Evidence interních dokumentů

Každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové či digitální, která byla vytvořena původcem nebo byla původci doručena, musí být někde evidována. Pozorný čtenář jistě postřehl, že úvodní věta vycházela z definice dokumentu tak, jak jej v § 2 písm. e) zavádí zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě. Mohli bychom ji tedy zkrátit a zároveň upřesnit tak, že každý dokument, který byl původci doručen nebo vznikl z jeho činnosti musí být evidován, pokud jej z evidence nevyjímá schválený spisový řád úřadu.

Typickými neevidovanými dokumenty jsou evidence docházky, pokladní knihy, knihy jízd, technická dokumentace a přijaté dokumenty, které nemají úřední charakter, zejména došlé pozvánky, noviny a časopisy, věstníky, knihy, nabídkové a propagační tiskoviny. Všechny ostatní dokumenty evidenci podléhají. Avšak ne všechny musí být evidovány jen a pouze ve spisové službě. Úřad může mít zavedeny samostatné evidence dokumentů (typickými příklady jsou mzdová agenda, kniha faktur či evidence účetních dokladů), v nichž se evidují dokumenty konkrétního charakteru, pro které by centrální evidence ve spisové službě mohla být komplikací. Na druhou stranu jednoznačně platí pravidlo, že čím méně samostatných evidencí, tím lépe a hlavně jednodušeji. Mám-li jednu evidenci, vždy rychleji najdu, co hledám, než když se musím dívat do více různých evidencí. O skartačním řízení v tomto kontextu ani nemluvě, protože samostatné evidence dokumentů pro něj bývají značným problémem.

Proto se v rámci IS Munis snažíme, aby co nejvíce dokumentů mohlo být evidováno v jednotné centrální evidenci spisové služby, aniž to bude přinášet jakékoliv komplikace. Ba naopak, chceme, aby to bylo přímočaré a jednoduché. Prvním krokem na cestě snižování počtu samostatných evidencí je jednoznačně vazba mezi Munis ERMS a modulem Fakturace pro příjem a odesílání faktur. Nicméně v rámci aktualizace 3.35 přibyla funkcionalita umožňující zavést do spisové služby dokumenty, které vyžadují interní schvalování a to i vícestupňové.

Obr. 1. Ikona pro uzavření konceptu
Obr. 1. Ikona pro uzavření konceptu

Uzavírání konceptů

Každý dokument, který na úřadě vzniká, má nejprve podobu konceptu. Je plně na rozhodnutí úředníka, který dokument vytvořil, zda jej chce z úřadu odeslat (pak tento dokumentu musí projít schvalovacím procesem), nebo zda jde o interní dokument (např. zápis z jednání, určení oprávněné úřední osoby v rámci správního řízení, protokol o projednání přestupku), a tedy se tento koncept pouze uzavře, čímž z něj vznikne interní dokument.

Formulář pro uzavření konceptu byl významně graficky upraven asi před dvěma lety, aby se svým ovládáním přiblížil obdobnému formuláři zajišťujícímu schvalování. Důležité je, že uzavřený dokument, již nelze vrátit do schvalovacího procesu a odeslat, a proto je při uzavírání vyžadován důvod. Jeho vynucené zadání má zabránit chybám v podobě nežádoucího uzavření. Ukázka formuláře pro uzavření konceptu je na Obr. 2.

Obr. 2. Formulář uzavření konceptu
Obr. 2. Formulář uzavření konceptu

Interní schvalování

Již jsme zmínili, že od verze 3.35 je možné interní dokument vytvořit též pomocí schvalovacího procesu, jímž před tím procházely pouze ty dokumenty, které byly z úřadu posléze odesílány. To, jaký schvalovací proces bude pro konkrétní dokument použit, již nevychází z aktuálního rozhodnutí úředníka, ale je to specifikováno pravidly pro schvalování, která se řídí různými parametry konceptů (např. adresátem, typem dokumentu, věcnou skupinou, vyřizující osobou apod.).

Obr. 3. Ukázka žádosti o interní schválení
Obr. 3. Ukázka žádosti o interní schválení

Na Obr. 3 je ilustrována žádost o schválení, jejímž výsledkem má být interní dokument. Stejně jako je dle pravidel automaticky zvolený schvalovací proces výrazně vyznačen v záhlaví formuláře, tak zase v dolní části je zdůrazněno, zda jeho použitím vznikne dokument připravený k odeslání, nebo interní dokument, který se odesílat nebude. Toto nastavení je samozřejmě součástí příslušné šablony pro schvalování, kterou je třeba vhodně připravit.

Díky interním schvalovacím procesům lze převést do jednotné evidence spisové služby interní dokumenty, které mají být potvrzeny odpovědným pracovníkem, a posléze případně dále, ale jen v rámci úřadu, procesovány. Mohou to být např. i průvodky faktur, u kterých se vyžaduje hned několik podpisů. Díky nařízení eIDAS jsou právní účinky kvalifikovaného elektronického podpisu shodné s vlastnoručním podpisem, takže takto podepsané souhlasy s proplacením příslušné částky jsou plně průkazné a zcela rovnocenné papírovému řešení. Aby byl tento proces ještě jednodušší připravujeme možnost tvorby průvodek v podobě konceptů rovnou z modulu Fakturace.

Nicméně tímto způsobem lze do jednotné evidence dokumentů vedené ve spisové službě převést vše, co v rámci úřadu vyžaduje podepsání odpovědným pracovníkem či dokonce sled těchto podpisů, protože jednotlivé schvalovací procesy na sebe mohou libovolně navazovat.