Základní registry a informační systém Munis

Letošním tématem číslo jedna v oblasti elektronizace veřejné správy je zavedení základních registrů. Tento projekt má, jako většina projektů e-Governmentu, nejen část technickou, ale také metodickou (a další). Po technické stránce je velmi podstatná pro praxi městských a obecních úřadů připravenost agendových informačních systémů, po metodické stránce pak úprava procesních postupů za podpory nových přístupů zprostředkovaných právě novými funkcemi agendových informačních systémů. Na této stránce naleznete užitečné informace o postupu přípravy a zavádění základních registrů.

Obsah:

Všeobecné informace a přehled legislativy

O základních registrech veřejné správy toho bylo již řečeno i napsáno mnoho. Proto se zde omezíme pouze na shrnutí těch nejdůležitějších informací a aspektů. Po legislativní stránce jsou základní registry podloženy následujícími právními předpisy:

  • zákonem č. 111/2009, o základních registrech, ve znění pozdějších předpisů,
  • zákonem č. 227/2009 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s přijetím zákona o základních registrech, ve znění pozdějších předpisů, a
  • nařízením vlády č. 161/2011 ze dne 21. června 2011, o stanovení harmonogramu a technického způsobu provedení opatření podle § 64 až 68 zákona o základních registrech.

V § 4 odst. 1 zákona č. 111/2009 Sb. se definuje, že základní registr obsahuje referenční údaje, referenční vazby, identifikátory fyzických osob, popřípadě autentizační údaje. Podstatné je, že referenční údaj je považován za správný, pokud není prokázán opak nebo pokud nevznikne oprávněná pochybnost o správnosti referenčního údaje. Správu základních registrů má na starosti správní úřad zřízený podle § 6 citovaného zákona. Je jím Správa základních registrů. Tento úřad dle zákona zajišťuje provoz informačního systému základních registrů a jeho bezpečnost, realizaci vazeb mezi jednotlivými základními registry prostřednictvím služeb informačního systému základních registrů, realizaci vazeb mezi základními registry a agendovými informačními systémy prostřednictvím služeb informačního systému základních registrů, zpřístupnění referenčních údajů obsažených v základních registrech v rozsahu oprávnění obsažených v registru práv a povinností a vedení záznamů o událostech souvisejících s provozováním informačního systému základních registrů.

Zavedení základních registrů přináší hned několik zásadních změn. První je opět dána opakovaně citovaným zákonem (konkrétně jeho § 5), který říká, že orgán veřejné moci využívá při své činnosti referenční údaje obsažené v příslušném základním registru v rozsahu, v jakém je oprávněn tyto údaje využívat podle jiných právních předpisů, a to aniž by ověřoval jejich správnost. Od osob, po kterých je jiným právním předpisem doložení takových údajů požadováno, je orgán veřejné moci oprávněn požadovat poskytnutí takových údajů pouze v taxativně určených případech.

Druhou podstatnou změnou je, že se v základních registrech sumarizují údaje, které dříve spadaly do různých resortů. Díky tomu jsou základní registry skutečným krokem k optimalizaci fungování veřejné správy. Vzhledem k využití vzájemných referenčních vazeb se navíc odstraňuje duplicita vybraných dat, zejména adresních údajů, což má výrazný pozitivní vliv na kvalitu dat, s nimiž bude veřejná správa dále pracovat.

Základní registry jsou čtyři:

  • Registr obyvatel (ROB), který obsahuje základní údaje o občanech a cizincích s povolením k pobytu.
  • Registr osob (ROS), který obsahuje údaje o právnických osobách, podnikajících fyzických osobách, orgánech veřejné moci i o nekomerčních subjektech, jako jsou občanská sdružení a církve.
  • Registr územní identifikace, adres a nemovitostí (RUIAN), který obsahuje údaje o základních územních a správních prvcích
  • Registr práv a povinností (RPP), který obsahuje referenční údaje o působnosti orgánů veřejné moci a dále oprávnění k přístupu k jednotlivým údajům, informace o změnách provedených v těchto údajích atd.

Ochranu osobních referenčních údajů uložených v základních registrech zajišťuje připojený Převodník identifikátorů (ORG). Jednotlivé subjekty budou k registrům přistupovat prostřednictví jednotného referenčního rozhraní představovaného Informačním systém základních registrů (ISZR).

Z uvedených informací jednoznačně vyplývá, že základní registry veřejné správy jsou významným projektem a jejich zavedení výrazně změní mnohé procesní postupy veřejné správy. Proto je třeba nepodceňovat aktuálně probíhající přípravné kroky. Mnohé z nich jsou popsány v metodikách zveřejněných přímo na stránkách Správy základních registrů dostupných na adrese www.szrcr.cz.

