Elektronická spisová služba Munis ERMS ve verzi 3.34 – část první

V rámci pololetní aktualizace 3.34 vám přinášíme druhou porci novinek a vylepšení elektronické spisové služby Munis ERMS, která má za cíl zvýšit uživatelský komfort práce s tímto modulem. Využíváme toho, že legislativa týkající se spisové služby je alespoň chvíli neměnná a můžeme se soustředit na to, jak některé procesy a postupy ve spisové službě optimalizovat.

V dnešní první části povídání o druhém uživatelském upgradu elektronické spisové služby Munis ERMS se soustředíme na Podatelnu.

Zápis listovních zásilek

Při zápisu dokumentů je třeba dle vyhlášky správně zapisovat množství listů a příloh, z nichž se dokument skládá. Podle § 3 odst. 3 vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, se evidují následující údaje:

  • počet listů doručeného dokumentu,
  • počet listinných příloh dokumentu a počet listů těchto příloh, popřípadě počet svazků listinných příloh dokumentu,
  • počet a druh příloh dokumentu, pokud jsou v nelistinné podobě.

Všechny tyto údaje lze samozřejmě v elektronické podobě evidovat jako komponenty přijatého dokumentu. Aby byl zápis ještě jednodušší připravili jsme nastavení, které zajistí preferenci jednotek v podobě „listů“, a to zvlášť u hlavní komponenty (výchozí zapnuto) a zvlášť u příloh (výchozí vypnuto).

Kromě toho formulář pro zápis nového dokumentu doznal ještě dalších změn, které jsou přehledně shrnuty na následujícím obrázku.

Obr. 1. Úpravy na formuláři nový dokument při zápisu listovního podání
Obr. 1. Úpravy na formuláři nový dokument při zápisu listovního podání

Tisk podacích razítek

Již nějakou dobu je možné v ERMS Podatelně tisknout podací razítka přímo z programu na štítky. V aktualizaci 3.34 jsou přidány další vzorové sestavy pro různé rozměry štítků a různé potřeby obsahu vytištěného štítku reflektující potřeby zákazníků.

Obr. 2. Náhled na podací razítko ve formě štítku
Obr. 2. Náhled na podací razítko ve formě štítku

Další novinkou je možnost dodatečného doplnění podacího razítka do fronty podacích razítek. Pokud využíváte tisk podacích razítek na štítky, lze tímto razítko kdykoli dotisknout či v případě potřeby i duplikovat. Funkce je dostupná na následujících formulářích:

  • Nepředané dokumenty,
  • Vyhledání dokumentu dle ČJ,
  • Vyhledání dokumentu dle věci,
  • Vyhledání dokumentu dle JID,
  • Detail dokumentu.

V případě osobního podání zapisovaného přímo v aplikaci ERMS Úředník, je toto doplnění a následné vytištění podacího razítka také umožněno a může významně ušetřit náklady na pořizování dalších podacích razítek. Proto ale ne vždy je osobní podání povoleným postupem, je třeba také tuto funkcionalitu pro aplikaci ERMS Úředník nejprve povolit v globálním nastavením Procesy/Oběh dokumentů, položka „Povolit podací razítko i z Úředníka“.

Obr. 3. Rozšířená nástrojová lišta dokumentu v Podatelně. Předposlední
tlačítko slouží pro dodatečné zařazení do fronty podacích razítek.
Obr. 3. Rozšířená nástrojová lišta dokumentu v Podatelně. Předposlední tlačítko slouží pro dodatečné zařazení do fronty podacích razítek.