Elektronická spisová služba Munis ERMS ve verzi 3.32.1 – část čtvrtá

V představení uživatelského upgradu elektronické spisové služby Munis ERMS ve verzi 3.32.1 budeme dnes pokračovat oblastí tvorby konceptů, která je nejrychlejší, využívají-li se předpřipravené vzory. Popis funkcí dále odpovídá aktuální verzi 3.32.1.3, kde byla doplněna ještě některá vylepšení.

Tvorba konceptů a dokumentů

Koncepty neboli rozpracované dokumenty, mohou mít více verzí a mohou se upravovat do té doby, než jsou zafixovány schvalovacím procesem jako dokumenty. Protože cílem každého konceptu je stát se jednou dokumentem, je již v začátku tvorby připraven jednoznačný identifikátor budoucího dokumentu, který tak může být spolu s číslem jednacím na dokumentu uveden. Tím navazujeme na minulou diskusi týkající se funkce jednoznačného identifikátoru, který elektronická spisová služba musí přidělit každému dokumentu, konceptu, ztvárnění i komponentě.

Obr. 1. Informace o dopředu přiděleném identifikátoru budoucího dokumentu
Obr. 1. Informace o dopředu přiděleném identifikátoru budoucího dokumentu

Při tvorbě konceptu se lze libovolně vracet k předchozím verzím, upravovat popisná data i komponenty. Aktuální stav konceptu je popsán různými stavy, jejichž přehled je uveden v pravé horní části formuláře detailu konceptu. Od aktualizace jsou tyto informace nově přehledně seskupeny.

Obr. 2. Informace na detailu konceptu: stav je popsán seskupením údajů v pravé horní části okna
Obr. 2. Informace na detailu konceptu: stav je popsán seskupením údajů v pravé horní části okna

Koncepty ze šablony

Preferovaným způsobem tvorby konceptů jsou koncepty ze šablony. Vybraná šablona je v náhledu zobrazena již na vstupním formuláři tvorby konceptu. Nejjednodušším pokračováním v tvorbě, je využití tlačítka Psát text, které zobrazí formulář, jehož ukázka je na Obr. 3. Editaci textu v příslušném textovém editoru lze zahájit hned poklepáním na daný náhled. Formulář také zkontroluje, že jste nezapomněli text uložit.

Obr. 3. Formulář „psát text“
Obr. 3. Formulář „psát text“

Pokud chcete ke konceptu připojit ještě další přílohy pokračujte tlačítkem Přidat komponenty, jinak stiskněte Pokračovat.

Také na formuláři pro úpravu komponent máte nově více možností, jimiž můžete přejít zpět do formuláře „Psát text“, pokud máte více komponent založených ze šablony (tedy včetně příloh), nebo ihned pokračovat ke kontrole vůči datovým schránkám.

Pokud kontrola vůči ISDS proběhne a nejsou třeba již další úpravy, lze ihned požádat o schválení tlačítkem Požádat o schválení – viz Obr. 4.

Tvorba konceptu je díky novým přechodům mezi formuláři mnohem rychlejší a přehlednější. V každém kroku jsou zobrazovány důležité informace pro danou operaci a v dolní části je více funkčních tlačítek, jimiž lze volit konkrétní průběh procesu tvorby konceptu.

Obr. 4. Nová tlačítka na formuláři pro ověření adresátů vůči ISDS
Obr. 4. Nová tlačítka na formuláři pro ověření adresátů vůči ISDS

Uzavírání konceptů

Proces uzavírání konceptů slouží k tvorbě dokumentu, jež se nikdy nebude z úřadu odesílat, tedy např. protokoly z jednání, zápisy z jednání Zastupitelstva. Tento postup samozřejmě není podmíněn ověřením vůči ISDS, které je v tomto případě nevýznamné.

Vlastní proces má v nové verzi více možností, jak naložit s digitálními komponentami konceptu, přičemž výchozí chování lze významně ovlivnit nastavením.

Při uzavírání konceptů byla spodní část příslušného okna upravena do podoby shodné s procesem žádosti o schválení, tedy tak, aby vzhled i funkce byly jednotné a pro uživatele snadno použitelné.

Obr. 5. Nová vizuální podoba formuláře pro uzavírání záznamů
Obr. 5. Nová vizuální podoba formuláře pro uzavírání záznamů