Elektronická spisová služba Munis ERMS ve verzi 3.32.1 – část pátá

V poslední části povídání o uživatelském upgradu elektronické spisové služby Munis ERMS ve verzi 3.32.1 se soustředíme na spisy. Jejich funkce vychází zejména z ustanovení § 17 správního řádu.

  • V každé věci se zakládá spis.
  • Každý spis musí být označen spisovou značkou.
  • Spis tvoří zejména podání, protokoly, záznamy, písemná vyhotovení rozhodnutí a další písemnosti, které se vztahují k dané věci.
  • Spis musí obsahovat soupis všech svých součástí, včetně příloh, s určením data, kdy byly do spisu vloženy.

Využívání spisů je tedy velmi důležité, a proto byly z hlediska umístění v nabídce funkcí posunuty ihned na druhé místo za příchozími dokumenty, u nichž stěžejním způsobem vyřízení (pokud se postupuje dle správního řádu) by mělo být právě vložení do spisu.

Vyhledání spisu

Práce se spisy prošla v podzimní aktualizaci 3.32.1 významnou optimalizací, takže všechny operace se spisy jsou nyní provedeny s rychlejší odezvou serveru. Kromě toho byl významně rozšířen formulář pro vyhledávání spisů, kde přibyla celá řada parametrů, podle kterých lze spis najít.

Obr. 1. Parametry, podle kterých lze vyhledávat spisy
Obr. 1. Parametry, podle kterých lze vyhledávat spisy

Vkládání do spisu

Vkládání do spisu bylo optimalizováno již dříve, avšak opakování je matkou moudrosti, a proto si připomeňme, že při vyhledávání existujícího spisu, do něhož má být vložen nový dokument lze využít buď obdobné soustavy parametrů, jako na Obr. 1, nebo rychlé vyhledání jen dle zadání spisové značky – viz Obr. 2.

V podzimní aktualizaci pak bylo vylepšeno vkládání dvojice pevně spojených dokumentů. Pokud je vkládán do spisu jeden z dvojice „přijatý dokument – odpověď“, tak je po jeho vložení automaticky nabídnuto a provedeno vložení také druhého z těchto dokumentů. Předejde se tím některým nedostatkům, které se u dvojice „přijatý dokument – odpověď“ detekují při přenosu do spisovny.

Obr. 2. Postup rychlého vkládání dokumentu do spisu s pomocí identifikace spisu spisovou značkou
Obr. 2. Postup rychlého vkládání dokumentu do spisu s pomocí identifikace spisu spisovou značkou

Uzavírání spisů

Stejně jako dokumenty se vyřizují, tak spisy je třeba uzavírat. Proces uzavření spisu je komplexnější, než vyřízení dokumentu. Proto již delší dobu existuje k tomuto procesu v Munis ERMS podpůrný průvodce, který zkontroluje všechny potřebné kroky – viz Obr. 3. V podzimní aktualizaci byly v tomto průvodci upraveny některé kroky tak, aby jejich provedení bylo snazší.

Obr. 3. Průvodce uzavřením spisu
Obr. 3. Průvodce uzavřením spisu

V novoroční aktualizaci 3.33 došlo k dalším úpravám, přičemž byla výrazně rozšířena funkce automatického výběru ztvárnění s možností zapnout preferovaná ztvárnění. Ve výchozím nastavení jsou zapnuta digitální ztvárnění v souladu s metodickým listem Národního archivu.

Vzhledem ke složitější otázce podepisování a časového razítkování uzavíraných konceptů byl také rozšířen detail spisu, z něhož je možné jedním tlačítkem případné koncepty typu protokol anebo zápis z jednání rovnou uzavřít ještě před tím, než je přistoupeno k vlastnímu uzavírání spisu.

Další funkce pro zpříjemnění procesu uzavření spisu jsou plánovány na druhý uživatelský upgrade elektronické spisové služby Munis ERMS, který by měl být uvolněn v červnu tohoto roku.