Důležitá fakta

  • Orgán veřejné moci využívá při své činnosti referenční údaje obsažené v příslušném základním registru v rozsahu, v jakém je oprávněn tyto údaje využívat podle jiných právních předpisů, a to aniž by ověřoval jejich správnost. Od osob, po kterých je jiným právním předpisem doložení takových údajů požadováno, je orgán veřejné moci oprávněn požadovat poskytnutí takových údajů pouze v taxativně určených případech.
  • Přípravě na základní registry je třeba věnovat patřičnou pozornost, protože s jejich fungováním je spojeno mnoho procesních změn, které je například potřebné zohlednit ve vnitřních směrnicích orgánů veřejné moci. V žádném případě nelze čekat do 1. 7. 2012 a předpokládat, že vše za Vás vyřeší agendový informační systém.
  • Změna vnitřních směrnic orgánů veřejné moci a z nich vyplývající změny pracovních postupů musí popisovat, jakým způsobem a v jakých situacích budou úředníci využívat referenční údaje ze základních registrů.
  • První červenec není magické datum. Procesy se budou měnit postupně a stejně tak lze průběžně realizovat kroky pro připojení k základním registrům, jak to plyne z jednotlivých dílčích termínů. Některé z nich jsou bližší než 1. 7. 2012, ale také mnoho z nich zůstane otevřeno i po 1. 7. 2012.
  • Informační systém Munis je připravován na základní registry a bude umožňovat veškeré zákonem povolené funkce pro ověřování referenčních a dalších údajů vedených v základních registrech. Rozšířené funkce Vám nabídnou pokrytí všech potřeb, které v souvislosti s ověřováním referenčních údajů budete mít, a to i mimo agendy přímo zpracovávané v IS Munis.

Přípravné kroky před spuštěním základních registrů

1. Ohlášení působnosti v agendě

Prvním krokem je provedení oznámení o vykonávání působnosti v dané agendě prostřednictvím portálu Registru práv a povinností.

  • Termín: Do 30 dnů od oznámení o registraci agendy, které bude doručeno (již je několik měsíců postupně doručováno pro další a další registrované agendy) do vaší datové schránky od Ministerstva vnitra
  • V rámci jednotlivých agend určujete počty osob.
  • Vlastní registrace
  • Další návody

2. Registrace ISVS

Dalším krokem je registrace Vašeho informačního systému do Informačního systému o informačních systémech veřejné správy. Tento krok může probíhat souběžně s ohlášením působnosti v agendě.

  1. Termín: Ideálně před zahájením ostrého provozu základních registrů, ale tato registrace zůstává stále otevřena, takže termín je vlastně stanoven jen podmínkou, že bez této registrace nelze prostřednictvím daného informačního systému k základním registrům přistupovat
  2. Doporučujeme registrovat IS Munis jako jeden celek a případně uvést jednotlivé moduly v údaji Charakteristika ISVS. Z modulů IS Munis se bude nejčastěji jednat o Evidenci obyvatel (včetně volebních seznamů), Matriku, Poplatky a Spisovou službu.
  3. Další návody

3. Certifikát pro připojení k základním registrům

Po dokončení dvou prvních kroků je možné provést spojení registrovaného informačního systému a působnosti v agendě, čímž obec získá certifikát, jímž se bude k základním registrům hlásit.

  1. Termín: Před tím, než obec bude potřebovat ověřovat údaje v základních registrech.
  2. V žádosti o certifikát se uvádějí (mimo jiné) následující údaje:
    • orgán veřejné moci
    • identifikace IS
    • seznam agend
    • veřejná a pevná IP adresa, ze které se bude přistupovat – ověřte si u svého poskytovatele internetového připojení, zda tuto službu nabízí

Základní registry a IS Munis

Vlastní komunikaci IS Munis s ISZR bude zajišťovat nový modul Munizar, který společnost Triada nabízí ve třech variantách:

  1. Munizar Standard, který zprostředkovává komunikaci s ISZR pro všechny integrované moduly IS Munis, měli možnost získat do 31. 12. 2012 všichni naši stávající zákazníci zdarma. V roce 2013 lze tento modul získat za zvýhodněných podmínek (pro konkrétní nabídku neváhejte kontaktovat naši celorepublikovou síť konzultantů).
  2. Pokud budete potřebovat přistupovat k základním registrům také z agend, které vedete v listinné podobě, anebo z agend, které zpracováváte pomocí kancelářského software (např. tabulkového procesoru), který se na základní registry vázat nebude, nabízí Vám společnost Triada rozšířenou verzi komunikačního modulu Munizar Plus. Tato varianta modulu Munizar umožňuje přímé dotazování do základních registrů, samozřejmě v oprávněných případech daných výkonem působnosti v určených agendách a se zachováním veškerých bezpečnostních pravidel.
  3. V případě, že si budete přát realizovat jednotnou bránu, nejen mezi IS Munis a základními registry a pro přímé dotazování, jež je funkcionalitou Munizaru Plus, ale také pro aplikace třetích stran, nabízí Vám společnost Triada třetí nejvyšší variantu komunikačního modulu, kterou je Munizar Extra. Tato varianta modulu Munizar kromě všech výše zmíněných funkcí obsahuje také API rozhraní pro aplikace třetích stran.

