Využití konverzní služby

Významným prvkem elektronizace orgánů veřejné správy včetně městských a obecních úřadů, úřadů městských částí a městysů je implementace elektronických systémů spisové služby, které podporují využití a správu elektronických dokumentů. Často bývá tato snaha degradována zbytečným vytvářením listinných dokumentů, které by mohly zůstat elektronické. Existují přitom různé možnosti, jak zvýšit využití elektronických dokumentů, a to včetně vazby na konverzní službu České pošty, s. p.

Listinné nebo elektronické dokumenty

Elektronický systém spisové služby umožňuje spravovat jak elektronické, tak listinné dokumenty. Jeho implementace tedy v současné době neznamená plnou elektronizaci úřadu, ale pouze první krok na této cestě. Bez spolehlivého systému spisové služby nelze efektivně spravovat a využívat elektronické dokumenty, které mají celou řadu předností. Je to patrné i z toho, že již téměř nikdo dnes nepoužívá klasické psací stroje, aby vytvořil nový dokument, ale všichni máme na stole počítače a dokumenty píšeme pomocí různých textových editorů. Jednodušším způsobem se v nich opravují chyby a jednodušším způsobem se recyklují jíž napsané části textu, vzorová zdůvodnění či opakující se komentáře. Přesto v mnohých případech převládá pocit, že nakonec je vše třeba vytisknout, vložit do desek či do šanonu a uložit do skříně. Není to však pravda, neboť elektronizace veřejné správy otevřela cestu elektronické komunikaci, elektronickému uchování dokumentů a elektronické archivaci.

Nebudeme se pouštět do diskusí, zda je či není listinná podoba ekologičtější, ale jednoznačně platí, že není levnější, pokud již elektronický dokument máme. Jiná situace je v oblasti přijatých dokumentů, kdy případná digitalizace znamená náklady spojené s tímto procesem. I když i ty lze následně do jisté míry vyvážit úsporami ve správě a oběhu dokumentů a jejich uchovávání. Avšak velikost těchto úspor je závislá na velikosti organizace a rozsahu zmíněných činností a pro menší úřady není jednoznačná.

Když ale máme elektronický dokument, protože jsme jej napsali v textovém editoru, tak bychom měli tohoto našeho vstupního úsilí využít k co největšímu užitku, který z existence elektronického dokumentu máme. Musíme však být schopni tvorbu elektronického dokumentu dotáhnout až úplně do konce, což znamená zajištění elektronickými zabezpečovacími prvky jako jsou elektronický podpis, nebo elektronická pečeť a elektronické časové razítko. Tuto technologickou část vždy komfortně zprostředkuje elektronický systém spisové služby. V případě Munis ERMS jako elektronického systému spisové služby vytvářeného a dodávaného společností Triada je pro uživatele připravena celá škála možností, které schvalovací proces včetně podepisování zjednodušují a automatizují ve smyslu dopředu určených kompetencí a postupů odvozených od atributů vznikajících dokumentů. Využití jednotlivých modulů a funkcí Munis ERMS závisí na množství podepisovaných dokumentů, velikosti organizace a složitosti vnitřní organizační struktury. Pro každého má tento systém řešení, které odpovídá jeho potřebám a efektivním způsobem zajistí dokončení vzniku elektronického dokumentů včetně konverze do výstupního datového formátu podle vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby.

Elektronický dokument spravovaný elektronickým systémem spisové služby je chráněn proti stárnutí vhodnou volbou datového formátu (zmíněné výstupní datové formáty, z nichž převládá PDF/A), proti padělání a změnám elektronickým zabezpečovacími prvky a transakčním protokolem spisové služby a proti neoprávněné manipulaci či jen neoprávněnému nahlížení přístupovými právy. Příjemné je, že se vše děje automaticky na základě nastavených pravidel, aniž je třeba myslet je to, že papír musíme uklidit ze stolu do zásuvky, než přijde uklízečka. Elektronizace tedy zjednodušuje každodenní činnosti spojené se správou dokumentů.

