mezi plánované výdaje vybrané čísti rozpočtu vklíní neočekávaný výdaj, který by mohl ohrozit celkové alokované prostředky v dané oblasti na vybranou investiční akci. Protože kontrola probíhá nejen pro zúčtované výdaje, ale také na připravených kontací, může se tak odhalit i případná chyba volby rozpočtové položky nebo paragrafu.

Druhým modulem, který v rámci IS Munis oplývá řadou přehledných výstupů, je Manažerský modul. Jeho univerzalita jej však předurčuje spíše k obecnějším kontrolním procesům a sestavování statistických přehledů přesahujících více než jedno rozpočtové období, než k sledování plnění a čerpání rozpočtu během jednoho roku. Pro jednotlivé účely je tedy vhodné volit vždy adekvátní moduly vybraného informačního systému.

Transparentní rozpočet a další služby občanům

Kromě nástrojů určených pro vnitřní kontrolu čerpání a plnění rozpočtu nabízí informační systém Munis také služby, které jsou primárně zaměřeny na občany, byť jich v hojné míře často využívají také neuvolnění zastupitelé, kterým přináší přehledné číselné i grafické informace o hospodaření obce. Služba Rozklikávací rozpočet iMunis významně přispívá ke zvýšení transparentnosti a otevřenosti obce. Jde o sdílenou službu portálu iMunis.cz.

Tento portál nabízí celou řadu různých sdílených služeb, přičemž všechny jsou provozovány v režimu 7×24. Velmi podstatný je fakt, že vlastní datové centrum portálu iMunis.cz leží v České republice a jeho provoz tedy plně podléhá českému právnímu řádu. Uživatelé se tak v žádném případě nemusí bát o svá data, jejichž zabezpečení je na velmi vysoké úrovni.

Grafické ztvárnění rozpočtu v aplikaci Rozklikávací rozpočet iMunis.cz
Obr 2. Grafické ztvárnění rozpočtu v aplikaci Rozklikávací rozpočet iMunis.cz

Služba Rozklikávací rozpočet iMunis funguje na principu datového skladu, do kterého jsou nahrávány měsíční výstupy z účetnictví obce. Vzhledem ke zvolenému obecnému formátu pro přenášená data jej lze napojit na účetnictví více dodavatelů, nejen na vlastní modul Účetnictví, jenž je součástí informačního systému Munis. Jednoduchý přenos dat nezatěžuje významně vlastní zpracování na straně účetní obce a díky datovému skladu není náročný ani na infrastrukturu obce, což je samozřejmě obecnou vlastností sdílených služeb. Ukázka Rozklikávacího rozpočtu iMunis je na obr. 2.

V poslední době se také stále více řeší otázka zjednodušení příjmu plateb od obyvatel, tedy zejména místních poplatků. Jednou z cest, která je vnímána jednak jako zlepšení komfortu pro občany, ale která zároveň zlepšuje vlastní výběr poplatků, jsou platební terminály. Modul Pokladna informačního systému Munis může být napojen na platební terminály různých bank a zajistit tak bezhotovostní platby obyvatel obce. Data jsou v každém konkrétním případě přenášena přímo z modulu Poplatky přes příslušné vazby až do platebního terminálu, čímž se snižuje riziko vzniku chyb a hlavně se přesně identifikuje každá konkrétní platba pro následné spárování. Důležitou podmínkou správného fungování této vazby je správné nastavení systému variabilních symbolů pro jednotlivé místní i správní poplatky.

Abychom ale nehovořili jen o pozitivech bezhotovostních úhrad, ať již těch prováděných přímo na účet obce, nebo těch realizovaných pomocí bezhotovostní úhrady platební kartou na pokladně, je třeba se zmínit také o jednom úskalí, které je spojeno s těmito platbami v případě výběru místních poplatků. Jde o tzv. hromadné platby, kdy jeden plátce hradí jednou transakcí více poplatků nebo jeden poplatek za více poplatníků. V takových případech nelze do variabilního symbolu shrnout všechny identifikátory jednotlivých dílčích plateb, neboť délka tohoto pole je principiálně v bankovním styku omezena. V takových případech je třeba platbu identifikovat nepřímo pomocí jiné vazby vyplněné buď na pokladně (tzv. hromadné platby v modulu Poplatky IS Munis, pro které má modul vlastní postupy a specializovaný formulář), nebo u plateb na účet nějakou nezávislou komunikací, která umožní bližší identifikaci dané platby. V tomto ohledu zatím neexistují zcela univerzální řešení, ale profilují se určité typizované cesty vytvářené v rámci realizace samostatných projektů. U těchto projektů se také často aktuálně realizují integrace platebních bran a dalších moderních platebních nástrojů, které si zvolna hledají své místo i na menších obcích.