Po technické stránce bude do vazby realizované prostřednictvím modulu Munizar zapojeno také lokální datové úložiště dat, jež je integrální součástí IS Munis. Vlastní průběh komunikace bude následující.

Pokud úředník bude potřebovat ověřit určité údaje v základních registrech, zjistí nejprve modul Munizar, zda již příslušné informace nejsou uloženy v lokálním úložišti. Pokud nebudou, bude zprostředkován dotaz do ISZR a získaná odpověď bude zabezpečeně uložena do datového úložiště IS Munis spolu s platností získaných referenčních údajů kontrolovanou notifikačním systémem ISZR. Při opakovaném dotazu ze strany úředníka se nejprve kontroluje platnost předchozí uložené odpovědi a teprve při negativním výsledku je znovu iniciována komunikace s ISZR.

Výhody tohoto řešení jsou zejména ve vyšší rychlosti a nižších nárocích na komunikaci mezi úřadem a ISZR. Zároveň je tento způsob jasně preferovanou podobou realizace vazby mezi agendovým informačním systémem a základními registry, jak bylo vícekrát zmíněno na příslušných přednáškách na konferenci Internet ve státní správě a samosprávě 2012.

Modul Munizar tedy zajistí veškeré technické potřeby pro získávání referenčních údajů ze základních registrů. Pro uživatele modulů IS Munis však zůstane tento modul často fakticky skryt na pozadí. Potřebné funkce totiž budou přímo dostupné z jednotlivých modulů tohoto informačního systému.

Harmonogram připojení IS Munis k ISZR

Informační systém Munis byl v průběhu několika posledních měsíců intenzivně připravován na komunikaci se Základními registry. V průběhu přípravy byl IS Munis vyvíjen a testován v testovacím prostředí ISZR (také v rámci pilotního projektu připojení ÚMČ Praha 13 k ISZR). Tato činnost pokračuje i v současné době, spolu s testy v ověřovacím provozu ISZR.

S ohledem na získané zkušenosti bude podpora připojení k ISZR v IS Munis probíhat dle následujícího harmonogramu:

27. 6. 2012
K dispozici bude dáno Prohlášení o testování IS Munis v prostředí ISZR potvrzující otestování IS Munis v prostředí ISZR.
28.–29. 6. 2012
Uvolnění jednoduchého programu sloužícího k otestování připojení k ISZR. Tento program umožňuje otestovat splnění všech technických i administrativních požadavků pro připojení k ISZR. Soubor ZIP stáhněte do svého počítače a rozbalte ho do libovolného adresáře. Pokyny pro ovládání programu nalezenete v souboru MUNIZARTEST_NAVOD.PDF. Vlastní testovací program spusťte pomocí MUNIZARTEST.EXE.
Pokud se program úspěšně připojí k ISZR, znamená to, že:
  • je správně zaregistrován AIS v IS o ISVS,
  • je správně nastavena působnost v agendách (v rámci zadané agendy a role),
  • je správně vytvořen a nainstalován přístupový certifikát k ISZR,
  • připojení k ISZR je funkční.
V případě, že se připojení nezdaří, znamená to, že je třeba zkontrolovat výše uvedené skutečnosti a vyřešit všechny nesrovnalosti. Bez úspěšného připojení pomocí tohoto programu nelze připojit IS Munis k ISZR.
Naše dosavadní zkušenosti ukazují, že jsou poměrně závažné problémy v oblasti správného nastavení působnosti v agendách (a to i v případě, že byla působnost v agendách ohlášena správně). Tyto problémy je třeba vyřešit se SZR.
2. 7. 2012
Ověřování funkčnosti připojení v ostrém provozu u vybraných zákazníků. Vzhledem ke zkušenostem s vývojem a testováním předpokládáme, že se mohou objevit nedokumentované odlišnosti v chování v ověřovacím a ostrém provozu ISZR.
3.–4. 7. 2012
Uvolnění příslušné verze modulu MUNIZAR pro zákazníky ve formě hotfixu 3.18.0.5. Podpora ZR bude v modulech EO a Matrika, k dispozici bude také univerzální prohlížeč dat v ZR.

