Bezkontaktní procesy

Mezi důležitá opatření proti šíření koronaviru a nemoci Covid-19 patří omezení osobních kontaktů. Významně tak vzrostla důležitost elektronické komunikace a bezkontaktních procesů, které umožňují zachovat fungování (nejen) orgánů veřejné moci. Jaké jsou konkrétní možnosti bezkontaktních procesů, které lze využít v rámci činností městských a obecních úřadů? Byť se ve většině případů nejedná o novinky z hlediska daného informačního systému a pro mnoho uživatelů jde jen o ujištění správné volby, je vhodné je shrnout a představit některé detaily, které mohou v jednotlivých implementacích pomoci k získání vyšší efektivity výsledných procesů.

Bezkontaktní platby

Zvolna se blíží přelom roku a s ním pro poplatky s typickým ročním cyklem generování předpisů na nové období. Placení místních poplatků lze jistě vhodně převést do bezkontaktní podoby, a to buď zcela tím, že je preferována platba na účet, anebo alespoň částečně využitím bezhotovostních úhrad pomocí platebních karet. Podívejme se nejprve na preferovanou zcela bezkontaktní podobu.

Úhrada místního poplatku na účet v sobě zahrnuje dvě oblasti, které si zaslouží pozornost. První je způsob, jakým se poplatník dozví o poplatkové povinnosti ve smyslu přesné specifikace platebních údajů. Druhá je párování přijatých plateb s příslušnými poplatky. Obě tyto oblsti lze efektivně zvládnout pomocí modulů informačního systému Munis.

Rozesílání informací k platbám poplatků je možné dvojím způsobem. Buď přímou vazbou modulu Poplatky na spisovou službu, kde je vygenerován dokument ve formátu PDF/A, který je dále vypravován prostředky spisové služby, nebo přímým rozesíláním výzev prostřednictvím e-mailů. První způsob se více hodí v případě výměrů, tedy řešení situace, kdy poplatník nesplnil svoji poplatkovou povinnost v řádném termínu a řádné výši. Avšak pro jednoduché informování o poplatkové povinnosti a rozesílání platebních dispozic je vhodnější e-mailová podoba, která je z pohledu zajištění vytčeného cíle efektivnější, neboť zmíněné dokumenty mají pouze informační charakter a nejsou nezbytným (úředním) krokem v procesu výběru poplatků a lze se tedy oprostit od kroků nezbytných při tvorbě dokumentů podléhajících evidenci ve spisové službě. Rozesílané informace o poplatkové povinnosti pouze usnadňují poplatníkům získání potřebných údajů a zajišťují vyšší efektivitu výběru poplatků.

Obr. 1. Rozesílání výzev k platbám poplatků
Obr. 1. Rozesílání výzev k platbám poplatků

Hromadné rozesílání výzev e-mailem umožňuje modulu Poplatky informačního systému Munis ve stejném formuláři, v jakém jsou následně při nesplnění poplatkové povinnost generovány výměry (viz Obr. 1). Vlastní platební dispozice je pro poplatníka uložena v příloze e-mailu v souboru ve výstupním datovém formátu PDF/A, jehož součástí je standardně také QR kód. To dává poplatníkovi minimálně následující možnosti zaplacení:

  • zobrazit PDF přílohu na počítači, otevřít bankovnictví v mobilu, načíst QR kód,
  • nebo zkopírovat platební údaje přímo do elektronického bankovnictví.

Z hlediska technických aspektů plánované služby je třeba věnovat pozornost i samotnému odeslání většího množství e-mailů najednou. Je vhodné, aby měl každý e-mail všechny náležitosti, které po-mohou snížit riziko, že bude vyhodnocen jako nevyžádaná pošta (tzn. nastavení SPF, DKIM). Pomocí zástupných textů je možné také personalizovat vlastní text e-mailu.

Z hlediska vlastního sběru e-mailů jednotlivých poplatků je třeba dále zdůraznit, že se jedná o osobní údaje ve smyslu obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR). Proto je třeba tomuto zpracování věnovat patřičnou pozornost, připravit příslušné záznamy o zpracování a před tím rozmyslet právní titul, na základě kterého je zpracování prováděno. Jsou v podstatě dvě možnosti, z nichž si můžeme vybrat:

  1. veřejný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. e) GDPR,
  2. souhlas se zpracováním osobních údajů podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR.

