IS Munis a stav nouze

Krizová situace, která vyústila ve vyhlášení stavu nouze a omezení provozu nejen městských a obecních úřadů, ukázala, jak důležitá je připravenost informačních systémů na možnost elektronizace procesů. I tam, kde je v běžné situaci preferován osobní kontakt, se přešlo do online komunikace.

Ministerstvo vnitra zaznamenalo zvýšený zájem o zřizování datových schránek fyzických osob právě pro účely online komunikace s úřady. Jedna s certifikačních autorit dočasně umožnila získání kvalifikovaného certifikátu pro elektronický podpis prostřednictvím ověřování na dálku. To vše jasně ukazuje, že množství elektronické komunikace občanů s úřady narostlo.

V tomto příspěvku se podíváme na praktické zkušenosti, které byly během března a dubna získány v souvislosti se specifickými pravidly provozu na městských a obecních úřadech a řešením nových situací. Ukážeme možnosti využití informačního systému Munis právě v této souvislosti. Popíšeme, v čem může být elektronizace procesů nápomocna s řešením těchto nestandardních situací. Samozřejmě si nikdo nepřeje, aby se jakákoliv omezení vracela, ale jak se říká, štěstí přeje připraveným. Takže vám chceme těmito příklady ukázat různé možnosti a způsoby řešení, kdyby jich z jakéhokoliv důvodu bylo třeba ve zvýšené míře použít.

Elektronické schvalování

Principem úřadování v prostředí veřejné správy v České republice je využívání dokumentů, na nichž se činí podání, pomocí nichž se rozhoduje a kterými se předávají informuje. Dokumenty jsou stěžejním objektem umožňujícím zaznamenání informace v čase, neboť (jak se říká) co je psáno, to je dáno. Přičemž už to dávno nemusí být psáno rukou či psacím strojem na papíře, ale dokument i v podobě veřejné listiny může mít elektronickou formu. K efektivnímu úřadování pomocí elektronických dokumentů patří elektronický systém spisové služby jako základní evidenční nástroj. Obce, které nevykonávají rozšířenou působnost veřejné správy, mají právo volby mezi listinnou a elektronickou formou vedení spisové služby, avšak již delší dobu se ukazuje, že elektronická forma má své přednosti, stejně jako je efektivnější tvořit dokumenty pomocí textových editorů, a nikoliv psát je na psacím stroji.

Nicméně stále se objevují názory, že implementace elektronických systémů spisových služeb na obcích je prosazováno jen dodavateli a zbytečně zatěžuje obce potřebou učit se nové postupy. Až náhle přišel stav nouze a na jedné poměrně malé obci se starosta dostal do karantény. Kvůli tomu nemohl docházet na úřad, aby podepisoval dokumenty vlastnoručně. Avšak protože měl kvalifikovaný certifikát na kvalifikovaném nosiči, jak vyžaduje nařízení eIDAS pro tvorbu kvalifikovaných elektronických podpisů, mohl dál plně fungovat on i úřad. Dokumenty připravené jedinou úřednicí na úřadě byly předávány ke schvalování elektronicky. A byť to běžně není efektivní způsob, tak v této speciální situaci bylo dále využito autorizované konverze z moci úřední těchto elektronicky podepsaných dokumentů k vytvoření listinných stejnopisů s právní váhou podepsaného originálu, přičemž tyto listinné výstupy z konverze pak mohly být odesílány standardním způsobem a fungování úřadu bylo plně zachováno.

Elektronický systém spisové služby Munis ERMS, který na zmíněném úřadě využívají již mnoho let a k tomu s maximální snahou o vytěžení všech výhod, tedy například včetně připravených šablon dokumentů, jež urychlují tvorbu vlastních dokumentů, byl na všechny tyto speciální postupy připraven. V běžném provozu zajistí kromě elektronického schvalování též vytištění listinného stejnopisu k vlastnoručnímu podpisu oprávněnou osobou, avšak ve zmíněném stavu nouze a nemožnosti osobního kontaktu, stačilo funkci přípravy listinných stejnopisů dočasně ve schvalovacím procesu vypnout a využít integrované vazby na CzechPOINT@Office při tvorbě dalších ztvárnění již schváleného a elektronicky podepsaného dokumentu. Zajištění fungování úřad tak nestálo velké úsilí, přestože to na první pohled vypadalo jako obrovský problém. S pomocí informačního systému Munis a hlavně snahy využít všech funkcionalit, které tento systém nabízí, byl problém překonán a vyřešen.