Průběžně do 31. 7. 2012 budou zveřejňovány hotfixy s opravami zjištěných chyb a postupně bude rozšiřován seznam funkcí modulu MUNIZAR (podpora v dalších modulech, trvalé ztotožnění občanů v EO, notifikace o změnách). Tyto funkce bohužel nemohly být připraveny dříve vzhledem ke stavu testovacího prostředí a průběhu ověřovacího provozu.

Aby bylo možné připojit IS Munis k ISZR, je třeba splnit tyto podmínky:

  • Musí být splněny všechny administrativní a technické předpoklady.
  • Musí proběhnout úspěšné připojení k ISZR z testovacího programu MUNIZAR Test.
  • Musí být nainstalována aktualizace 3.18 (je distribuována v těchto dnech). Zákazníci využívající databázový server Oracle musí kontaktovat naši technickou podporu kvůli provedení určitých konfiguračních kroků.
  • Zákazník musí mít aktivní ostrou nebo časově omezenou licenci na modul MUNIZAR ve verzi Standard, Plus nebo Extra.
  • Musí být instalován hotfix 3.18.0.5 s podporou připojení k ISZR.

Otázky a odpovědi

Jakým způsobem je možné číst údaje ze základních registrů?
Získávat údaje ze základních registrů je možné prostřednictvím agendových informačních systémů (např. IS Munis), datových schránek a služeb CzechPOINT.
Bude IS Munis provádět i změny referenčních údajů v základních registrech?
Ne, změny referenčních údajů budou prováděny přes příslušné centrální agendové informační systémy (např. ISEO).
Je lepší registrovat IS Munis do IS ISVS jako jeden systém, nebo po jednotlivých modulech?
V současné době je doporučeno registrovat IS Munis do IS ISVS jako jeden celek.
Potřebuji pro přístup k základním registrům kromě IS Munis nějaký další software?
Všichni stávající uživatelé IS Munis získají zdarma modul Munizar standard, který bude sloužit ke komunikaci IS Munis se základními registry. Pokud uživatelé budou potřebovat další funkce, mohou využít rozšířených verzí Munizar Plus a Munizar Extra. Pro čtení údajů ze základních registrů tak uživatel nepotřebuje žádný další software mimo IS Munis.
Jak se budou přes základní registry vytvářet volební seznamy?
Tato oblast prozatím ještě není zcela uzavřena, ale předpokládá se, že volební seznamy se s plnou podporou údajů ze základních registrů budou vytvářet až od 1. 1. 2014. Do té doby bude použita stávající cesta (hromadný výdej dat z ISEO).
Je pro připojení k základním registrům nutná nějaká speciální datová linka?
Připojení k základním registrům je možné i pomocí běžné internetové přípojky. Z bezpečnostních důvodů musí mít každý agendový informační systém provozovaný OVM vydán odpovídající přístupový certifikát. Pro jeho vydání je nezbytné být připojen k internetu prostřednictvím pevné a veřejné IP adresy.
Podle jakých údajů lze vyhledávat v ROB?
Pro vyhledávání v ROB je nutné zadat údaje minimálně v rozsahu (jedna z variant):
  1. příjmení, jméno, adresa pobytu
  2. příjmení, jméno, datum narození
  3. příjmení, jméno, datum úmrtí
  4. číslo a druh identifikačního dokladu
  5. identifikátor datové schránky
Samozřejmě lze podmínky pro vyhledávání upřesnit uvedením dalších údajů.
Zdroj: Technická podpora SZR, 18. 6. 2012.
Co jsou to notifikace o změnách referenčních údajů?
U každého občana, který je ztotožněn s ROB ve vašem AIS, je možné provést přihlášení k odběru tzv. notifikací – oznámení o změnách referenčních údajů. Je pak možné se například dozvědět, že se občan přestěhoval. Notifikace jsou vždy vázány na konkrétního občana. Systém ZR bohužel nenabízí možnost notifikací vázaných na území – tj. např. notifikaci v případě narození dítěte.
Jaké referenční údaje jsou přístupné v ROB?
V ROB jsou k dispozici tyto referenční údaje:
  1. Příjmení,
  2. Jméno/jména,
  3. Adresa pobytu,
  4. Doručovací adresa,
  5. Datum narození,
  6. Misto narození,
  7. Okres/stát narození,
  8. Datum úmrtí,
  9. Datum nabytí právní moci rozhodnutí prohlášení za mrtvého,
  10. Místo úmrtí,
  11. Okres/stát úmrtí,
  12. Státní občanství,
  13. BOK,
  14. Čísla elektronicky čitelných dokladů,
  15. Datová schránka.
V rámci výkonu jednotlivých agend však může být rozsah poskytnutých referenčních údajů omezen.