Zvýšení efektivity výběru místních poplatků a snížení nákladů na činnost veřejné správy nahrazením papírové komunikace (např. klasického rozesílání složenek) elektronickými komunikačními kanály, to jsou jistě důvody, které jsou veřejným zájmem, a proto je zřejmě možné využít na administrativu jednodušší zákonný důvod zpracování dle bodu 1. Ovšem posouzení vhodné volby je nutné v každém konkrétním případě. Pokud si nejste jisti, zda je váš postup správný, můžete jej diskutovat s proškolenými konzultanty společnosti Triada nebo obchodními zástupci při servisní návštěvě týkající se informačního systému Munis.

Příchozí platby, které jsou součástí výpisu z účtu zpracovávaného v modulu Bankovní služby Munis, je třeba následně spárovat s jednotlivými předpisy plateb. Pokud poplatník použije správné údaje pro platbu poplatků, pak to lze udělat zcela automatizovaně pomocí variabilního symbolu, popř. částky. Problémy nastávají, když jsou tyto údaje poplatníkem zadány chybně nebo pokud poplatník spojí více plateb do jedné, ačkoliv mu byly zaslány informace pro jednotlivé platby odděleně. Modul Bankovní služby Munis má několik specifických vyhledávacích procesů, jimiž je možné se pokusit dohled konkrétní vazebný předpis, avšak mnohdy taková situace končí ručním párováním. Abychom předešli těmto problémům, je právě vhodné co nejpřesněji poplatníka informovat a v maximální míře mu usnadnit vlastní platbu, např. pomocí již zmíněných QR kódů.

V případě, kdy poplatník přijde zaplatit poplatek přímo do poklady úřadu, je vhodné s ohledem na situaci tento proces maximálně urychlit. Jednou z cest je preference bezhotovostní úhrady pomocí platební karty. Informační systém Munis obsahující propojené moduly Poplatky, Pokladna a Platební karty, které ve spojitosti zajistí komunikaci s platebním terminálem (viz Obr. 2), předání potřebných údajů a následné párování platby s konkrétním poplatkem. Jde o léty prověřený postup, jehož rozvoj byl pouze současnou situací akcelerován.

Obr. 2. Úhrada platební kartou: komunikace s platebním terminálem
Obr. 2. Úhrada platební kartou: komunikace s platebním terminálem

Bezkontaktní podepisování

Elektronické podepisování je již také v informačním systému Munis implementováno téměř dvacet let, byť se jeho podoba s časem měnila tak, jak se proměňovala pravidla daná právními předpisy pro tuto oblast. Aktuálně platné a účinné nařízení eIDAS hovoří o tom, že kvalifikovaný elektronický podpis má stejné právní účinky jako vlastnoruční podpis a že elektronickému podpisu nesmí být upírána účinnost a nesmí být odmítán jen z toho důvodu, že má elektronickou podobu. Využití elektronického podepisování je tedy možné nejen v případě, kdy jsou vytvářeny elektronické dokumenty, které jsou následně odesílány přes datovou schránku.

V čísle 2–3 časopisu Obec & finance byl zmíněn následující případ z praxe:

„Přišel stav nouze a na jedné poměrně malé obci se starosta dostal do karantény. Kvůli tomu nemohl docházet na úřad, aby podepisoval dokumenty vlastnoručně. Avšak protože měl kvalifikovaný certifikát na kvalifikovaném nosiči, jak vyžaduje nařízení eIDAS pro tvorbu kvalifikovaných elektronických podpisů, mohl dál plně fungovat on i úřad. Dokumenty připravené jedinou úřednicí na úřadě byly předávány ke schvalování elektronicky. A byť to běžně není efektivní způsob, tak v této speciální situaci bylo dále využito autorizované konverze z moci úřední těchto elektronicky podepsaných dokumentů k vytvoření listinných stejnopisů s právní váhou podepsaného originálu, přičemž tyto listinné výstupy z konverze pak mohly být odesílány listinným způsobem a fungování úřadu bylo plně zachováno.“

