Čas letí jako bláznivý – ve spisové službě obzvlášť

Když byla v pololetí roku 2023 aktualizovaná vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby, mohlo se zdát, že přechodné období nastavené do konce roku 2025 je ještě hodně daleko. Čas ale letí jako bláznivý a kdyby nedošlo k dalšímu posunu, byl by už konec přechodného období za dveřmi. Podle aktuálních termínů přechodné období sice potrvá do 31. prosince 2026 – úkoly, které je třeba v rámci výkonu spisové služby vyřešit, ale určitě stojí za připomenutí již nyní.

Změna za změnou

Aplikování nových pravidel dosud komplikovala navazující řada legislativních změn. V loňském roce byl novelizován zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, znovu prováděcí vyhláška a těsně před koncem roku i národní standard pro elektronické systémy spisové služby. V takto turbulentním prostředí je dobré hledat alespoň nějaké stabilní body, které je možné začít řešit, aby vše nezůstalo na poslední chvíli.

Z pohledu elektronické spisové služby Munis ERMS je zřejmé, že naším hlavním úkolem je úprava produktu v souvislosti s přípravou na atestaci. Mnohem více úkolů je ale na straně úřadů, kde je třeba minimálně:

• Rozšiřovat tvorbu spisů a zvládat jejich celý životní cyklus, což mimo jiné znamená nezapomínat na jejich uzavírání. V elektronické spisové službě k tomu existuje poměrně významná podpora včetně možnosti jejich hromadného uzavírání (viz Obr. 1).
• Naučit se vnímat jednoznačný identifikátor a ideálně tisknout podací razítka na štítky včetně tohoto identifikátoru. To vše samozřejmě elektronická spisová služba umí v několika variantách, z nichž ta nejpohodlnější zahrnuje využití štítkových tiskáren.
• Prověřit způsob tvorby dokumentů tak, aby jich většina vznikala rovnou v elektronické spisové službě Munis ERMS pomocí šablon, protože tento způsob je nejen efektivní a rychlý, ale zároveň přímočaře zajistí naplnění technických požadavků na kvalitu výsledných elektronických dokumentů. Tedy strojově čitelnou vrstvu a výstupní datový formát.
• Revidovat spisový a skartační plán s ohledem na ukončení spisového znaku „V“. Při tom je vhodné případně i tento plán zjednodušit, pokud je to možné. Elektronická spisová služba Munis ERMS k tomu nabízí nástroje pro analýzu využití věcných skupin.
• Věnovat se elektronickým skartačním řízením, což jsme také připomínali nedávno v samostatném příspěvku.

Všechny tyto úkoly lze začít realizovat již za pomoci stávající verze elektronické spisové služby Munis ERMS. Nicméně protože se velmi aktivně připravujeme na atestace a ruku v ruce s tím aplikujeme i další legislativní změny, které musí být do konce roku 2026 realizovány, připravujeme pro vás v nejbližší době významnou aktualizaci, která vám mnohé úkoly a procesy usnadní. Abyste vše zvládli co nejpohodlněji, máme pro vás řadu další podpůrných aktivit včetně on-line kurzů. A navíc tímto příspěvkem zahajujeme sérii představující nejvýraznější připravené změny.

Dnes vám představíme první z nich, kterou je legislativní konec konceptů.

Od konceptů k dokumentům

Koncepty, jako rozpracované dokumenty, byly českou variantou záznamů, které se dostaly do první verze národního standardu z předlohy v podobě normy MoReq II. Pohled na dokument jako na neměnnou jednotku tak byl zachován. Nicméně definice elektronického dokumentu v nařízení eIDAS jej podrývala, což bylo dlouhodobě neudržitelné. Výsledkem bylo legislativní ukončení pojmu koncept, který byl nahrazen striktním verzováním komponent dokumentů.

Znamená to, že se již nově nebudou verzovat celé koncepty, ale verzovaná bude každá jednotlivá komponenta. Proto jsme v elektronické spisové službě Munis ERMS připravili sjednocení konceptů a vlastních dokumentů do jedné kategorie a tím i jednoho detailu, který nabízí všechny potřebné funkce vždy adekvátně tomu, v jakém stavu se dokument nachází. V případě neschváleného dokumentu je možné například upravovat komponenty, nebo požádat o schválení. V případě schváleného dokumentu je možné jej buď odeslat, nebo odschválit. Tím se otevírají i nové procesní možnosti.

Obr. 2. ilustruje příklad detailu schváleného neodeslaného dokumentu. Nabídka hlavních funkcí, která se dynamicky mění dle stavu, je v pravé horní části okna. Jednou z akcí je také již zmíněné zrušení schválení, které umožní vrátit verze komponent do některého z předchozích stavů a pokračovat v úpravách až do dalšího opakovaného schválení.

V dalších pokračováních si ukážeme změny ve jmenném rejstříku, zjednodušení tvorby a odesílání dokumentů, rozšíření schvalovacích procesů, volitelná metadata entit a další novinky. To vše souvisí s přípravou elektronické spisové služby Munis ERMS na atestační proces. Naší snahou je obohacení o maximum uživatelských zjednodušení.