Elektronická spisová služba Munis ERMS ve verzi 3.34 – část druhá

V rámci pololetní aktualizace 3.34 jsme vám přinesli druhou porci novinek a vylepšení elektronické spisové služby Munis ERMS, která má za cíl zvýšit uživatelský komfort práce s tímto modulem. V minulé části popisu těchto novinek jsme se soustředili na Podatelnu, takže teď se zase pro změnu podíváme na Úředníka. Konkrétně na vylepšení týkající se práce s přijatým dokumentem.

Detail dokumentu

Na detailu dokumentu přibylo kontextové menu, které je přístupné na položkách stromečku ztvárnění a komponent v levé dolní části okna detailu dokumentu. Jeho funkce jsou popsány na Obr. 1. Kromě jiného je nově umožněno také hromadné ukládání komponent do vybraného adresáře (složky). Využití kontextového menu dokáže uspořit klikání na další tlačítka a urychlit vybrané operace s komponentami.

Obr. 1. Kontextové menu pro ztvárnění a komponenty na detailu dokumentu
Obr. 1. Kontextové menu pro ztvárnění a komponenty na detailu dokumentu

Vyčleňování a kopírování dokumentů

V případě, že se při vyřizování dokumentu zjistí, že dokument je spojením více různých případů anebo že jej různým způsobem má vyřizovat více uživatelů, resp. odborů, je možné z jednoho podání vyčlenit nebo duplikovat další dokumenty. Funkce pro vyčleňování a duplikování dokumentů byla v pololetní aktualizaci značně rozšířena. Ilustruje je ji Obr. 2.

Protože vyčlenění umožňuje rozdělit komponenty obsahující osobní údaje vážící se k různým případům, pokud byly v původním dokumentu spojeny, je tím zajištěn adekvátní postup v souladu s pravidly ochrany osobních údajů, aby ve spisu byly zpracovávány a uchovávány jen ty osobní údaje, které se skutečně týkají konkrétní věci, pro kterou je spis veden. Jen pro pořádek ještě dodáváme, že pokud jsou naopak komponenty dokumentu kopírovány do vícero dokumentů, je to proces úsporný s ohledem na ukládací prostor a neduplikují se při tom data uložená v dokumentovém úložišti Munis DUL.

Obr. 2. Kopie a vyčleňování dokumentu obsahujícího více podání dohromady.
Obr. 2. Kopie a vyčleňování dokumentu obsahujícího více podání dohromady.

Formulář pro vyčleňování a kopírování dokumentů má mnoho funkcí a možností, jak nové dokumenty vytvořit, resp. upravit vstupní přijatý dokument.

  • Sekce „Aktuální dokument“ ukazuje přijaté ztvárnění vstupního dokumentu.
    • Tlačítka v této sekci umožňují prohlížení digitálních komponent, úpravu věci vstupního dokumentu, popř. odstranění komponenty z dokumentu při procesu vyčleňování. Při tom nikdy nelze samozřejmě odstranit hlavní komponentu.
    • Tlačítkem s černou šipkou zahájíte tvorbu nového dokumentu.
  • Sekce „Rozpracovaný dokument“ ukazuje nový dokument, který je buď duplikátem nebo vyčleněním z původního dokumentu.
    • Jeho strukturu je možno plně ovlivnit, tj. lze určit, jaké komponenty v něm budou a která z nich bude dále hlavní.
    • Při uložení se nastavuje věc nového dokumentu.
  • Sekce „Smazané komponenty akt. dokumentu“ ukazuje seznam komponent, které nejsou nikde zahrnuty.
    • Ve většině případů by měla zůstat prázdná.
    • U digitálních podání musí zůstat prázdné, resp. program nedovolí uložit výsledek, pokud tato sekce prázdná nebude.
  • Sekce „Vytvářené duplikáty dokumentu“ ukazuje seznam nových dokumentů.
    • Tlačítka v této sekci umožňují upravit věc, popř. se vrátit k úpravě struktury nového dokumentu.
    • Je také možné nově vytvářený dokument zrušit.
  • Sekce „Komponenty“ je rozpisem komponent označeného nově vznikajícího dokumentu.

Celý proces vyčlenění a kopírování se provede potvrzením pomocí tlačítka Uložit, přičemž všechny nově vzniklé dokumenty jsou pak automaticky zobrazeny, aby bylo možné s nimi ihned dále pracovat. Třeba je vložit do samostatných spisů nebo je předat jiným úředníkům či odborům k vyřízení.