Oblastí, v níž bývá elektronické podepisování opomíjeno, je vícenásobné podepisování. Tedy např. podepisování smluv nebo jiných dokumentů, které z principu vyžadují více podpisů. Elektronický systém spisové služby Munis ERMS umožňuje variantní nastavení schvalovacích procesů, které lze nastavit i jako vícestupňové. To znamená, že k jednomu dokumentu mohou být postupně přidávány další podpisy tak, jak to odpovídá procesním potřebám. Každý krok přidání podpisu je z pohledu podepisujícího samostatným schvalovacím procesem. Není tedy třeba učit se žádné nové postupy a navíc lze v každém kroku další postup zastavit, pokud se zjistí, že dokument není správně připraven. Samozřejmě že v takovém případě je pak třeba začít s podpisy zase od začátku, protože jednou ze stěžejních vlastností kvalifikovaného elektronického podpisu je, že z něj lze zjistit jakoukoliv následnou změnu dat.

Bezkontaktní komunikace

Datové schránky, které začaly fungovat uprostřed roku 2009, otevřely cestu důvěryhodnému elektronickému doporučenému doručování. Je-li doručováno do datové schránky můžeme přímočaře a bez jakýchkoliv komplikací využít výše diskutované procesy bezkontaktního podepisování. Na základě zákonných pravidel platí, že doručení do datové schránky má téměř absolutní přednost před jakýmkoliv jiným způsobem doručení. Jedinou výjimkou jsou případy, kdy se doručuje místě nebo veřejnou vyhláškou, popř. když to povaha dokumentu neumožňuje, např. je-li přílohou dokument materiální předmět. Jinak má doručení do datové schránky přednost i před doručovací adresou. Nicméně ne každý adresát datovou schránku má.

Povinně ze zákona mají datovou schránku všechny orgány veřejné moci a všechny právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku anebo zřízené zákonem. Fyzické osoby a fyzické osoby podnikající (kromě několika specifických profesí, jimž je datová schránka zřizována ze zákona) si mohou datovou schránku dobrovolně zřídit, a to zdarma. Ačkoliv je tato služba bezplatná, není bohužel mezi fyzickými osobami o ni velký zájem, byť během letošního roku zájem o tuto službu významně stoupl. Ale stále ještě nedosahuje natolik významného množství, abychom tím mohli eliminovat vytváření listinných stejnopisů dokumentů pro účely listovního doručování fyzickým osobám a podnikajícím fyzickým osobám.

Nicméně změny právních předpisů v uplynulých letech umožnily vznik nové nabídky České pošty, která tuto absenci datových schránek u zmíněných subjektů dokáže překonat. Jde o tzv. automatizovanou autorizovanou konverzi dokumentů, kterou mohou poskytovat kontaktní místa veřejné správy jako službu. Česká pošta k nim navíc přidává své vlastní doručovací služby, čímž vzniká velmi užitečný komplex, který lze využít pro doručování všem osobám, které nemají zřízenu datovou schránku, aniž je třeba tyto dokumenty přímo na úřadě tisknout a fyzicky podepisovat. Pokud při ověřování existence datové schránky adresáta zjistíme, že ji nemá zřízenu a aktivovánu, nemusíme měnit postup vytváření dokumentu, ale pouze změníme způsob doručení prostřednictvím konverzní služby České pošty.

Informační systém Munis má tuto službu integrovánu tak, že při jejím nastavení sám volí příslušný způsob doručení. Pokud povaha dokumentu umožňuje poslání přes datovou schránku a adresát ji má aktivovánu, pak do jeho datové schránky. Pokud povaha dokumentu umožňuje poslání přes datovou schránku, ale adresát ji nemá aktivovánu, tak prostřednictvím konverzní služby České pošty. A pokud povaha dokumentu neumožňuje poslání přes datovou schránku, tak klasickou listovní zásilkou, cenným psaním, balíkem nebo jiným způsobem odpovídajícím charakteru dokumentu. Na Obr. 3 je ukázka různých možností vypravení z elektronické spisové služby Munis ERMS.

Obr. 3. Odeslání přes konverzní službu České pošty
Obr. 3. Odeslání přes konverzní službu České pošty

Podmínkou využití konverzní služby je uzavření veřejnoprávní smlouvy o přenesení výkonu působnosti v oblasti doručování mezi orgánem veřejné moci a Českou poštou, jakožto kontaktním místem veřejné správy. Z pohledu informačního systému Munis je tato vazba zajištěna modulem ERMS Automatizace, který nabízí kromě této funkcionality ještě celou řadu dalších možností, jak zvýšit efektivitu výkonu spisové služby.