Možnosti elektronického systému spisové služby Munis ERMS jsou ještě mnohem širší, než jsme si tady zatím na uvedeném příkladu ukázali. Velmi užitečné jsou též kontrolní funkce, z nichž mnoho jich je součástí aplikace ERMS vedoucí. Ukázka pracovní plochy tohoto modulu je na Obr. 1. V této aplikaci lze jak provádět hromadné schvalování, tak kontrolovat chod úřadu po stránce vyřizování dokumentů. Pomocí přehledné barevné legendy jsou vidět dokumenty, jejichž vyřízení tzv. hoří. Navíc zde lze vyhledávat ze všech dokumentů, ke kterým má přihlášený uživatel z titulu své pracovní pozice přístup a inspirovat se tak v předchozích řešení anebo najít vhodné podklady pro další práci. Podstatné je, že v elektronické spisové službě Munis ERMS lze vyhledávat nejen dle různých metadat (popisných údajů dokumentů, spisů a zásilek), ale také plnotextově (dle obsahu) dokumentů.

Obr. 1. ERMS Vedoucí: elektronické schvalování a kontrolní činnosti v elektronické podobě
Obr. 1. ERMS Vedoucí: elektronické schvalování a kontrolní činnosti v elektronické podobě

Elektronické schvalování se však nemusí týkat pouze dokumentů, které z úřadu odcházejí, ale také vnitřních dokumentů, jako jsou faktury a jejich průvodky, na základě kterých probíhají úhrady těchto faktur. Už samotný příjem a odeslání faktur lze vhodně elektronizovat vazbou modulu Fakturace s elektronickým systémem spisové služby Munis ERMS, která navíc zajistí plnou evidenci těchto dokumentů. Avšak elektronizovat lze též zmíněné vnitřní procesy. Tento postup umožňuje snižovat osobní kontakty mezi úředníky, popř. zastupiteli obce. Samozřejmě při běžném provozu není tato potřeba, zejména u menších obcí, významná, protože se všichni přece rádi vidíme a popovídáme si. Ale stav nouze omezující osobní kontakty ukázal, že je výhodné, pokud jsme připraveni na elektronickou variantu schvalování.

Elektronická komunikace

Elektronická komunikace úřadu s okolím není ničím novým. Datové schránky oslavily v loňském roce již 10 let svého fungování a e-mailová komunikace je úřady využívána již od přelomu tisíciletí. Avšak v mnohých případech je potenciál možností tohoto způsobu komunikace v úředních záležitostech stále podceňován. Tuto skutečnost dokládá též v začátku loňského roku schválený zákon o právu na digitální služby, kterého by zřejmě nebylo třeba, kdyby se využily všechny možnosti stávající elektronické komunikace již vyplývající ze stávajících předpisů.

Z hlediska využití možností elektronické komunikace je však dobré se podívat ještě více než do oblasti zákonných povinností a nařízení, do oblasti dobrovolného využití, které zákon nezařizuje, ale připouští. Jde tedy o využití diskreční pravomoci orgánů veřejné moci, mezi které městské a obecní úřady samozřejmě patří. Jednou z těchto oblastí je elektronické rozesílání výzev k platbám poplatků. Tyto výzvy lze z modulu Poplatky informačního systému Munis rozesílat neformálním způsobem e-mailem. Kromě toho má modul Poplatky samozřejmě vazbu na elektronickou spisovou službu Munis ERMS k rozesílání výměrů a dalších oficiálních dokumentů v případě vymáhání nedoplatků, ale to by bylo zase jiné povídání.

Elektronické výzvy k platbám poplatků jsou samozřejmě závislé na evidenci e-mailových kontaktů, nicméně současná situace může přispět k jinak často liknavému přístupu obyvatel ke sdělování e-mailových kontaktů na úřad. Samozřejmě, že tato evidence musí být vedena v souladu s obecným nařízením o ochraně osobních údajů (GDPR). Konkrétní řešení závisí vždy na místních podmínkách, avšak nabízejí se dva právní tituly, na základě kterých může být zpracování tohoto údaje realizováno. První je veřejný zájem, který je třeba velmi dobře posoudit a provést příslušné testy proporcionality, avšak který je následně jednodušší z hlediska vlastního zpracování. Druhý je souhlas subjektu údajů se zpracováním tohoto údaje. Informační systém Munis je připraven na obě řešení a ve svém modulu Seznam obyvatel a volby, ve kterém je možné tyto kontakty také evidovat, nabízí již připravené formuláře „souhlasu“ pro případ druhé volby zákonného titulu zpracování těchto osobních údajů, jak ilustruje Obr. 2.