Pohodlné úřadování

Pracovní plocha a základní nabídka nástrojů aplikace ERMS Vedoucí
Obr 3. Pracovní plocha a základní nabídka nástrojů aplikace ERMS Vedoucí

Od ekonomiky se na chvíli podívejme do oblasti úřadování, které se ve středoevropském pojetí neobejde bez dokumentů. Základním nástrojem pro odbornou správu dokumentů je systém spisové služby. V informačním systému Munis je pro tuto činnost určen elektronický systém spisové služby Munis ERMS. Jednou z jeho hlavních předností je velká škálovatelnost, která umožňuje, aby byl provozován na velkých městech i na malých obcích, včetně jimi zřizovaných organizacích. Samozřejmou součástí jsou vazby na nástroje e-governmentu jako jsou datové schránky, CzechPOINT, CzechPOINT@Office, základní registry apod. Elektronický systém spisové služby Munis ERMS je rozdělen do sedmi aplikací: Podatelna, Úředník, Vedoucí, Spisovna, Nastavení, Automatizace a API rozhraní. Z pohledu zaměření tohoto příspěvku se blíže podíváme na aplikaci ERMS Vedoucí, jejíž základní pracovní plocha a nabídka funkcí je znázorněna na obr. 3.

Aplikace ERMS Vedoucí elektronické spisové služby Munis ERMS je speciální rozšíření určené pro starosty a další vedoucí pracovníky. Obecněn se předpokládá, že tito uživatelé pracují se spisovou službou poměrně zřídka. A když už s ní pracují tak zejména proto, aby elektronicky schválili a následně též podepsali patřičné dokumenty. Je třeba připomenout, že tuto činnost nelze v žádném případě delegovat, ačkoliv se v praxi lze stále setkat se zcela chybným až nezákonným přístupem, kdy PIN ke kvalifikovanému certifikátu starosty zná i jiná osoba, jež za něj podepisuje. Elektronický podpis, stejně jako podpis vlastnoruční, musí vytvářet ten, který podepisuje.

Základem přístupu aplikace ERMS Vedoucí je proto jednoduchost a přehlednost, aby dodržení popsaného principu bylo pro starosty a další vedoucí pracovníky co nejrychlejší. Primárním nástrojem tohoto modulu je tak hromadné schvalování dokumentů, které nabízí co nejvyšší komfort pro elektronické podepisování dokumentů samozřejmě s jejich nezbytnou kontrolou. V aplikaci ERMS Vedoucí lze také kontrolovat činnost úředníků (podřízených), vyhledávat dokumenty a spisy a zobrazovat různé statistiky. Jde o různé manažerské pohledy, které umožňují kontrolovat vyřizování dokumentů, uzavírání spisů a dodržování termínů.

Protože aplikace ERMS Vedoucí patří mezi nadstavbové moduly spadá svojí licencí pod manažerský modul. Jde o koncept, který se snaží dodavatel informačního systému vůči svým zákazníkům dodržovat tak, že licence elektronického systému spisové služby zahrnuje plně všechny funkce, které jsou potřeba pro celkové vedení spisové služby až po elektronické skartační řízení (aplikace Podatelna, Úředník, Spisovna a Nastavení) a nic není třeba samostatně dokupovat. Manažerské funkce, mezi které patří i nástroje nabízené v rámci modulu ERMS Vedoucí, zase plně spadají pod jednu licenci manažerského modulu.

Podpora pro radu a zastupitelstvo

Poslední oblastí, které se zde budeme věnovat je příprava podkladů pro jednání zastupitelstva, popř. rady obce. Každá obec má svou specifickou metodiku, jak toto řešit, ale ne vždy jde o řešení splňující nároky dnešní doby a řešení, které je v vynaložením příslušných nákladů efektivní. Protože součástí informačního systému Munis nebyl příslušné specializovaný nástroj pro tuto oblast, vytvořila se pro pokrytí těchto služeb spolupráce s partnerskou společností Datron, která specializované nástroj pro radu a zastupitelstvo nabízí. Spolupráce je jak na úrovni vlastního softwarového nástroje, aby oba systémy vzájemně komunikovali, tak na úrovni metodické. Obchodní zástupci a servisní technici společnosti Triada jsou proškolení tak, aby zvládaly tyto provázané moduly pro uživatele plně nastavit a zaškolit.

Nástroje pro radu a zastupitelstvo jsou založeny stejně jako Rozklikávací rozpočet na portálovém řešení, které nejlépe koresponduje s požadavky na příslušné služby a přístupy, zejména neuvolněných zastupitelů, k příslušným podkladům, dokumentům a úkolům. Nástroje pro radu a zastupitelstvo podporují celý proces tvorby dokumentů pro jednání zastupitelstva nebo rady, a to od přípravy materiálů, přípravy jednání, průběhu jednání až po následnou publikaci usnesení na veřejný web a kontrolu plnění přijatých úkolů. Dokumenty lze uchovávat a publikovat v libovolném formátu a fulltextově prohledávat.

Nabídka nadstavbových, manažerských a kontrolních nástrojů pro starosty obcí je tak u informačního systému Munis komplexní a pokrývá všechny potřeby moderního úřadu obce.