Jsou však případy, kdy se nesprávně zdá, že je nakonec nezbytné dokument vytisknout na papír. V praxi se nejčastěji setkáváme se třemi takovými případy:

  • Potřeba podepsání osobou, která dosud neovládá elektronické podepisování
  • Potřeba odeslání v listinné podobě
  • Potřeba tvorby listinného spisu na základě přijatého listinného podání

Uvedené důvody jsou seřazeny dle složitosti řešení od nejjednoduššího k nejsložitějšímu. Neschopnost elektronicky podepsat dokument se již v dnešní době rozvoje informační společnosti, mobilních technologií, chytrých telefonů a platebních karet stává minulostí. Kdo si dokáže pomocí své platební karty vyzvednou hotovost z bankomatu, dokáže pomoci kvalifikovaného certifikátu uloženého na tokenu podepsat elektronický dokument. Je to stejně jednoduché, obzvláště máme-li dobře nastaven podpůrný systém spisové služby, jak bylo již výše zmíněno.

Potřeba odeslání dokumentu v listinné podobě v žádném případě neznamená, že originál dokumentu, který na úřadě zůstává (adresátovi se zpravidla posílá stejnopis prvopisu dokumentu), musí být také v listinné podobě. Ba naopak, preference uchování elektronických dokumentů plyne nejen z příslušné legislativy, ale je také podporována současnou praxí. A hlavně, přece nebudeme zahazovat, co už máme. Kromě toho existují způsoby, jak potřebu odeslání dokumentu v listinné podobě snížit, čemuž bude věnována další kapitola tohoto článku.

V případě, že máme listinné podání, které zakládá spis, máme dvě možnosti, jak netvořit a neukládat vlastní dokumenty také jen v listinné podobě. První možností je autorizovaná konverze přijatého podání nebo jeho konverze podle archivního zákona do elektronické podoby. Čím obsáhlejší bude výsledný spis, tím výhodnější je investovat čas do této vstupní konverze, neboť nám to umožní následné rychlejší a přehlednější vedení čistě elektronického spisu. A v žádném případě není pravda, že odvolací orgány musí vyžadovat případné předložení spisu v listinné podobě na základě nějakého zákona, vždy lze předat elektronický spis. Navíc je nyní v legislativním procesu návrh změny více zákonů dokonce upřednostňující čistě elektronické předávání celých spisů. Druhou možností je vedení hybridního spisu. Je pravdou, že to je nejsložitější forma spisu, avšak díky možnostem elektronického systému spisové služby je stejně dobře zvládnutelná jako elektronické spisy.

Datové schránky a konverzní služby České pošty

Datové schránky, které začaly fungovat uprostřed roku 2009 na základě zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, otevřely cestu důvěryhodnému elektronickému doporučenému doručování. Díky provázanosti s elektronickým systémem spisové služby zjednodušily příjem elektronických podání i elektronické odesílání. Na základě daných pravidel platí, že doručení do datové schránky má téměř absolutní přednost před jakýmkoli jiným způsobem doručení. Jedinou výjimkou jsou případy, kdy se doručuje místě (z ruky do ruky) nebo veřejnou vyhláškou, popř. když to povaha dokumentu neumožňuje, např. je-li přílohou dokument materiální předmět. Jinak má doručení do datové schránky přednost i před doručovací adresou, ať je tato nahlášena v evidenci obyvatel nebo určena pro konkrétní správní řízení.

Doručení do datové schránky ve všech případech, kdy má adresát zřízenu a aktivovánu datovou schránku, znamená, že nepotřebujeme pro odeslání dokumentu žádný výtisk, žádný zbytečný papír. Nicméně ne každý adresát datovou schránku má. Povinně ze zákona ji mají všechny orgány veřejné moci a všechny právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku anebo zřízené zákonem. Fyzické osoby a fyzické osoby podnikající (kromě několika specifických profesí, jimž je datová schránka zřizována ze zákona) si mohou datovou schránku zřídit zdarma na žádost, tedy zcela dobrovolně. Byť je tato služba bezplatná, není bohužel mezi fyzickými osoba o ni velký zájem, což plyne z celé řady nepřímých důvodů, které mohou být jako pro běžné občany, tak pro podnikatele nepříjemné a odrazující. Vzpomeňme jen povinné podání daňového přiznání pouze v elektronické podobě.