Obr. 2. Evidence kontaktních údajů v modulu Seznam obyvatel a volby
Obr. 2. Evidence kontaktních údajů v modulu Seznam obyvatel a volby

Neformální elektronická komunikace může být využita také k rozesílání vhodných notifikací. Informační systém Munis umožňuje rozesílání notifikací z různých modulů v určených (nastavitelných) případech. Vhodným příkladem opět z nedávné praxe je situace na jedné obci, která nastala během stavu nouze. Jeden z neuvolněných zastupitelů této obce má starosti určitou skupinu smluv. Pravidelně kontroluje výroční dny, platnosti smluv a další atributy. Shodnou okolností se jedná občana z rizikové skupiny. V běžném provozu úřad pravidelně navštěvuje a provádí osobní kontroly smluv, protože si to vždy rád přijde osobně prohlédnout. Většina návštěv končí konstatováním, že je vše v pořádku. Nicméně přišla doba omezených osobních kontaktů a každá zbytečná návštěva na úřadě tak byla nežádoucí. Protože však modul Evidence smluv informačního systému Munis má integrovány kontroly hlídání platnosti smluv, výročních dní a dalších milníků plynoucích z těchto dokumentů, je velmi jednoduché jich využít a zapnout k nim posílání notifikačních upozornění. Jen to znamenalo naplnit tento modul informacemi. Dlouho se do toho nikomu nechtělo, ale nouze naučila Dalibora housti a na zmíněném úřadě zajistila naplnění evidence smluv. Díky tomu odpovědný zastupitel začal dostávat notifikace o tom, co je třeba řešit a plně svou úlohu mohl zastávat i nadále, byť vzdáleným přístupem a bez osobních návštěv. Až bude nebezpečí zažehnáno, jistě se vrátí k pravidelným osobním návštěvám úřadu, ale naplněná evidence smluv již úřadu zůstane a díky notifikacím umožní efektivnější kontrolu těchto důležitých dokumentů.

Inovativní přístupy a podpora uživatelů

Ještě se zde podíváme na jednu praktickou zkušenost, která jde na rámec běžného určení funkcionalit informačního systému Munis. Dosud jsme si ukázali, jak skutečné a řádné využití elektronických nástrojů může přispět ke zvládání nových situací. Zapojí-li se však do toho ještě lidská vynalézavost v tom dobrém slova smyslu, lze dokázat ještě více.

Mnoho obecních úřadů začalo pro své obyvatele během stavu nouze připravovat dezinfekce. Připravené lahvičky bylo třeba popsat (polepit) tak, aby byl jasně deklarován obsah v souladu s platnými předpisy. K tomuto účelu lze velmi efektivně využít modul, jež má v běžné situaci v rámci informačního systému Munis úplně jiné určení. Jde o modul Legalizace a vidimace, který slouží pro podporu ověřování a tisk ověřovacích doložek a štítků do ověřovacích knih.

Na Obr. 3. je vidět ukázka využití tisku štítků, které tento modul obsahuje, upravené do podoby popisu připravených dezinfekcí. Uvedený postup úpravy tiskové sestavy byl publikován na Facebookovém profilu společnosti Triada, a tak se dobrý nápad roznesl na mnoho úřadů, kde tak efektivně, rychle a bez dalších nákladů získali potřebné polepy na připravené lahvičky.

Obr. 3. Netradiční využití modulu Legalizace a vidimace
Obr. 3. Netradiční využití modulu Legalizace a vidimace

Společnost Triada, která je tvůrcem i dodavatelem informačního systému Munis, již mnoho let poskytuje jako doplněk ke svým službám vzdálenou podporu. Jedná se o velmi bezpečný přístup, kdy požadavek na přístup je vždy iniciován od zákazníka. V době nouzového stavu a omezení osobních kontaktů se tato doplňková služba stala hlavním způsobem, jak bylo možné plnohodnotně zajistit servis informačního systému Munis, a to včetně školení a rozvoje jeho využití reflektujícího aktuální potřeby úřadu a obce. Sdílení plochy školitele navíc umožňuje předvést potřebné postupy také na připravených demo-instalacích, což by za normálních okolností nebylo možné takto jednoduše zajistit.

Ukázalo se, že tímto způsobem bylo možné pružně upravit nastavení modulů dle nových požadavků tak, aby se posílila elektronická komunikace a elektronizace procesů, jak o tom bylo pojednáno v tomto příspěvku. Dokonce i tam, kdy nebyli plně připraveni, bylo možné zavést, a hlavně důkladně zaškolit uživatele tak, aby zvládl nové úkoly a mohl využívat možností, které informační systém Munis v oblasti elektronizace různých procesů nabízí, např. začít s elektronickou evidencí smluv.

Přejme si, aby se situace co nejdříve vrátila do normálu a aby se nemusela žádná významná striktní omezení vracet. Ale i kdyby to bylo nutné, tak informační systém Munis a jeho dodavatel jsou připraveni vám dále plně pomáhat, abychom to společně zvládli.