Elektronická spisová služba Munis ERMS ve verzi 3.32.1 – část první

Během měsíce listopadu se již tradičně připravuje tzv. podzimní servisní balíček IS Munis, který bude mít letos číslo 3.32.1. V rámci tohoto balíčku se všechny moduly IS Munis upraví tak, aby v nich mohla být provedena příprava pro přechod na nový rok nebo přímo tento přechod, až nastane ten správný čas. Letos jsme do balíčku přidali ještě významnou aktualizaci elektronické spisové služby Munis ERMS, která reflektuje požadavky uživatelů a upravuje některé zásadní procesy tak, aby je šlo zvládnout rychleji a efektivněji. Tyto změny vám postupně představíme. Dnes se podíváme na nové uspořádání menu a základní nabídky akcí a jejích možností.

Nové uspořádání menu

Ve všech aplikacích elektronické spisové služby Munis ERMS je nově přeuspořádáno menu a nabídka akcí v levé části okna. Cílem nového uspořádání menu je větší přehlednost a lepší orientace ve všech aplikacích Munis ERMS.

Podatelna

ERMS Podatelna má v menu následující nabídky:

  • Podatelna – obsahuje funkce pro přijetí všech typů podání a vyhledávání zásilek a e-mailů.
  • Přijaté dokumenty – obsahuje funkce pro kontrolu předávaných dokumentů a tisk protokolů došlé pošty.
  • Doručenky – obsahuje funkce pro zápis a předávání listinných doručenek.
  • Podací deník – obsahuje funkce pro zobrazení podacích deníků za jednotlivá období a funkce pro vyhledávání dokumentů a spisů dle specifických kritérií.
  • Konverze – obsahuje knihu konverzí a převodů podle archivního zákona a nástroje pro práci se skenery.
  • Výpravna – obsahuje funkce pro odesílání všech typů zásilek všemi způsoby (poštou, datovou schránkou, interní vypravení) a nástroje pro vypravování dle čárových kódů, pro vyhledávání odeslaných zásilek a odeslaných e-mailů a pro správu fronty odchozích e-mailů.
  • Transakční protokol – obsahuje funkce pro podepisování a časové razítkování transakčních protokolů.
  • Akce – obsahuje funkci pro přechod na nový rok a dále servisní nástroje pro hromadný import a export dokumentů, které jsou přístupné pouze pro správcovské pozice.
  • Servis – umožňuje předvýběr certifikátu pro podepisování a dále obsahuje funkce pro prohlížení protokolů všech akcí v podatelně.
  • Nápověda – zde lze zobrazit manuály a metodické návody.

Pořadí sekcí v nabídce akcí v levé části hlavní okna kopíruje pořadí hlavních položek menu a vybírá z nich obecně nejčastější položky.

Úředník

ERMS Úředník má v menu následující nabídky:

  • Dokumenty přijaté – obsahuje funkce pro převzetí a předání dokumentů a pro jejich jednotlivé i hromadné vyřizování, dále funkce pro vyhledávání všech dokumentů a pro zobrazování dokumentů předaných do externích agend, do modulů Munis nebo do samostatných evidencí, kromě toho obsahuje také funkci pro zápis osobního podání (je-li tato funkce povolena nastavením).
  • Spisy – nabídka funkcí pro práci se spisy byla posunuta hned na druhé místo zejména z důvodu trendu, který by mohl být v následujících letech i uzákoněn, že všechny dokumenty se vyřizují v rámci spisů, a proto v této nabídce najdete funkce pro práci se spisy, jejich vyhledávání i předávání a převzetí, zároveň jsou v této nabídce dostupná témata.
  • Koncepty – nabídka obsahuje funkce pro práci s koncepty, jejich tvorbu, správu, předávání a převzetí i hromadné dokončování (pouze v rámci licence ERMS Plus).
  • Dokumenty vlastní – obsahuje funkce pro schvalování konceptů, vkládání dokumentů do zásilek a přehled odeslaných a uzavřených dokumentů.
  • Zásilky odesílané – obsahuje funkce pro odesílání zásilek (přes datovou schránku, nebo osobně) a přehled a vyhledávání odeslaných zásilek.
  • Doručenky – obsahuje funkce pro převzetí či předání doručenek, jejich párování na zásilky a aplikování (vzetí na vědomí).
  • Převod do spisovny – obsahuje všechny funkce potřebné při převod dokumentů a spisů do spisovny a jejich uložení.
  • Servis – obsahuje funkce pro předvýběr certifikátu pro podepisování, poslání uživatelské notifikace (zprávy) a informace k posledním prohlíženým konceptům, dokumentům a spisům
  • Nápověda – zde lze zobrazit manuály a metodické návody.

Pořadí sekcí v nabídce akcí v levé části hlavní okna kopíruje pořadí hlavních položek menu a vybírá z nich obecně nejčastější položky.

Vedoucí

ERMS Vedoucí má v menu následující nabídky:

  • Dokumenty k vyřízení – obsahuje funkce, které přehledně zobrazují různé pohledy a seznamy dosud nevyřízených dokumentů.
  • Vyhledávání – obsahuje funkce pro vyhledávání všech entit ve spisové službě.
  • Schvalování – nástroj pro jednoduché hromadné schvalování a podepisování elektronických dokumentů.
  • Statistiky – obsahuje postupně se rozvíjející nabídku statistik.
  • Servis – obsahuje funkce pro předvýběr certifikátu pro podepisování, poslání uživatelské notifikace (zprávy).
  • Nápověda – zde lze zobrazit manuály a metodické návody.

Spisovna

V aplikaci ERMS Spisovna nedošlo k žádným změnám v menu.

Automatizace

ERMS Automatizace má v menu následující nabídky:

  • Podatelna – slouží k hromadné digitalizaci přijatých listinných dokumentů.
  • Výpravna – obsahuje vazby na frankovací stroje.
  • Čárové kódy – obsahuje funkce pro generování a tisk štítků s čárovými kódy a prohlížení vygenerovaných kódů a jejich použití.
  • Servis – obsahuje servisní funkce.
  • Nápověda – zde lze zobrazit manuály a metodické návody.

Nastavení

ERMS nastavení má upravené menu dle potřeb nastavení, přičemž sem byly přesunuty také všechny servisní procesy kromě jediného, a tím je příprava spisové služby na přechod na nový rok. Ta je typicky v kompetenci pracovnic a pracovníků podatelny, a proto byla akce „Přechod na nový rok“ naopak přesunuta do aplikace ERMS Podatelna.

Nejčastější akce aneb oblíbené položky

Ve všech ERMS aplikacích si můžete přepínat vzhled nabídky akcí umístěné v levé části hlavního okna. Výběr možností ilustruje následující obrázek:

Obr. 1. Možnost hlavní nabídky, funkce jsou přístupné v dolní části
Obr. 1. Možnost hlavní nabídky, funkce jsou přístupné v dolní části

Zobrazení nejčastějších akcí je plně uživatelsky přizpůsobeno a odpovídá každodenní práci uživatele. V tomto zobrazení je využit gradient velkostí ikon dle četnosti jejich použití. Pokud si přejete, aby nabídka vašich nejčastějších akcí byla zapnuta vždy ihned po startu aplikaci, zapněte si tuto funkci podle následujícího obrázku:

Obr. 2. Zobrazení nejčastějších akcí a jejich přednastavení
Obr. 2. Zobrazení nejčastějších akcí a jejich přednastavení