Byť během jarního období, kdy byl omezen pohyb osob a otvírací doby úřadů, se zájem o dobrovolné zřizování datových schránek značně zvýšil, stále ještě nedosahuje natolik významného množství, abychom tím mohli eliminovat vytváření listinných stejnopisů dokumentů pro účely listovního doručování fyzickým osobám a podnikajícím fyzickým osobám. Avšak změny právních předpisů umožnily vznik nové nabídky České pošty, která tuto absenci datových schránek u zmíněných subjektů dokáže překonat. Jde o tzv. automatizovanou autorizovanou konverzi dokumentů, kterou mohou poskytovat kontaktní místa veřejné správy jako službu. Česká pošta k nim navíc přidává své vlastní doručovací služby, čímž vzniká velmi užitečný komplex, který lze využít pro doručování všem osobám, které nemají zřízenu datovou schránku, aniž je třeba tyto dokumenty přímo na úřadě tisknout.

Obr. 1. Ověřování datových schránek v Munis ERMS
Obr. 1. Ověřování datových schránek v Munis ERMS

Podmínkou využití této nové služby je uzavření veřejnoprávní smlouvy o přenesení výkonu působnosti v oblasti doručování mezi orgánem veřejné moci a Českou poštou, jakožto kontaktním místem veřejné správy, a provozovaný systém spisové služby, který umožňuje vazbu na tento nový způsob doručování. Jak to celé v praxi funguje si ukážeme na příkladu elektronické spisové služby Munis ERMS, která je součástí informačního systému Munis. V tomto systému je při přípravě každého dokumentu, u kterého povaha dokumentu umožňuje poslání přes datovou schránku, ověřováno, zda aktuálně adresát má zřízenu a také zpřístupněnu datovou schránku (viz Obr. 1). Podle výsledku je pak automaticky nastaven příslušný způsob doručení. V případě, že adresát datovou schránku nemá a je v nastavení zvolena vazba na konverzní službu České pošty, je automaticky změněn způsob doručení na tuto novou možnost. Tím je proces schvalování a tvorby dokumentu shodný, jako kdyby adresát datovou schránku měl. Po vytvoření příslušných zásilek je pak nabídnut odpovídající způsob jejich doručení (celková nabídka možností okamžitého odeslání je na Obr. 2). Úředník tak v podstatě vůbec nemusí rozlišovat, zda adresát má či nemá datovou schránku. V obou případech využívá shodné postupy a vše se liší pouze v příslušném potvrzení provedeného odeslání.

Obr. 2. Možnosti vypravení zásilek v Munis ERMS
Obr. 2. Možnosti vypravení zásilek v Munis ERMS

Česká pošta zajistí automatizovanou autorizovanou konverzi odeslaného dokumentu, zabalení do obálky a doručení klasickým způsobem. O všech odeslaných zásilkách pak zašle následující dne do datové schránky úřadu dokument s potvrzením tohoto úkonu. Kromě toho je možné on-line sledovat postup vypravení a jeho jednotlivé kroky. Elektronická spisová služba Munis ERMS má implementovánu vazbu i na tuto ověřovací službu, jejíž ukázka je na Obr. 3.

Obr. 3. Kontrola vypravení přes konverzní službu České pošty
Obr. 3. Kontrola vypravení přes konverzní službu České pošty

Popsaným způsobem lze téměř eliminovat potřebu vytištění dokumentů. Zbydou jen případy osobních předání a dokumenty, jejichž povaha (zejména díky materiálním přílohám) doručení datovou schránkou neumožňuje. Využití konverzní služby České pošty je z pohledu Munis ERMS zajištěno modulem ERMS Automatizace, který nabízí kromě této funkcionality ještě celou řadu dalších možností, jak zvýšit efektivitu spisové služby (např. automatické párování digitalizátů listinných podání – viz Obr. 4), nebo jak zlepšit služby veřejné správy vazbou na Datový portál Munis jako klíčového řešení pro služby portálů občana.

Obr. 4. Automatické párování digitalizátů listinných podání a další funkce v aplikaci ERMS Automatizace
Obr. 4. Automatické párování digitalizátů listinných podání a další funkce v aplikaci ERMS Automatizace