Automatické spisy

Podle § 65 odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, platí, že při vyřizování dokumentů se všechny dokumenty týkající se téže věci spojí ve spis. Zákon dále upřesňuje, že dokumenty v analogové podobě se vzájemně spojí fyzicky, dokumenty v digitální podobě se vzájemně spojí prostřednictvím metadat evidovaných v elektronickém systému spisové služby a vzájemné spojení dokumentu v analogové podobě a dokumentu v digitální podobě se činí pomocí odkazů. Z citovaného ustanovení vyplývá, že vyřizuje-li se dokument jiným dokumentem, má se tato dvojice také stát spisem.

V praxi je odpověď na přijatý dokument, je-li realizována jedním vyřizujícím dokumentem, vytvářena se stejným číslem jednacím „jako odpověď“. Spisy se v takovém případě většinou netvoří, přestože by dle uvedeného ustanovení měly. Stejně se k tomu také vyjadřuje metodický pokyn Národního archivu.

V Elektronické spisové službě Munis ERMS jsou tři cesty, jak může odpověď na přijatý dokument vzniknout:

  • Koncept ze šablony, což je preferovaný a nejrychlejší způsob tvorby odpovědi.
  • Koncept ze souboru, což je časté řešení, máme-li text odpovědi dříve připraven mimo spisovou službu.
  • Obecný koncept, což je možnost, která se používá v okamžiku, kdy jde o analogovou odpověď.
Obr. 1. Příprava odpovědi s automatickou tvorbou spisu
Obr. 1. Příprava odpovědi s automatickou tvorbou spisu

Před tvorbou odpovědi se vždy objeví formulář, v němž upřesňujeme následné uložení přijatého dokumentu, tedy zejména volíme věcnou skupinu pro jeho zatřídění. Ukázka tohoto formuláře je na Obr. 1, kde je vidět, že elektronický systém spisové služby Munis ERMS také navrhuje automatické založení spisu, do něhož budou následně oba dokumenty také automatizovaně vloženy. Tato funkcionalita je podmíněna předchozím nastavením, o němž bude pojednáno v třetí části tohoto příspěvku.

Automatická tvorba spisu značně zjednoduší naplnění dikce zákona a zajistí, že oba dokumenty, jak přijaté podání, tak posléze vytvořená odpověď, budou vloženy do spisu s odpovídajícím popisem a odpovídajícím zatříděním. Jediný rozdíl oproti původnímu způsobu práce je pak v tom, že odesláním odpovědi vyřizování nekončí, ale je třeba spis ještě uzavřít.

Uzavírání spisů je důležitá operace, která pro spisy zajistí totéž, co vyřízení pro dokument. Tedy zejména kontrolu úplnosti a připravenosti pro následné uložení. To lze dělat buď jednotlivě, nebo hromadně po určité době (třeba jednou za měsíc). Jen se na tato uzavření nesmí zapomenout.

Hromadné uzavření spisů

Hromadné uzavření spisů (viz Obr. 2) je přístupné z formuláře hromadných operací se spisy. Jedinou jeho podmínkou je, aby všechny uzavírané spisy byly uzavírány ke stejnému datu a byly zatříděny do stejné (jedné) věcné skupiny.

V případě, že některý dokument vložený ve spisu není ve stavu, který by umožňoval uzavření spisu, je tento spis z procesu vyřazen a proces pokračuje se zbylými spisy. Tím je zajištěna maximální efektivita tohoto procesu, který netřeba zbytečně přerušovat.

Obr. 2. Průvodce pro hromadné uzavření spisů
Obr. 2. Průvodce pro hromadné uzavření spisů

Nastavení automatické tvorby spisů

Aby automatická tvorba spisů při odpovědi, kterou vám přináší novoroční aktualizace 3.35, fungovala, musí se nejprve nastavit. V aplikaci ERMS Nastavení se volí zejména typ spisů, jejich popis a pravidla pro automatickou tvorbu názvu. Ukázka tohoto nastavení je na Obr. 3.

Pravidla pro tvorbu automatických spisů mohou být specifická pro uživatele, pro pracovní pozici anebo pro organizační jednotku, ale samozřejmě vše může být také řešeno centrálně na globální úrovni. Konkrétní nastavení závisí jen na pravidlech původce, které také mají být popsány v důležité vnitřní směrnici – Spisovém řádu. Při nastavení pravidel pro automatickou tvorbu spisů proto prosím nezapomeňte na aktualizaci této směrnice.

Obr. 3. Ukázka nastavení pro automatickou tvorbu spisů
Obr. 3. Ukázka nastavení pro automatickou tvorbu spisů